Blog Archive | OTRS https://otrs.com/fr/blog/ Mon, 05 Jan 2026 09:41:55 +0000 fr-FR hourly 1 https://otrs.com/wp-content/uploads/2018/03/cropped-OTRS-LOGO-without-tagline-32x32.png Blog Archive | OTRS https://otrs.com/fr/blog/ 32 32 Enterprise Service Management : Définition et Solutions https://otrs.com/fr/blog/esm/enterprise-service-management-definition-et-solutions/ Mon, 05 Jan 2026 09:40:32 +0000 https://otrs.com/?p=222651

Enterprise Service Management : Définition et Solutions

Enterprise Service Management : Définition et Solutions

LEnterprise Service Management (ESM) étend l’IT Service Management (ITSM) à l’ensemble de l’entreprise, améliorant l’efficacité, la collaboration et l’expérience utilisateur.

L’Enterprise Service Management transforme la manière dont les organisations fournissent leurs services, tant internes qu’externes. En appliquant les principes de l’ITSM au-delà du service IT, l’ESM soutient toutes les fonctions de l’entreprise. Cela inclut les ressources humaines, la finance, le marketing, la production, le juridique et les achats. Elle leur permet de travailler plus efficacement, de mieux collaborer et d’offrir une meilleure expérience utilisateur.

Cet article explique ce qu’est l’ESM et pourquoi elle est importante pour les entreprises aujourd’hui. Il montre comment l’ESM aide à optimiser les processus, réduire les coûts et créer de la valeur au fil du temps.

Qu’est-ce que l’ESM ?

Enterprise service management accompagne les entreprises dans leur transition d’organisations orientées fonctions vers des organisations orientées services. Il s’agit de l’évolution naturelle de la gestion des services informatiques  : alors que l’ITSM se concentre sur la gestion et l’amélioration des services informatiques, l’ESM applique ces concepts à toutes les zones de l’entreprise.

L’ESM utilise les cadres, outils et bonnes pratiques de l’ITSM pour tous les processus métier. Cela conduit à une standardisation de la fourniture des services, à l’automatisation des workflows et à une meilleure collaboration.

À un niveau plus global, l’ESM crée un langage commun dans toute l’entreprise pour la prestation de services et la gestion des demandes. Cela élimine le travail en silos au sein des départements et crée un système uniforme dans lequel chaque service suit un processus clair et transparent, des demandes et commandes IT à la communication RH.

Pourquoi l’ESM est importante

Les organisations sont complexes. Les employés dépendent d’outils numériques et de processus interconnectés pour réaliser même les activités les plus courantes. Sans système centralisé pour gérer les services et les demandes, une communication fragmentée et une qualité de service inégale entraînent des inefficacités croissantes.

L’ESM crée un écosystème numérique unifié qui favorise la collaboration, la transparence et une répartition claire des responsabilités, en agissant sur trois dimensions clés :

    1. Efficacité accrue : grâce à l’automatisation des tâches répétitives et à l’optimisation des flux de travail, l’ESM réduit le travail manuel, les erreurs et les retards.

    2. Expérience utilisateur : via des portails en libre-service, des interfaces intuitives et des communications transparentes, les employés et les clients accèdent aux services de manière autonome et plus rapide.

    3. Alignement stratégique : l’ESM relie la gestion des services aux objectifs de l’entreprise, permettant à la direction de mesurer les résultats et de prendre des décisions basées sur les données.

L’impact des solutions ESM sur la performance de l’ntreprise

Les entreprises ayant adopté l’ESM constatent des améliorations significatives en matière de productivité, de satisfaction utilisateur et de qualité globale du service.

Par exemple, les organisations utilisant des cadres ESM pour fournir leurs services répondent plus rapidement. Les retards de processus diminuent et la transparence augmente. La collaboration interservices s’améliore et les employés bénéficient d’expériences plus simples et intuitives à chaque demande ou prestation de service.

Le rôle de l’IT évolue dans les organisations. Autrefois considérés comme des centres de coûts, les départements IT deviennent aujourd’hui de véritables partenaires stratégiques, capables de stimuler l’innovation numérique dans toutes les unités métiers.

Comment les solutions logiciels ESM ouvrent de nouveaux horizons

Les logiciels ESM sont plus flexibles et plus faciles à utiliser que les outils ITSM traditionnels. Ils conviennent à tous les départements, pas seulement les équipes techniques. Ce sont des solutions cloud, modulaires, configurables et suffisamment flexibles pour s’adapter aux besoins métier.

Fonctionnalités clés des solutions ESM

Une solution dédiée d’enterprise service management offre un ensemble de fonctionnalités utiles qui facilitent le quotidien, optimisent les processus, accélèrent le travail et mènent à de meilleurs résultats.

Voici quelques fonctionnalités clés :

  1. Catalogues de services : listes complètes des services disponibles (voici un exemple de catalogue IT) que les utilisateurs peuvent consulter pour soumettre, suivre et gérer leurs demandes.

  2. Portails en self-service : points de contact intuitifs et centralisés où les employés peuvent trouver des informations ou résoudre leurs problèmes seuls.

  3. Workflows automatisés : processus basés sur des règles permettant une gestion efficace des validations, notifications et tâches.

  4. Analyses et rapports : tableaux de bord offrant une vue en temps réel sur les indicateurs de performance, tendances et opportunités d’optimisation.

  5. Collaboration inter-départements : outils intégrés de communication permettant aux équipes de coopérer et de partager la responsabilité.
Grâce à l’automatisation, aux outils analytiques et aux interfaces conviviales, les solutions ESM créent de nouvelles opportunités. Elles permettent de rationaliser les processus et d’améliorer la transparence afin de gérer tous les types de services et de flux de travail en un seul endroit.

L’avenir de l’ESM : IA et Automatisation Intelligente

Les technologies émergentes telles que l’intelligence artificielle (IA), le machine learning (ML) et les analyses prédictives, permettent déjà une prestation de services plus intelligente, rapide et personnalisée. Les plateformes ESM basées sur l’IA classent automatiquement les demandes, priorisent les incidents et suggèrent des solutions avant l’escalade des problèmes.

Machine learning et analyses prédictives

Les chatbots et assistants virtuels basés sur l’IA offrent un support immédiat et continu, tandis que le machine learning aide à identifier des modèles et à optimiser les processus à partir de données historiques. L’analytique prédictive va encore plus loin en anticipant les besoins et en suggérant des actions. Par exemple, des tâches de maintenance peuvent être planifiées avant qu’une panne ne survienne, ou des problèmes de flux de travail détectés avant qu’ils n’impactent la productivité.

Écosystème et intégrations

Le rapport ISG Provider Lens® 2025 indique que l’ESM devient un « système d’exploitation natif IA » capable de connecter les personnes, les processus et la technologie au sein d’un écosystème intelligent. Les entreprises adoptent l’automatisation prédictive et l’analytique avancée pour réduire les tickets, améliorer la productivité et offrir une expérience utilisateur plus fluide.

L’intégration avec des systèmes tels que le CRM et l’ERP via des connecteurs et des outils low-code renforce le potentiel de l’ESM. Cela étend l’automatisation à de nouveaux domaines de l’entreprise et consolide son rôle stratégique.

Bonnes pratiques pour mettre en œuvre l’ESM

La mise en œuvre efficace des plateformes ESM dépend autant de la technologie que des personnes et de la culture d’entreprise. Plutôt que de procéder à un déploiement brutal en une seule fois, il est préférable d’opter pour une transformation progressive en plusieurs phases.

  1. Réaliser une évaluation approfondie de la maturité ITSM pour identifier les zones pouvant être améliorées par l’ESM. Aligner l’ESM sur les objectifs métier.

  2. Développer une feuille de route claire incluant périmètre, étapes clés et responsabilités. Identifier les premiers départements à impliquer et définir des KPIs mesurables.

  3. Implémenter la plateforme ESM en se concentrant sur l’ergonomie et l’engagement. Assurer une formation adéquate à toutes les parties prenantes.

  4. Communiquer à tous les niveaux. Expliquer clairement le but de l’ESM et présenter des résultats positifs rapidement. Impliquer les responsables de chaque département.

  5. Une fois l’implémentation effective, étendre progressivement aux autres fonctions. Utiliser l’analyse de données et les retours utilisateurs pour améliorer les processus.


Même avec une bonne planification, des défis peuvent apparaître, tels que la résistance au changement, le manque de collaboration interservices ou des problèmes d’intégration. Pour les surmonter, une gestion proactive et une communication efficace sont indispensables.

Exemples : Comment les entreprises ont amélioré leurs performances grâce à l’ESM

L’Enterprise Service Management a aidé des organisations de tous secteurs à transformer leur mode de fonctionnement, en brisant les silos et en améliorant l’efficacité, la collaboration et la qualité des services.

#1 : Productivité accrue

Grâce à l’automatisation, les entreprises éliminent les tâches manuelles répétitives et accélèrent les délais de réponse. Les employés consacrent moins de temps aux tâches routinières et plus aux activités stratégiques.

#2 : Meilleure prestation de services

Lorsque les départements utilisent une plateforme commune, ils gèrent mieux les demandes, suivent l’avancement et partagent les communications.

#3 : Services plus cohérents et clairs

Les utilisateurs savent à qui s’adresser pour obtenir de l’aide. Les flux de travail standardisés et les portails en libre-service permettent une résolution plus rapide des problèmes.

#4 : L’IT devient un partenaire stratégique

Au lieu de se concentrer uniquement sur la résolution des incidents et l’infrastructure, l’IT gagne en visibilité sur la performance globale de l’entreprise et devient un moteur d’amélioration continue.

#5 : Meilleure collaboration entre départements

Des équipes autrefois isolées partagent désormais les données et collaborent autour d’objectifs communs, comme l’onboarding des employés ou la gestion des ressources et des installations.

OTRS comme solution ESM pour votre organisation

Choisir la bonne solution d’Enterprise Service Management consiste à identifier la plateforme qui s’aligne sur les objectifs, la culture et la stratégie de croissance de votre organisation.


OTRS s’appuie sur sa solide expertise en gestion des services IT pour soutenir différentes fonctions métiers au sein de toute organisation.

  • Flexibilité et personnalisation : OTRS propose un logiciel personnalisable avec des solutions prêtes à l’emploi pour tous les besoins en service management.

  • Collaboration et optimisation des ressources : modules spécialisés pour de nombreux domaines, tels que l’ITSM, les RH et la gestion des bureaux, ainsi que le support des incidents, de la finance, du service client et bien plus encore.

  • Automatisation des workflows et optimisation : OTRS automatise les tâches routinières afin que les équipes puissent se concentrer sur des activités critiques et stratégiques.

  • Ergonomie et adoption : interfaces conviviales qui facilitent l’adoption par toutes les équipes dans l’ensemble de l’entreprise.

  • Mise en œuvre rapide et montée en charge facile : forte capacité de scalabilité, adaptée aux entreprises de toute taille.

  • ROI élevé et impact mesurable : une plateforme ESM doit générer des améliorations mesurables ; OTRS permet des flux qui augmentent le ROI dans toute l’entreprise.

OTRS répond à tous ces critères (flexibilité, portée multi-départements, automatisation, ergonomie, évolutivité et ROI). Il aide ainsi les organisations à transformer des processus fragmentés en workflows rationalisés et transparents.

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La gestion des processus améliore la qualité du travail et l’efficacité https://otrs.com/fr/blog/processus-et-workflows/la-gestion-des-processus/ https://otrs.com/fr/blog/processus-et-workflows/la-gestion-des-processus/#respond Wed, 17 Dec 2025 11:56:40 +0000 https://otrs.com/?p=222582 https://otrs.com/fr/blog/processus-et-workflows/la-gestion-des-processus/feed/ 0 Gouvernance IT : piloter l’informatique pour atteindre les objectifs business https://otrs.com/fr/blog/securite-et-conformite/gouvernance-it/ https://otrs.com/fr/blog/securite-et-conformite/gouvernance-it/#respond Mon, 15 Dec 2025 13:12:00 +0000 https://otrs.com/?p=222519 https://otrs.com/fr/blog/securite-et-conformite/gouvernance-it/feed/ 0 ITSM et amélioration continue : principes, objectifs et enjeux https://otrs.com/fr/blog/itsm/amelioration-continue/ https://otrs.com/fr/blog/itsm/amelioration-continue/#respond Thu, 11 Dec 2025 13:15:16 +0000 https://otrs.com/?p=222502 https://otrs.com/fr/blog/itsm/amelioration-continue/feed/ 0 Gestion des escalades : un pilier de la satisfaction client et de la performance des entreprises https://otrs.com/fr/blog/service-client/gestion-des-escalades/ https://otrs.com/fr/blog/service-client/gestion-des-escalades/#respond Fri, 05 Dec 2025 15:01:33 +0000 https://otrs.com/?p=222413 https://otrs.com/fr/blog/service-client/gestion-des-escalades/feed/ 0 Intelligence artificielle : avantages, limites et usages pour les entreprises https://otrs.com/fr/blog/ia-et-automatisation/intelligence-artificielle-avantages/ https://otrs.com/fr/blog/ia-et-automatisation/intelligence-artificielle-avantages/#respond Mon, 01 Dec 2025 10:03:09 +0000 https://otrs.com/?p=222239 https://otrs.com/fr/blog/ia-et-automatisation/intelligence-artificielle-avantages/feed/ 0 Choisir le bon système de ticketing pour votre organisation https://otrs.com/fr/blog/service-client/choisir-le-bon-systeme-de-ticketing/ Mon, 17 Nov 2025 08:36:15 +0000 https://otrs.com/?p=221963

Choisir le bon système de ticketing pour votre organisation

Choisir le bon système de ticketing pour votre organisation

Les systèmes de ticketing structurent les flux de travail, renforcent la transparence et facilitent la collaboration entre les équipes. En centralisant les informations et en simplifiant les processus, ils permettent aux entreprises d’optimiser leurs ressources, d’améliorer la clarté des échanges et d’offrir un support client plus rapide et plus qualitatif.

Si les fonctionnalités de base telles que le portail self-service ou la base de connaissances restent incontournables, les capacités d’automatisation et d’intelligence artificielle (IA) prennent une place croissante. Elles permettent non seulement de gagner du temps et de réduire les efforts, mais aussi de limiter les erreurs, d’augmenter la productivité et d’améliorer la réactivité du service client.

Ces éléments constituent des indicateurs clés d’un système de ticketing performant. Toutefois, les organisations doivent également porter une attention particulière à des critères tels que la sécurité, la conformité, le reporting et l’analyse.

Cet article présente d’abord les exigences essentielles d’un système de ticketing, puis explore les besoins spécifiques et les fonctionnalités avancées proposées par OTRS, afin d’aider les décideurs à identifier les solutions les mieux adaptées à leur contexte.

Principales exigences d’un système de ticketing

Bien que de nombreux éditeurs mettent en avant leurs fonctions d’automatisation et d’IA, les acheteurs doivent avant tout se concentrer sur les fonctionnalités opérationnelles utilisées au quotidien. Une interface intuitive et bien conçue peut avoir un impact plus significatif qu’une automatisation complexe rarement exploitée.

Cela dit, les fonctions d’IA et d’automatisation apportent une réelle valeur lorsqu’elles sont concrètement utiles et bien intégrées.

Voici les principales exigences à considérer lors du choix d’un système de ticketing :

#1 Gestion des tickets

La fonction centrale d’un système de ticketing consiste à générer automatiquement des tickets à partir de sources variées : e-mails, formulaires web, chats ou API. Les éléments clés incluent un identifiant unique, une catégorisation pertinente et une hiérarchisation selon l’urgence, souvent encadrée par des SLA.

#2 Communication multicanale structurée

La capacité à communiquer efficacement via différents canaux, comme les tableaux de bord, les chats et les notes, améliore la collaboration interne et offre une meilleure expérience client.

Des notifications fluides et des réponses intégrées dans les tickets garantissent un flux d’information cohérent et réactif pour toutes les parties prenantes.

Cela inclut également les réponses directes dans les tickets et l’intégration multicanale pour l’e-mail, le téléphone et le chat.

#3 Gestion des processus

La gestion des processus consiste à concevoir, optimiser et, si possible, automatiser les workflows. Cela réduit la charge de travail, fait gagner du temps et conduit à des résultats plus rapides et plus précis.

La base de cette approche repose sur le moteur de processus constitue le cœur de cette approche, complété par des fonctions telles que la planification intelligente, les escalades ou les champs dynamiques.

#4 Gestion de l’information

Une gestion dédiée de l’information permet d’organiser et d’interconnecter toutes les données nécessaires comme les informations clients, les demandes, les données d’appareils, les contrats ou les FAQ.

Les tableaux de bord, widgets et tickets offrent alors une vue d’ensemble rapide, facilitant la résolution efficace des problèmes.

#5 Portail self-service et gestion des connaissances

Un portail self-service bien conçu est le moyen le plus simple et le plus efficace de répondre rapidement aux questions récurrentes, d’économiser du temps et de valoriser le savoir existant.

La base d’un tel portail repose sur une base de connaissances contenant des articles, guides, FAQ, manuels et checklists.

#6 Intégrations

Changer constamment d’application ou de système est non seulement frustrant, mais aussi chronophage et source de fragmentation des informations, ce qui peut être un frein à la prise de décision et l’expérience client.

Les intégrations fluides, au contraire, permettent aux organisations de tirer pleinement parti de leur écosystème IT, d’améliorer leur efficacité et d’éviter les doublons de données. Disposer de toutes les informations essentielles dans un espace centralisé est inestimable.

#7 Reporting et analyses

Dans le monde rapide de la gestion des tickets, le reporting est souvent négligé. Pourtant, le reporting est essentiel pour identifier les causes racines, améliorer les processus et suivre les performances. Dans de nombreuses organisations, il constitue une exigence réglementaire ou contractuelle.

#8 Sécurité

La sécurité ne se limite pas à la prévention des cyberattaques : elle concerne aussi les droits d’accès, la confidentialité des échanges et la protection des données sensibles. Elle est à la fois une obligation réglementaire et un facteur de confiance.

Exigences spécifiques à forte valeur ajoutée

Une fois les fondamentaux assurés, les entreprises peuvent envisager des fonctionnalités avancées pour renforcer encore leur efficacité.

#1 Automatisation des workflows

Lorsque les processus sont répétitifs et bien définis, leur automatisation est une solution efficace.
Elle permet de gagner du temps, d’assurer une qualité constante et de libérer les équipes pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.Un système de ticketing qui facilite la mise en place d’automatisations accroît la productivité et renforce la cohérence opérationnelle.

#2 Applications concrètes de l’IA

L’IA peut transformer la gestion des tickets en apportant efficacité, rapidité, précision et évolutivité.

Cependant, les organisations doivent évaluer attentivement quelles fonctionnalités d’IA apportent une valeur mesurable plutôt que de suivre les tendances. Le choix doit découler de besoins et d’objectifs internes concrets.

Par exemple, dans les environnements où les fils de tickets sont longs, les résumés automatiques générés par l’IA permettent aux agents d’obtenir rapidement une vue d’ensemble claire et pertinente. 

#3 Gestion multilingue et traduction

Pour les organisations multilingues et internationales, la traduction devient un facteur clé dans la gestion des services. Des traductions rapides et précises aident les utilisateurs à mieux comprendre le contenu, à éviter les malentendus et à améliorer l’expérience globale.

La présence d’une gestion intégrée des traductions renforce la communication entre locuteurs de langues différentes, même lorsque tous possèdent un bon niveau d’anglais mais ont besoin de précision dans leur propre langue.

#4 Vue Kanban

Travailler avec des tableaux Kanban n’a rien de nouveau, mais disposer d’une vue Kanban dans un système de ticketing présente des avantages considérables. La visualisation des flux via une interface Kanban permet de suivre l’avancement des tickets, d’identifier les blocages et de piloter les tâches avec plus de clarté. C’est un outil précieux pour les équipes opérationnelles.

#5 CMDB / Gestion des actifs

Une CMDB centralise les informations sur les actifs IT (appareils, services, serveurs, applications, contrats). Connectée au système de ticketing, elle permet de relier les incidents aux éléments concernés ce qui permet des interventions rapides et ciblées.

Conseils pour bien choisir un système de ticketing

Au-delà des fonctionnalités, certains critères spécifiques peuvent orienter le choix : multi-tenance, suivi du temps, personnalisation. Voici quelques recommandations clés avant de faire son choix :

Conseil 1 : Soignez l’interface utilisateur

L’interface constitue la base d’une utilisation efficace. De nombreux décideurs se focalisent sur les fonctionnalités avancées, en oubliant qu’une présentation claire, intuitive et ergonomique facilite la prise en main et augmente la productivité des équipes.

Conseil 2 : Priorisez l’ergonomie

Les fonctionnalités les plus avancées perdent tout intérêt si elles ne sont pas utilisées. Une ergonomie intuitive et des workflows logiques sont essentiels pour assurer l’adoption et limiter la frustration.

Conseil 3 : Évaluez le rapport coût-bénéfice

Un prix élevé n’est pas toujours synonyme de performance. L’analyse doit prendre en compte les besoins réels, les fonctionnalités prioritaires et le coût coût total de possession (TCO).

Le retour sur investissement (ROI) est un indicateur utile, mais les critères qualitatifs, comme la fiabilité ou l’expérience utilisateur, sont tout aussi déterminants.

Conseil 4 : Anticipez le temps de déploiement

Un bon système de ticketing doit pouvoir être déployé rapidement pour générer de la valeur sans retarder les opérations. Or, les nouveaux systèmes sont souvent déployés pour combler rapidement des lacunes existantes. Plus la mise en œuvre est longue, plus les pertes potentielles augmentent.

Une mise en service rapide garantit une transition fluide et un retour sur investissement plus immédiat.

Conseil 5 : Exploitez l’IA selon vos besoins

L’IA n’est plus un concept futuriste : elle transforme déjà la gestion des services IT. La vraie question est comment l’utiliser.

Plutôt que de la déployer sans but précis, l’essentiel est de l’appliquer de manière ciblée, sur les domaines à fort impact.

Les modèles de crédits IA, par exemple, permettent de tester certaines fonctionnalités sans engagement massif dès le départ.

Dernier conseil : réalisez une évaluation interne

Chaque entreprise est unique, et ses besoins le sont tout autant.
Évaluer le niveau de maturité ITSM permet de définir les priorités et de sélectionner un système réellement adapté à vos objectifs.

Conclusion : miser sur les fondamentaux pour faire son choix

Il n’existe pas de système de ticketing universel adapté à toutes les entreprises.
L’enjeu consiste à identifier celui qui répond le mieux à vos besoins spécifiques.

Dans bien des cas, notamment lorsque le volume de tickets est faible et les demandes simples, un système de ticketing robuste couvrant les fonctions essentielles constitue déjà une base solide.

Les fonctionnalités d’IA et d’automatisation apportent une réelle valeur ajoutée, mais elles ne doivent pas occulter les fondamentaux : l’expérience utilisateur, la gestion efficace des requêtes, la communication structurée, la sécurité et la conformité.

Ce sont ces éléments qui déterminent, au final, si un système de ticketing est véritablement le bon choix pour votre organisation.

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Services IT en entreprise : guide complet et 10 exemples incontournables https://otrs.com/fr/blog/itsm/services-it-en-entreprise/ https://otrs.com/fr/blog/itsm/services-it-en-entreprise/#respond Mon, 10 Nov 2025 09:09:03 +0000 https://otrs.com/?p=221774 https://otrs.com/fr/blog/itsm/services-it-en-entreprise/feed/ 0 Systèmes de tickets Helpdesk : critères, domaines d’application, avantages, conseils https://otrs.com/fr/blog/service-client/systemes-de-tickets-dassistance/ Tue, 28 Oct 2025 11:59:34 +0000 https://otrs.com/?p=221297

Systèmes de tickets Helpdesk : critères, domaines d’application, avantages, conseils

Systèmes de tickets Helpdesk : critères, domaines d’application, avantages, conseils

Un support et un service client efficaces s’avèrent extrêmement importants pour les entreprises et leurs clients. Dans le cadre de la relation client, le Helpdesk – étroitement lié mais à ne pas confondre avec l’approche proactive du Service Desk – constitue un point de contact central pour recevoir et traiter les demandes.
En plus des compétences des agents de support, le rôle des outils logiciels est déterminant. Grâce à eux, il est possible d’enregistrer, de catégoriser et de transmettre facilement les problèmes et requêtes aux services compétents.
Cet article explique comment les entreprises peuvent choisir le système de tickets Helpdesk le plus adapté.

Les 6 critères essentiels pour les systèmes de tickets Helpdesk

Différents critères jouent un rôle dans le choix d’un système de tickets Helpdesk. Chaque organisation doit définir ses priorités en fonction de ses besoins spécifiques.

De manière générale, six facteurs se révèlent décisifs :

#1: Facilité d’utilisation

L’intuitivité est essentielle : les systèmes doivent offrir une expérience agréable aux équipes de support comme aux clients. Ils doivent simplifier et rendre le service plus efficace ; une utilisation complexe est un frein majeur. Une exigence clé est la prise en charge et l’intégration fluide de plusieurs canaux – e-mail, chat, téléphone, etc.

#2: Workflows et automatisations

Un bon logiciel Helpdesk propose des workflows préconfigurés pour travailler efficacement. Il doit également être capable d’assigner les tickets automatiquement selon des règles définies. Des modèles de réponses, des accusés de réception automatiques et des escalades automatiques permettent également de gagner un temps précieux.

#3: Scalabilité et stabilité

Un système Helpdesk doit évoluer avec les besoins. L’augmentation du nombre de tickets, d’agents ou de données ne doit pas poser de problème. De même, une forte charge ne devrait pas entraîner de pannes ni de ralentissements critiques.

#4: Sécurité et conformité

L’efficacité d’un Helpdesk ne diminue en rien l’importance de la sécurité. La gestion granulaire des droits et rôles, permettant de limiter l’accès aux données aux seules personnes autorisées, est essentielle pour protéger contre les abus. Le système doit aussi respecter les obligations légales, comme les règles de conservation ou le RGPD.

#5: Choix du modèle de licence

Deux options existent : hébergement cloud (via navigateur) ou on-premises (sur site). Chacune a ses avantages : le cloud réduit les efforts de maintenance et les risques techniques, tandis que l’hébergement local offre un contrôle total. L’idéal est que le fournisseur propose les deux modèles pour laisser le choix aux clients.

#6: Intégration et personnalisation

Ce critère est souvent sous-estimé. Pourtant, il est crucial que le système s’intègre à l’écosystème d’outils de l’entreprise. Les API permettent par exemple de connecter le Helpdesk à un CRM ou à une base de connaissances.
Par ailleurs, d’autres aspects comptent : catégorisation des tickets (par ex. en Kanban), reporting et analyses, portail en self-service ou encore implémentation d’IA (comme les résumés automatiques de tickets).

Domaines d’utilisation des systèmes Helpdesk

Un Helpdesk efficace constitue un atout majeur au quotidien. Il trouve ses applications dans l’IT Service Management (ITSM), le support client, le support RH, la gestion de projet ou encore le facility management. En réalité, il peut être utile dans presque tous les services d’une entreprise.
Il est particulièrement pertinent dans le service client (centres de contact) et le support IT. En cas de volumes élevés de demandes, problèmes et conversations, il permet de structurer et d’unifier les flux de communication – surtout lorsqu’ils proviennent de canaux variés (téléphone, e-mail, réseaux sociaux, messageries).

Pourquoi utiliser un logiciel Helpdesk ?

Les entreprises peuvent agir de manière plus efficace, claire et orientée résultats grâce à un logiciel Helpdesk. Les clients bénéficient d’un meilleur service et les collaborateurs d’un environnement de travail plus agréable et productif.
La structuration, l’organisation, la documentation et l’optimisation de la communication sont des leviers essentiels. Au final, cela permet de gagner du temps, d’économiser des ressources et d’améliorer la satisfaction client.

Raisons principales d’adopter un Helpdesk :

  • gestion efficace des communications
  • amélioration de la rentabilité
  • centralisation des demandes
  • support mieux informé
  • suivi des SLA (Service Level Agreements)
  • transparence et traçabilité
  • réponses rapides via bases de connaissances
  • meilleure collaboration inter-équipes
  • automatisation des processus
  • scalabilité et workflows personnalisables
  • gestion des accès et sécurité


amélioration continue grâce aux analyses et feedbacks

Unternehmen können also umfänglich von einem Helpdesk-Ticketsystem profitieren. Wie wichtig dabei einzelne Faktoren sind, fällt höchst individuell aus. Entsprechend unterschiedlich ist die konkrete Nutzung. 

En résumé, un système de tickets Helpdesk peut apporter de nombreux bénéfices. Plus le volume de demandes est élevé, plus son adoption devient rentable.

Facteurs décisifs pour évaluer un système Helpdesk

Pour évaluer un logiciel de manière systématique, il faut garder en tête les bons critères. L’objectif : générer le maximum de valeur pour l’entreprise tout en offrant une expérience intuitive et stable.

Les critères clés incluent :

  • Fonctionnalités et caractéristiques:
    • portail de service / interface
    • gestion des connaissances
    • moteur de recherche
    • tableau de bord
    • rôles et droits utilisateurs
    • gestion et priorisation des tickets
    • automatisations
    • gestion des processus
    • chiffrement
    • reporting et suivi
    • Benutzerfreundlichkeit

  • Facilité d’utilisation
  • Qualité du service client

  • Rapport qualité-prix

  • Taux de recommandation

  • Hébergement : cloud / on-premises

  • Délai de mise en service (“go live”)

Chaque organisation doit pondérer ces critères selon ses propres priorités. Cela permet d’effectuer des comparaisons objectives et de cibler les solutions les plus adaptées.

Avantages majeurs d’un système de tickets Helpdesk

Indépendamment de la solution choisie, certains bénéfices sont universels :

#1: Centralisation

Un Helpdesk regroupe les différents canaux de communication, bases de connaissances, actifs, documents, rapports et analyses dans une seule plateforme.

#2: Amélioration du service client

Un Helpdesk optimise les interactions avec les clients et renforce l’image de l’entreprise grâce à une expérience plus fluide et rapide.

#3: Automatisation

L’automatisation réduit les tâches répétitives, libère du temps et améliore l’efficacité (tickets automatiques, portails en libre-service, workflows automatisés, chatbots, bases de connaissances).

#4: Contextualisation

Le Helpdesk relie les tickets aux documents et conversations correspondants, ce qui permet une communication plus ciblée et cohérente.

#5: Gestion des connaissances et documentation

Un système bien conçu facilite l’exploitation des connaissances et assure une documentation claire et accessible.

#6: Analyses et rapports

Les rapports permettent de mesurer la performance, de suivre l’évolution des tickets et d’améliorer continuellement la qualité du service.

Conseils pour choisir la bonne solution Helpdesk

#1: Prioriser les besoins spécifiques

Chaque entreprise doit définir ses propres critères et objectifs plutôt que de se limiter à des standards génériques.

#2: Évaluer le rapport qualité-prix

Le prix seul n’est pas suffisant : il faut considérer la valeur réelle (TCO – coût total de possession) au-delà du coût initial.

#3: Miser sur la vraie facilité d’utilisation

Un logiciel performant mais trop complexe est inutile. Mieux vaut des fonctions simples, claires et fréquemment utilisées.

#4: Considérer le modèle “Concurrent Agents”

Ce modèle de licence, basé sur le nombre d’agents connectés simultanément, est souvent plus rentable pour les centres de contact avec roulement de personnel.

#5: Valoriser l’IA et les automatisations

Elles doivent apporter un bénéfice concret, pas être un simple effet de mode.

#6: Bien évaluer le délai de mise en service et le support

Un déploiement rapide et un support fiable conditionnent la réussite du projet.

#7: Accorder une importance forte à la sécurité et à la conformité

Le système doit offrir un haut niveau de sécurité (chiffrement, contrôle des accès) et respecter les réglementations comme le RGPD.

Conclusion : Le Helpdesk, un outil polyvalent et stratégique

Les systèmes de tickets Helpdesk offrent une grande variété d’avantages et s’adaptent à de nombreux cas d’usage. Ils représentent une valeur ajoutée autant pour les collaborateurs que pour les clients.
Leur efficacité dépend toutefois des besoins spécifiques de chaque organisation. Les décideurs doivent s’appuyer sur des critères clés et éviter certains “angles morts” tels que la facilité d’utilisation réelle, le délai de mise en service ou encore le coût total de possession.

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((Faille de)) sécurité dans ((OTRS)) Community Edition https://otrs.com/fr/blog/otrs-community-edition/faille-de-securite-dans-otrs-community-edition/ Wed, 15 Oct 2025 08:22:06 +0000 https://otrs.com/?p=220855

((Faille de)) sécurité dans ((OTRS)) Community Edition

((Faille de)) sécurité dans ((OTRS)) Community Edition

Le groupe OTRS a cessé de supporter ((OTRS)) Community Edition (CE) fin 2020. Depuis, aucun correctif ni mise à jour n’a été publié pour combler les vulnérabilités existantes.

La version gratuite du système de tickets continue malgré tout d’être reprise par des prestataires non autorisés du marché gris. Ces développements ne sont pas approuvés par OTRS Group et reposent sur un système ancien, privé depuis des années de mises à jour de sécurité professionnelle.

Pourtant, de nombreuses organisations utilisent encore ((OTRS)) Community Edition, en minimisant ou en ignorant les risques. Pour certains, l’absence de mises à jour peut sembler un risque acceptable, mais cette façon de penser est très éloignée de la réalité.

En réalité, c’est tout l’inverse : exploiter ((OTRS)) Community Edition constitue probablement une violation du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui exige que les logiciels respectent les standards de sécurité les plus récents. Or CE accuse déjà plus de cinq ans de retard.

La pertinence de la sécurité

Il est aujourd’hui urgent pour les entreprises de mettre en place des normes et des pratiques de cybersécurité robustes. Pourtant, des enquêtes récentes montrent qu’une minorité seulement de professionnels de la sécurité estiment leur organisation réellement prête à gérer des incidents. Cette situation est préoccupante, d’autant que les menaces se multiplient.

En d’autres termes : les entreprises font face à de plus en plus de menaces, mais restent insuffisamment préparées.

La protection des données commence par la sensibilisation à la sécurité. Maintenir une vigilance constante et mettre en œuvre des mesures adaptées sont indispensables pour contrer les attaques externes et protéger les informations sensibles.

Pourquoi ((OTRS)) Community Edition pose problème

Le problème majeur de ((OTRS)) Community Edition réside dans l’absence de fonctionnalités de protection essentielles. Dans certains cas, de graves vulnérabilités de sécurité persistent. Le logiciel présente donc une surface d’attaque importante, incompatible avec les exigences actuelles de sécurité et de conformité.

Malgré les avantages du logiciel open source, l’utilisation de ((OTRS)) Community Edition est ici fortement déconseillée. Les raisons sont claires : obsolescence technologique, protection des données insuffisante et absence de mises à jour de sécurité coordonnées et fiables.

Les déficits causés par l’utilisation de ((OTRS)) Community Edition

Plusieurs déficits de sécurité découlent de l’utilisation de ((OTRS)) Community Edition. Voici les plus importants et critiques :

  1. Vulnérabilités non corrigées : les failles et faiblesses ne sont plus comblées de façon professionnelle. Même connues, elles restent ouvertes, laissant le champ libre aux attaquants.
  2. Surface d’attaque pour la cybercriminalité : les cybercriminels peuvent exploiter ((OTRS)) Community Edition pour espionner, manipuler ou voler les données. Dans certains cas, ils peuvent aller jusqu’à prendre le contrôle complet du système.
  3. Non-conformité au RGPD : traiter les données personnelles avec ((OTRS)) Community Edition représente un risque juridique majeur. Le logiciel et ses mesures de sécurité ne répondent pas aux normes actuelles. L’utiliser revient donc à enfreindre le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

    Cela expose non seulement à des risques d’accès non autorisés et de perte de données, mais nuit également à la réputation de l’entreprise. Cela peut entraîner des conséquences juridiques, comme des amendes.

En résumé, les entreprises qui continuent d’utiliser l’ancien ((OTRS)) Community Edition prennent un risque considérable.

Ni une exploitation conforme au RGPD, ni une protection des données sensibles ne peuvent être assurées. Aux problèmes techniques viennent s’ajouter de sérieuses incertitudes juridiques.

Pourquoi les forks n’apportent pas une sécurité suffisante

Depuis l’arrêt du groupe OTRS, plusieurs forks indépendants sont apparus. Ce sont les prestataires du marché gris mentionnés plus haut. Leur travail repose sur le code source de ((OTRS)) Community Edition. Ils proposent leurs propres évolutions et correctifs.

Néanmoins, ils ne peuvent pas garantir la sécurité de ((OTRS)) Community Edition d’origine, comme le montrent les points suivants :

  • Chaque fork doit découvrir et corriger lui-même les vulnérabilités d’OTRS CE. Il n’existe pas de processus de sécurité centralisé et fiable.
  • Les mises à jour de sécurité apparaissent souvent tardivement.
  • Les forks évoluent chacun dans des directions différentes (sans approche coordonnée), ce qui oblige les entreprises à dépendre d’une communauté durable et digne de confiance.

Les avantages de sécurité d’OTRS moderne

À l’inverse, la version moderne d’OTRS offre des mises à jour régulières et cohérentes (correctifs, avis de sécurité). Elle intègre en continu de nouvelles fonctionnalités et des améliorations. Elle propose également un accompagnement professionnel complet, incluant la sécurité, la conformité et d’autres enjeux stratégiques.

Les clients bénéficient de l’expertise de spécialistes aguerris, capables d’assurer un environnement conforme, sécurisé et fiable. C’est pourquoi les organisations ayant de fortes exigences en matière de cybersécurité et de conformité font confiance à OTRS.

En résumé : les organisations doivent entamer sans tarder la transition vers OTRS afin d’éviter des incidents de sécurité et des conséquences juridiques.

Conclusion : les failles de sécurité exigent un changement

La sécurité doit devenir une priorité avant que les incidents ne surviennent. L’ignorer, c’est risquer de lourds dommages pour l’entreprise. Avec ((OTRS)) Community Edition, aucune garantie de protection suffisante n’existe. L’absence de mises à jour officielles et les vulnérabilités non corrigées en font une cible privilégiée pour les attaques. Autrefois populaire, ((OTRS)) Community Edition est désormais obsolète et dangereux. Les avancées technologiques ont été considérables, rendant obsolète la base de la Community Edition – OTRS 6. Outre les nouvelles fonctionnalités et les interfaces modernes d’OTRS, les aspects de sécurité sont une raison déterminante de migrer sans attendre vers OTRS. Des modèles tarifaires équitables, une migration simple et un service client complet rendent le chemin vers une sécurité nettement renforcée direct et accessible.
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Les fonctionnalités d’IA dans OTRS : cas d’usage et bénéfices https://otrs.com/fr/blog/adopter-otrs/fonctionnalites-ia/ Wed, 08 Oct 2025 13:57:44 +0000 https://otrs.com/?p=220690

Les fonctionnalités d’IA dans OTRS : cas d’usage et bénéfices

Les fonctionnalités d’IA dans OTRS : cas d’usage et bénéfices

Les équipes de service font aujourd’hui face à des exigences croissantes : fournir un support rapide, personnalisé et de haute qualité, sur plusieurs canaux, dans différentes langues, et souvent sous forte pression. Même les collaborateurs les plus compétents peuvent être freinés par des tâches répétitives, un tri de tickets lent ou des recherches chronophages.

s’imposent. Les applications d’intelligence artificielle (IA) permettent d’accélérer les réponses, de simplifier les workflows et d’améliorer la productivité. Les fonctionnalités d’IA d’OTRS automatisent les tâches répétitives et offrent une gestion des tickets plus rapide, plus qualitative et plus transparente.

Pourquoi l’IA est un moteur d’efficacité

Les fonctionnalités d’IA automatisent les tâches et améliorent l’efficacité, permettant aux entreprises de faire plus avec moins de ressources humaines. Idéalement, chaque agent bénéficie d’un assistant IA qui accélère le traitement des tickets, fournit des réponses précises et supprime les tâches répétitives chronophages.

En d’autres termes : lorsque les agents travaillent plus intelligemment et non plus difficilement, ils obtiennent de meilleurs résultats avec moins d’efforts, ce qui se traduit par une satisfaction globale accrue.

Cette réduction de la pression améliore aussi la relation client. De plus, les systèmes enrichis par l’IA continuent de s’optimiser avec le temps grâce au machine learning (ML), devenant chaque jour plus performants.

Les solutions soutenues par l’IA surpassent les solutions traditionnelles, en particulier en termes d’efficacité et de qualité de service.

Au final, il s’agit d’atteindre de meilleurs KPI de support, de maximiser le ROI des solutions IA et d’améliorer des indicateurs business clés tels que le Customer Retention Rate (CRR) et le Net Promoter Score (NPS), sans oublier la satisfaction, la productivité et la création de valeur des collaborateurs.

Les fonctionnalités d’IA dans OTRS

En tant que système de tickets, OTRS ne se limite pas à fournir de l’IA : il met à disposition des outils qui facilitent le travail et améliorent l’efficacité.

Les applications d’IA ne valent que par les gains de temps, d’efficacité et de qualité de service qu’elles génèrent.

 

Voici un aperçu des différents services d’IA disponibles pour OTRS.

Classification de tickets et description de service

Cette fonctionnalité analyse et catégorise automatiquement les tickets. Elle permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer une affectation standardisée et fiable. Elle peut également déclencher des workflows automatisés, comme la gestion des escalades.

Grâce aux descriptions de service automatiques, OTRS génère en quelques secondes des résumés cohérents et pertinents, intégrant des mots-clés et les types de demandes courantes. Cela réduit fortement la documentation manuelle et constitue une base solide pour d’autres usages de l’IA.

Génération de réponses automatiques

Ce service génère des réponses contextualisées en s’appuyant sur la base de connaissances. Les agents n’ont plus qu’à les relire et à les envoyer. Les clients obtiennent ainsi des réponses utiles beaucoup plus rapidement que d’ordinaire, ce qui accélère la résolution des problèmes.

Les réponses générées sont cohérentes, utiles et factuellement correctes, supprimant le besoin de recherches longues et répétitives.

Analyses de sentiment

Cette fonctionnalité détecte le ton émotionnel des messages entrants et aide à prioriser les demandes urgentes ou sensibles. Identifier rapidement si un client est frustré ou satisfait permet d’adapter la réponse avec plus d’empathie et d’efficacité.

Traduction en temps réel

Cette fonctionnalité supprime les barrières linguistiques en traduisant instantanément les messages entrants et sortants. Elle permet une communication fluide dans plusieurs langues, chacun pouvant échanger dans sa langue maternelle. Cela fait gagner du temps aux agents et améliore l’expérience client.

Accès unifié à la connaissance

Ce service connecte les réponses aux sources internes et externes, garantissant des informations fiables, précises et à jour. Les clients bénéficient ainsi de réponses cohérentes et exactes.

Accès aux services IA

Les fonctionnalités IA d’OTRS sont disponibles via des packs de crédits adaptés aux besoins de chaque organisation. Déployées sous forme de microservices, elles sont simples à implémenter, évolutives et conçues pour améliorer la performance des équipes support.

La tarification est claire et évolutive : chaque action IA – par exemple une classification de ticket – correspond à un crédit.

Cas d’usage idéaux des fonctionnalités IA

De manière générale, l’IA dans une solution comme OTRS a une grande pertinence : les entreprises peuvent en tirer parti dans de nombreux contextes. Elle se révèle particulièrement précieuse lorsqu’il s’agit de gagner du temps, d’offrir une expérience utilisateur optimisée ou d’agir avec plus de précision. Dans ces cas, on profite pleinement des atouts de l’IA, tels que l’automatisation, la reconnaissance de schémas et le traitement du langage.

Parmi les cas d’usage :

  • Les équipes de support avec une charge de travail élevée peuvent mettre en place des processus de montée en charge grâce à l’automatisation.

  • Dans un contexte international, il devient possible d’instaurer un support client multilingue.

  • Pour réduire les temps d’intégration et accroître la productivité des agents, rien de mieux que les fonctionnalités IA.

  • Face à des clients insatisfaits, les applications d’IA offrent des moyens efficaces d’améliorer l’expérience client.

  • Les entreprises soucieuses de réduire leurs coûts trouvent dans l’IA des solutions pour abaisser le coût par ticket.

Avantages de l’utilisation de l’IA dans OTRS

Passer à un système de gestion de tickets est déjà une avancée importante. Y ajouter des fonctionnalités IA ciblées fait passer la productivité et la qualité de service à un niveau supérieur.
Voici quelques avantages spécifiques majeurs :

Voici quelques avantages spécifiques majeurs :

#1 : Résolutions plus rapides

La caractéristique clé de l’IA générative est d’accélérer les processus et de soulager des tâches de routine. Dans un système de tickets, cela se traduit par une classification instantanée, une priorisation automatique ou encore la redirection et la réponse automatisée aux demandes.

Ces mécanismes accélèrent le traitement, garantissent des temps de réaction courts et mènent à des solutions plus rapides et souvent meilleures. L’IA simplifie ainsi la tâche des agents et renforce la satisfaction des clients.

#2 : Workflows fluidifiés

Un problème majeur dans le monde du travail est que les employés consacrent trop de temps aux tâches répétitives, au détriment des activités stratégiques et créatives. Un avantage décisif de l’IA est donc de libérer du temps pour que les collaborateurs se concentrent sur ce qui crée réellement de la valeur.

En gestion des workflows, l’enjeu n’est pas toujours de perfectionner les processus, mais de permettre aux employés de les exécuter sans entrave.

#3 : Plus grande précision

Le véritable atout de l’IA réside dans la combinaison des forces humaines et technologiques. Concrètement, lors du traitement d’un ticket, un agent peut maintenir une relation empathique tandis que l’IA lui fournit des informations pertinentes et actualisées.

En accédant en temps réel à des sources internes et externes, l’IA enrichit les réponses de données exhaustives. Une fois triées par l’agent, ces informations débouchent sur des réponses claires et extrêmement utiles.

#4 : Meilleure gestion des relations

Être empathique est une force humaine, mais analyser de grands volumes de données et identifier des émotions est une force de l’IA.

Grâce aux analyses de sentiment, les humeurs peuvent être détectées rapidement afin d’évaluer et de traiter correctement les cas. Sur cette base, les agents peuvent prioriser les tickets liés à des situations critiques.

Les recommandations personnalisées renforcent également les relations clients. L’IA peut suggérer des actions à partir d’interactions passées et des préférences clients.

Les agents bénéficient aussi de résumés automatiques, qui leur donnent rapidement une vue d’ensemble pertinente. Autant d’apports précieux que l’humain seul ne pourrait fournir qu’au prix d’efforts considérables.

#5 : Support multilingue

Les barrières linguistiques comptent parmi les plus grands obstacles à la compréhension et à la résolution efficace des problèmes. Même entre personnes parlant la même langue, le niveau de maîtrise n’est pas toujours suffisant pour traiter des cas complexes.

Avec une fonction de traduction intégrée, ces barrières disparaissent. Le support multilingue devient possible, sans se soucier de la langue d’origine du client. Les agents reçoivent les demandes dans leur langue préférée et leurs réponses sont traduites en temps réel dans la langue du client.

Conclusion : l’IA comme moteur de performance pour les entreprises

L’intelligence artificielle change la donne dans les systèmes de gestion de tickets : gain de temps, meilleure visibilité et service plus personnalisé. Bien déployée, elle génère des bénéfices tangibles pour les clients comme pour les équipes.

La règle de base est claire : optimiser les processus avant de les automatiser. De la même manière, l’IA doit être introduite progressivement, dans les domaines où sa valeur ajoutée est maximale.

Avec les crédits IA d’OTRS, les entreprises disposent d’un modèle transparent, évolutif et simple pour tirer parti de l’intelligence artificielle et accompagner la croissance de leurs besoins en support.

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Total de Possession (TCO) : Réduire durablement les coûts IT ûts IT https://otrs.com/fr/blog/budget-informatique/total-de-possession-tco/ Wed, 01 Oct 2025 11:39:55 +0000 https://otrs.com/?p=220640

Total de Possession (TCO) : Réduire durablement les coûts IT ûts IT

Total de Possession (TCO) : Réduire durablement les coûts IT ûts IT

Faire plus avec moins de ressources est devenu une exigence. Pourtant, les responsables IT de chaque organisation doivent gérer avec succès et compétitivité l’infrastructure technologique de l’entreprise.

Les migrations vers le cloud prennent de plus en plus d’importance. Les entreprises numérisent également de nombreux services. Les exigences et les coûts sont élevés. Elles recherchent divers outils logiciels, solutions et autres composants IT.

Au premier abord, il peut sembler suffisant de ne considérer que les dépenses directes. Celles-ci incluent les licences logicielles et les coûts matériels. Cependant, la véritable efficacité en matière de coûts repose sur une idée plus complexe : le Coût Total de Possession (TCO).

Cet article explique le concept de TCO. Il montre comment l’évaluer efficacement. Il illustre également comment l’Enterprise Service Management (ESM) peut contribuer à réduire les coûts IT. Cette approche peut offrir un bon retour sur investissement (ROI).

Qu’est-ce que le TCO ?

Le Coût Total de Possession (TCO) est un calcul financier qui englobe à la fois les coûts directs et indirects d’un produit ou d’un service. Dans l’IT, cela inclut le prix d’achat de logiciels, matériels ou services. Il couvre aussi les coûts liés à l’implémentation, l’exploitation, la maintenance et la mise hors service.

Il résulte d’une analyse du coût de possession. Pour calculer le TCO dans l’environnement IT, il faut prendre en compte :

  • Coûts d’acquisition et d’implémentation : prix d’achat initial, licences, achat de matériel, configuration et installations

  • Coûts d’exploitation : coûts de personnel, formations, mises à jour, support, sécurité, consommation énergétique

  • Coûts indirects : temps d’arrêt, inefficacités, dépendance fournisseur, limites de scalabilité

  • Coûts de fin de vie : migration, élimination, suppression des données
Le TCO offre une vision globale du cycle de vie d'un investissement IT, bien au-delà des coûts initiaux.

Cette perspective est cruciale, en particulier dans les environnements complexes où les services impactent plusieurs départements et plateformes.

Pourquoi le TCO est-il important ?

Comprendre le TCO apporte de nombreux bénéfices aux entreprises :

  • Il permet de prendre des décisions d’achat éclairées.
  • Il aide à éviter les coûts cachés.
  • Le budget IT peut être utilisé de manière durable avec une meilleure fiabilité
  • Ill devient possible de comparer objectivement les offres des fournisseurs.

Une solution qui semble peu coûteuse au départ peut devenir onéreuse par la suite. Cela peut arriver en raison de besoins élevés en maintenance ou de faibles possibilités d’intégration.

À l’inverse, les entreprises qui investissent dans des plateformes d’Enterprise Service Management (ESM) réalisent des économies grâce à l’amélioration ou l’automatisation des processus, ainsi qu’à l’intégration d’outils anciens et nouveaux.

Bonnes pratiques : réduire les coûts IT avec le TCO

Identifier et gérer le TCO nécessite une approche proactive et stratégique. Voici quelques bonnes pratiques clés :

#1 : Développer une vision globale des investissements IT

Le TCO n’est pas uniquement l’affaire des finances ou de l’IT. Les CIO, responsables IT, propriétaires de services, fournisseurs et responsables des achats doivent évaluer ensemble l’impact à long terme de chaque investissement.

Les questions centrales, au-delà des coûts d’acquisition et d’implémentation, sont les suivantes :

  • Quels efforts de formation et de support l’outil implique-t-il ?

  • Combien de maintenance manuelle est nécessaire ?

  • Peut-il s’intégrer facilement aux plateformes existantes ?

  • Quels seront les coûts liés à la montée en charge ?

#2 : Aligner systématiquement avec les objectifs métiers

Les dépenses technologiques doivent toujours être reliées aux attendus. Par exemple, si une nouvelle plateforme réduit de 50 % le temps de traitement des tickets, le gain de productivité est évident. Cela entre dans la comparaison TCO-ROI.

Inversement, même si le TCO est relativement élevé, une amélioration notable des indicateurs clés (comme la productivité ou le Customer Satisfaction Score – CSAT) représente une forte valeur financière.

#3 : Rompre les silos et centraliser les services avec l’ESM

L’Enterprise Service Management (ESM) reprend les principes de l’ITSM et les applique à l’ensemble de l’organisation (RH, finance, infrastructures, juridique, etc.).
 Cela permet :

  • De réduire les coûts liés à la duplication des outils de service.
  • De centraliser workflows, automatisations et rapports.

  • D’éviter le travail redondant entre départements.

  • De renforcer les effets positifs des bonnes pratiques en les diffusant dans toute l’organisation.

Une plateforme ESM unifiée réduit considérablement les coûts d’exploitation et les dépenses à long terme, diminuant ainsi le TCO global de l’entreprise.

#4 : Miser sur l’automatisation et le self-service

Trop de processus manuels, souvent répétitifs et peu créateurs de valeur, engendrent des coûts élevés, des erreurs et de la lenteur.

Pour gagner en efficacité, les entreprises peuvent s’appuyer sur :

  • Des portails en libre-service

  • Des chatbots basés sur l’IA

  • Le routage automatique des tickets

  • L‘automatisation des workflows

Les plateformes ESM offrant ces fonctionnalités augmentent la satisfaction des utilisateurs tout en réduisant les coûts de personnel. C’est un élément important du TCO.

#5 : Surveiller et optimiser en continu

Les outils de suivi des performances, des SLA et des indicateurs d’usage permettent d’optimiser l’allocation des ressources et d’éviter les surcapacités. Les plateformes ESM offrent des capacités analytiques avancées pour piloter des décisions orientées données et réduire les coûts.

Étude de cas : l’impact des choix technologiques sur TCO et ROI

Comparons deux scénarios en gestion de services : des solutions ITSM classiques VS une plateforme ESM avec automatisation et self-service.

1. Solutions ITSM isolées et fragmentées

Elles peuvent sembler attractives au départ en raison de coûts de licences plus faibles. Mais en ajoutant les coûts de mise en œuvre, de maintenance continue, de contrats de support, de personnel spécialisé et d’intégrations, les coûts explosent rapidement. Les efforts opérationnels augmentent, nécessitant plus de ressources pour maintenir les workflows et gérer les demandes.

2. Plateforme ESM avec automatisation et self-service

Une plateforme ESM demande un investissement initial plus élevé. Mais ce coût est vite compensé par les automatisations, les fonctionnalités en libre-service et les intégrations natives. Celles-ci réduisent les efforts manuels, optimisent les workflows et diminuent les besoins en personnel. Résultat : les coûts baissent durablement, et les bénéfices financiers se multiplient.

En outre, le support et la maintenance sont généralement simplifiés et inclus dans l’offre. L’équation coût-bénéfice devient donc très favorable à long terme.

Conclusion : l'ESM génère des économies durables et une valeur ajoutée considérable. À long terme, l'ESM garantit TCO réduit, moins de dépendances externes, une complexité réduite et l'élimination des outils isolés.

Les organisations bénéficient d’une meilleure efficacité, de délais de résolution plus rapides et d’une satisfaction accrue grâce au libre-service et à l’automatisation.

Le calcul du TCO révèle souvent un paradoxe : des outils bon marché peuvent en réalité coûter très cher tandis que des alternatives plus coûteuses à l’achat se révèlent financièrement avantageuse à long terme.

 

Le TCO comme levier stratégique

Dans un monde numérique complexe et sous contraintes budgétaires, le TCO permet d‘évaluer les technologies sous l’angle de leurs coûts réels et durables, et pas seulement de leur prix d’achat.

Il met en lumière les coûts cachés d’exploitation, les obligations de maintenance et les inefficacités. Il offre une vision complète pour guider les décisions d’investissement.

En intégrant le TCO dès le départ et tout au long du cycle de vie, les entreprises prennent de meilleures décisions et atteignent leurs objectifs budgétaires. L’enjeu n’est pas seulement de réduire les coûts, mais d’investir intelligemment et durablement, avec une valeur ajoutée mesurable.

Pourquoi OTRS est un choix pertinent du point de vue du TCO

OTRS propose un modèle Concurrent Agents : les clients ne paient que pour le nombre d’agents connectés simultanément.

Par exemple, une entreprise peut disposer de 30 agents, mais seulement 10 connectés en même temps. Les coûts de licence ne concernent alors que ces 10 agents.

Les clients OTRS bénéficient d’une couverture de service étendue, de mises à jour et corrections incluses, et d’un haut niveau de sécurité.

Dans un environnement managé comme le cloud, les clients disposent d’un service complet. Ils n’ont pas à payer pour les serveurs ni pour les mises à jour.

Sans coûts superflus ou cachés, la valeur financière est immédiate et augmente avec les gains de productivité. Ainsi, l’Office régional de Saxe pour les écoles et l’éducation (LaSuB) a pu fournir un support deux fois plus rapide à 32 000 enseignants, améliorant considérablement son efficacité.

Conclusion : du contrôle intelligent des coûts à la croissance réelle

Le Coût Total de Possession (TCO) déplace la réflexion des économies à court terme vers des réductions durables et stratégiques des coûts. C’est une approche intelligente, durable et tournée vers l’avenir, qui doit guider toute décision d’investissement IT ou de services.

Ceux qui ne regardent que les coûts initiaux risquent de se retrouver avec des outils fragmentés, des inefficacités et des dépenses imprévues. Se concentrer sur un TCO optimisé permet au contraire de générer de réelles économies, une efficacité accrue et une valeur durable.

L’Enterprise Service Management (ESM) joue un rôle clé en transformant les enseignements du TCO en actions concrètes grâce à la standardisation et à l’automatisation.

Au final, le TCO favorise une culture de planification, de transparence et d’amélioration continue. Il constitue un cadre solide pour comparer équitablement les options, hiérarchiser les priorités et anticiper les besoins futurs de manière réaliste.

Ainsi, le contrôle des coûts devient un véritable levier de croissance, avec un potentiel bien supérieur aux attentes initiales.

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ESM vs. ITSM : Différences et similitudes https://otrs.com/fr/blog/esm/esm-vs-itsm-differences-et-similitudes/ Fri, 26 Sep 2025 13:42:23 +0000 https://otrs.com/?p=220582

ESM vs. ITSM : Différences et similitudes

ESM vs. ITSM : Différences et similitudes

L’Enterprise Service Management (ESM) étend les principes de l’IT Service Management (ITSM) à l’ensemble de l’organisation. La gestion des services prend encore plus de valeur lorsqu’elle peut être appliquée efficacement dans différents départements. Au-delà des aspects techniques, ce sont aussi les orientations stratégiques et métiers qui deviennent essentielles.

Cependant, l’ESM n’est pas toujours la solution la plus adaptée. Le choix entre ITSM et ESM dépend de nombreux facteurs propres à chaque entreprise.

Cet article met en lumière leurs points communs et leurs différences, et explique dans quelles situations l’ESM représente le meilleur choix.

Qu’est-ce que l’IT Service Management (ITSM) ?

L’IT Service Management (ITSM) est une approche stratégique visant à fournir l’informatique en tant que service. Grâce à des workflows et des outils dédiés, les services IT sont créés, déployés et gérés en fonction des besoins des utilisateurs.

Un logiciel ITSM a pour but de faciliter le travail des équipes IT. Il fournit les processus et fonctionnalités nécessaires pour améliorer la performance de l’entreprise, accroître la productivité et renforcer la satisfaction client.

L’ITSM couvre les fonctions IT essentielles, aide à atteindre les objectifs métiers et permet d’optimiser les coûts grâce à une meilleure utilisation des budgets.

ITIL® est le cadre de référence le plus utilisé dans l‘ITSM, comprenant 34 pratiques. Les processus ITIL clés incluent :

Les avantages de l’ITSM

Lorsqu’il est bien mis en œuvre, l’ITSM apporte des bénéfices concrets, en particulier quand le département IT occupe un rôle central.

Parmi ses principaux avantages :

  1. Gestion efficace et sécurisée de l’environnement IT
  2. Résolution rapide des incidents et des problèmes
  3. Mise en œuvre transparente et traçable des changements
  4. Déploiement rapide et efficace des innovations, comme de nouvelles applications
  5. Visibilité claire sur les actifs IT et leurs interdépendances

Logiciel ITSM

De nombreuses entreprises s’appuient sur des logiciels ITSM dédiés pour gérer leurs services. Ces solutions incluent des fonctions clés comme la gestion des incidents et des changements, tout en privilégiant : simplicité de mise en place, ergonomie et flexibilité.

Exemple concret

Le bureau régional de Saxe pour les écoles et l’éducation (LaSuB) faisait face à un système de support IT complexe, peu clair et inefficace.

Depuis l’adoption d’OTRS, la gestion des demandes est centralisée et structurée. Les tickets et notes associées sont acheminés facilement vers les bons interlocuteurs. Résultat : même de petites équipes peuvent offrir un service efficace.

Qu’est-ce que l’Enterprise Service Management (ESM) ?

L’Enterprise Service Management (ESM) vise à instaurer une gestion des services efficace, transparente et collaborative dans tous les départements. Il reprend les principes et technologies de l’ITSM pour les appliquer à d’autres domaines : RH, juridique, facility management, finance, marketing, etc. Cela crée une approche cohérente du service qui améliore la qualité et réduit la charge de travail.

En résumé : en tant que concept inter-départements ou inter-secteurs, l’ESM utilise les pratiques de l’ITSM comme modèle pour obtenir une meilleure organisation, une plus grande visibilité, plus de transparence, une meilleure communication et davantage d’efficacité.

Les avantages de l’Enterprise Service Management

Bien exploité, l’ESM offre l’avantage majeur d’améliorer les processus à l’échelle de toute l’organisation. Il constitue également un atout stratégique pour l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

Parmi ses principaux avantages :

  1. Expérience de service améliorée pour les clients et les collaborateurs (moins d’attente, moins de frictions, meilleure fiabilité).

  2. Agents de support moins stressés et plus satisfaits grâce à une meilleure structure et transparence.

  3. Réduction des coûts (directs et opportunités) via des processus et workflows plus efficaces.

  4. Amélioration continue grâce à une gestion active du portefeuille de services.

  5. Plus de cohérence et de temps gagné pour les tâches à forte valeur ajoutée grâce à l’automatisation.

Logiciel ESM

Les entreprises utilisent également des logiciels dédiés à l’ESM afin d’améliorer l’efficacité, renforcer la sécurité et augmenter la satisfaction des clients. Ils intègrent généralement : gestion par processus, automatisations et intégrations, portails en libre-service, évolutivité et reporting avancé.

Exemples d’ESM : onboarding et autres cas

L’onboarding est un moment clé pour les nouveaux collaborateurs. Une expérience mal gérée peut conduire à un départ précoce.

Avec un système ESM fonctionnel, le processus est automatisé et parfaitement coordonné : plan d’accueil, matériel, comptes, formations et supports sont prêts dès le premier jour.

Autres exemples :

  • Libre-service interne : les employés trouvent des réponses utiles sur un portail centralisé avec une FAQ, des guides et des solutions pour éviter des échanges interminables pas e-mail.
  • Processus d’approbation : sans ESM, les demandes peuvent être perdues ou retardées. Avec des approbations structurées, un suivi des statuts en temps réel, une gestion des escalades et des délais définis, les processus deviennent fluides et transparents.
  • Intégrations : la connexion des outils et systèmes automatise les flux de données et permet le partage d’informations entre plateformes.

Similitudes et différences entre ESM et ITSM

L’ESM est une extension de l’ITSM. Les deux reposent sur le même socle : le « SM » (Service Management). Leur différence réside dans la portée : le « E » signifie Enterprise, tandis que le « IT » désigne Information Technology. L’ESM couvre toute l’organisation, tandis que l’ITSM se concentre sur le département IT.

Les points communs

L’ESM et l’ITSM permettent tous deux une gestion des services efficace et orientée objectifs grâce à :

  • Des workflows optimisés qui améliorent la collaboration et réduisent les coûts
  • L’automatisation pour plus de cohérence, moins d’erreurs et des économies de temps
  • Des bases de connaissances avec FAQ, guides et apprentissages pour un support rapide
  • Des portails en libre-service pour clients ou employés, améliorant l’accessibilité et la gestion des demandes simples 24/7
  • L’utilisation de cadres comme ITIL® pour standardiser et optimiser les processus
  • Une forte orientation client et service
  • Des outils logiciels similaires pour gérer tickets, workflows et services
En résumé, les deux reposent sur les mêmes fondations et poursuivent des objectifs similaires.

Les principales différences

L’ITSM concerne les services IT tels que les mises à jour systèmes, le contrôle d’accès et la livraison d’applications. L’ESM, en revanche, couvre également les domaines non techniques comme l’onboarding RH ou le service client. Il inclut également des processus métiers orientés business dans la finance, le juridique ou le marketing.

Voici les principales différences :

  • L’ITSM s’applique aux services IT
  • L’ESM inclut des services non techniques et orientés métier à travers les départements
  • L’ESM est plus aligné stratégiquement sur des objectifs comme la réduction des coûts, la qualité de service élevée et la satisfaction client
  • L’ITSM est bien établi avec des processus standardisés, souvent basés sur ITIL®
  • L’ESM nécessite souvent un travail préparatoire car tous les départements ne sont pas habitués au travail orienté processus

Conclusion : L’ITSM fournit des services IT, tandis que l’ESM élargit la prestation de services à l’ensemble de l’organisation.

À retenir : l’ESM recèle un potentiel énorme. Il est moins répandu que l’ITSM, mais il offre un champs d’application beaucoup plus vaste. Les entreprises qui instaurent une culture orientée processus à travers leurs différents départements peuvent considérablement optimiser leurs workflows internes et obtenir un avantage concurrentiel.

ITSM ou ESM : comment choisir ?

L’ITSM et l’ESM ne s’excluent pas, ils se complètent. Les équipes IT expérimentée en ITSM peuvent jouer un rôle de facilitateurs, en aidant à appliquer ces pratiques ailleurs dans l’entreprise.

Si une culture orientée processus existe déjà, il est conseillé de mettre en place l’ESM progressivement. Standardisation, automatisation et bases de connaissances apporteront efficacité et gains de temps.

La meilleure approche consiste à s’appuyer sur le chevauchement entre ITSM et ESM — en faisant évoluer pas à pas l’ITSM vers une stratégie ESM globale.

Ce qui fonctionne bien en IT peut aussi bénéficier à toute l’organisation. Par exemple, les départements RH, qui gèrent de nombreux processus complexes et requêtes, peuvent tirer un avantage significatif d’une gestion des services structurée.

Quand rester sur l’ITSM

Les départements IT gèrent des incidents, des causes racines, la gestion des changements et le suivi des actifs. Dans un environnement aussi complexe et interdépendant, l’ITSM reste indispensable.
Si d’autres départements ne sont pas prêts pour un travail orienté processus, ils peuvent n’avoir besoin que d’un ITSM de base.

Quand adopter l’ESM

L’Enterprise Service Management est particulièrement pertinent lorsque plusieurs départements sont impliqués dans un même processus. Par exemple, l’équipe Facility Management peut déclencher des workflows lorsqu’il faut de nouveaux postes de travail.

Comme de nombreux processus de service impliquent plusieurs départements, l’ESM est particulièrement précieux. Un exemple type est l’onboarding d’un nouvel employé. Celui-ci implique généralement l’IT, les RH, la gestion des installations, le juridique et le futur département de l’employé.

Dès lors qu’une entreprise est prête à automatiser et rationaliser ses processus, l’ESM devient une étape logique.

Dernières réflexions : capitaliser sur ce qui fonctionne

L’ITSM et l’ESM ne sont pas deux alternatives, mais deux expressions d’un même principe. Si l’ITSM fonctionne déjà bien dans votre organisation, envisagez de l’étendre à l’ESM.

Comme l’ESM reste relativement peu adopté, les entreprises pionnières bénéficient d’un avantage compétitif. Elles renforcent aussi leur valeur stratégique en atteignant des objectifs majeurs comme la fidélisation client.

L’ESM suppose une culture orientée processus. Mais une fois cette base en place, il déploie un potentiel considérable pour une gestion des services structurée, efficace et durable.

Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans votre parcours ITSM et ESM.

Get first-hand insights into how OTRS can support you.

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Les grands modèles de langage (LLMs) et le Machine Learning (ML) : contexte et utilisation dans le service client https://otrs.com/fr/blog/ia-et-automatisation/large-language-models/ Fri, 19 Sep 2025 12:50:18 +0000 https://otrs.com/?p=220442

Les grands modèles de langage (LLMs) et le Machine Learning (ML) : contexte et utilisation dans le service client

Les grands modèles de langage (LLMs) et le Machine Learning (ML) : contexte et utilisation dans le service client

L’intelligence artificielle (IA) transforme le service client. Pourtant, beaucoup d’organisations ne savent pas encore comment en tirer pleinement parti. L’enthousiasme est bien réel et les possibilités d’utilisation quotidienne sont variées, mais la véritable valeur commerciale de l’IA tarde à se concrétiser dans beaucoup de structures.

Pour utiliser l’IA efficacement, il faut comprendre ses mécanismes. Cet article revient sur ce que les grands modèles de langage (LLMs) et le Machine Learning (ML) peuvent apporter au service client.

Qu’est-ce qu’un LLM et comment ça fonctionne ?

Les grands modèles de langage et les algorithmes de machine learning transforment le service client. Ils deviennent des outils indispensables pour les entreprises souhaitant rester compétitives, offrir un support rapide, optimiser leur temps et maintenir un haut niveau de performances.

Définition des LLMs

Les LLMs sont une forme avancées d’intelligence artificielle (IA) conçue pour comprendre et générer le langage humain. Ce sont des modèles de machine learning qui traitent le langage naturel (Natural Language Processing – NLP).

Concrètement, ils comprennent du texte, l’analysent et génèrent des réponses cohérentes ou accomplissent des tâches liées à la langue. Leur fonctionnement s’appuie sur des réseaux neuronaux proches, dans leur conception, du cerveau humain. Pour cela, ils nécessitent d’énormes volumes de données textuelles afin d’apprendre et de créer des connexions.

Quelques chiffres parlants :

- Lire tout le corpus ayant servi à entraîner GPT-3 prendrait à un humain plus de 2 600 ans, même en lisant sans pause.
- Si un humain pouvait effectuer un milliard d’opérations par seconde, il lui faudrait plus de 100 millions d’années pour réaliser le volume de calculs d’un LLM.

Lorsqu’il s’agit de traiter du texte, un LLM peut :

  • Générer du contenu
  • Résumer des documents
  • Compléter ou prolonger un texte
  • Traduire dans différentes langues
  • Reformuler des phrases
  • Classer et catégoriser des données ou des thématiques
  • Détecter des émotions (analyse de sentiments)
  • Détecter des fraudes

Les LLMs peuvent également fonctionner comme chatbots, répondre à des questions et même exécuter des tâches de programmation basiques.

Ces capacités les rendent de plus en plus populaires dans le monde des affaires. Ils assistent le service client avec des chatbots, l’analyse de sentiment, des traductions, des résumés et la diffusion d’informations.

Depuis l’introduction des modèles de type transformer en 2017, ces outils ont franchi un cap décisif. Ils savent désormais hiérarchiser les informations importantes dans une séquence et traiter beaucoup plus rapidement les données NLP.

L’utilisation en entreprise : En plus de former leur propre LLM, les entreprises peuvent obtenir une licence, ce qui signifie que le LLM peut fournir des résultats exploitables immédiatement.

Les entreprises peuvent choisir de développer leur propre modèle ou de recourir à un modèle pré-entraîné et adapté à leur contexte grâce à des données spécifiques. Cela permet d’obtenir des résultats plus précis et adaptés à chaque secteur ou style de langage.


Qu’est-ce que le Machine Learning (apprentissage automatique) ?

Le Machine Learning (ML) est le socle des LLMs. Les programmes basés sur le ML apprennent à partir de données d’exemple, sans être programmés de manière rigide. Ils reconnaissent des schémas dans les données et les appliquent ensuite à de nouvelles informations.

Après la première phase d’apprentissage, le modèle est affiné grâce à l’apprentissage par renforcement, qui consiste à guider l’algorithme vers les meilleures décisions au fil du temps.

Un exemple simple : un programme apprend à reconnaître un chat après avoir analysé des milliers d’images. Il sera ensuite capable d’identifier un chat sans qu’on lui explique à quoi il ressemble.

Un exemple avancé : l’analyse de sentiments, qui permet à un modèle de détecter les émotions exprimées dans les messages clients et d’aider les agents à prioriser et traiter efficacement les cas sensibles.Découvrez comment OTRS rend votre assistance plus efficace grâce à ses services d’IA et téléchargez la fiche technique OTRS AI.

Le contexte : l’essor des LLMs et du ML

L‘IA gagne chaque jour du terrain. Le vrai enjeu n’est pas tant de comprendre son potentiel, mais de l’appliquer de façon concrète pour générer de la valeur. Pourtant, beaucoup d’équipes peinent encore à utiliser efficacement des outils comme ChatGPT.

Notre rapport intitulé « The State of SMB IT for 2026 » (L’état d’IT des PME en 2026) montre que 71 % des petites et moyennes entreprises (PME) considèrent l’IA comme un facteur clé de succès pour leur gestion des services IT (ITSM). Cependant, la majorité n’en est qu’au début de son adoption. Dans ce contexte, l’IA est plus un complément aux processus existants qu’une révolution immédiate.

Sans un système ITSM ou ITAM solide, les usages de l’IA restent limités : automatisation de chatbots, tri des tickets ou création d’articles de base de connaissances. Mais déjà, l’impact sur la productivité et la qualité de service est tangible.L’IA, les LLM et le ML font déjà la différence dans la gestion des services. Ils apportent de nets gains d’efficacité.

En résumé : ces technologies soutiennent aujourd’hui les processus manuels plutôt que de les remplacer complètement.

Le rôle des LLMs dans le service client.

Les LLMs sont parfaitement adaptés au service client. Ils apportent une réelle optimisation des processus :

  • Réponses rapides et pertinentes pour les clients
  • Gain de temps et d’efficacité pour les agents
  • Amélioration des workflows et de la satisfaction client

Cas d’usage concret :

Cela vaut même pour les cas complexes. Imaginez un client contacte le support pour un problème lié à l’implémentation d’un logiciel. Grâce à l’IA, l’agent peut accéder rapidement à un résumé des échanges passés, détecter l’humeur du client grâce à l’analyse des sentiments et obtenir en quelques secondes une réponse suggérée qu’il n’a plus qu’à valider.

Le gain de temps est considérable, et la qualité de la réponse s’en trouve renforcée.
Même sans intervention humaine, les LLM jouent un rôle clé en répondant instantanément aux demandes. Ils peuvent offrir un service 24h/24 et 7j/7. Cette fonctionnalité soulage le personnel et automatise les tâches répétitives. Les chatbots et les bases de connaissances alimentées par l’IA en sont d’excellents exemples.

Les progrès grâce au Machine Learning.

Le Machine Learning ne représente pas seulement le potentiel des LLMs : il alimente leur évolution continue. Les résultats générés par les LLMs peuvent commencer par traiter des questions simples, comme des demandes de niveau 0 ou 1. Cependant, leurs capacités peuvent s’améliorer. Ils peuvent à terme gérer des problèmes complexes et égaler les compétences de collaborateurs expérimentés.

Conseils pour utiliser les LLM et le ML :

Les LLMs et le ML progressent vite et offrent déjà des résultats impressionnants. La question n’est donc plus faut-il les utiliser ?, mais plutôt comment les exploiter au mieux ?

La question n’est donc plus faut-il les utiliser ?, mais plutôt comment les exploiter au mieux ?

Voici quelques conseils pratiques pour exploiter leurs forces tout en relevant efficacement les défis :

Tirer le meilleur parti des avantages.

Les bénéfices potentiels de l’IA sont nombreux, performants et variés. Il suffit de les connaître et de savoir comment les utiliser.

Voici des exemples clés de la façon dont les LLM peuvent améliorer le service client de manière significative

#1 Utiliser judicieusement les capacités des LLMs pour l’automatisation.

Beaucoup d’utilisateurs appliquent les LLMs de façon fragmentée, en support des processus manuels. En réalité, les LLMs peuvent prendre en charge entièrement des tâches auparavant réalisées à la main.

Par exemple, dans le service client, les modèles peuvent générer des réponses, gérer des conversations complètes d’assistance et même automatiser la documentation ou la création de FAQ.
Idéalement, les utilisateurs qui comprennent l’ensemble des capacités des LLMs devraient les exploiter au maximum. Cela permet de gagner du temps et d’obtenir souvent des résultats plus cohérents et de meilleure qualité.

#2 Améliorer la précision et la qualité.

Les LLMs sont souvent recommandés pour les tâches répétitives, l’automatisation des processus et l’augmentation du rendement. Le machine learning avancé permet une grande qualité des réalisations. Les LLMs ne se contentent pas de bien comprendre le langage : ils peuvent aussi le générer avec précision, ce qui permet de produire des e-mails et rapports soignés, des résumés clairs, des reformulations, ainsi que des traductions précises d’une langue à une autre.

#3 Trouver des solutions créatives et de nouvelles idées.

Grâce à leurs nombreuses données d’entraînement, les LLMs peuvent faire émerger des connaissances issues de nombreux domaines et établir des liens. D’où des solutions créatives et originales, ou des idées que les utilisateurs n’auraient pu imaginer seuls.

Surmonter les défis.

De manière générale, l’IA, les LLMs et le ML offrent beaucoup plus d’avantages que d’inconvénients. Néanmoins, certains défis existent. Plus les utilisateurs les comprennent tôt, mieux ils peuvent les gérer.

Voici les défis les plus fréquents à relever pour les utilisateurs :

  • Fiabilité des résultats (hallucinations)
  • Validation des recommandations
  • Gestion des biais et discriminations
  • Protection des données sensibles
  • Cadre légal et éthique
    Et parmi eux, quelques défis clés qu’il nous faut analyser :

1- Gérer les hallucinations.

L’un des plus grands défis de l’IA générative est la précision des résultats. Bien que la plupart des résultats soient factuels, il est recommandé de les vérifier, en particulier dans les scénarios complexes.

Parfois, l’IA « hallucine », en générant une information qui semble correcte mais qui est fausse. Cet évènement se produit parce que les prédictions reposent sur la probabilité et non sur la vérification de la vérité.
Vous pouvez réduire les hallucinations en fournissant du contexte aux LLMs – comme des documents pertinents – ce qui aide à produire des réponses plus précises et adaptées au contexte.

2- Identifier les biais d’algorithme.

Ce défi est étroitement lié à la précision. Certains biais peuvent être factuellement corrects mais présenter une vision déformée de la réalité.

Par exemple, les LLMs peuvent reproduire des stéréotypes sociaux, comme associer la fonction de médecin aux hommes et celle d’infirmière aux femmes. En plus des biais éthiques, des biais linguistiques (par exemple une formulation trop polie) ou géographiques (des exemples centrés sur les États-Unis) peuvent apparaître.

Avec l’expérience, les utilisateurs les identifient plus facilement. Des applications matures et des données d’entraînement diversifiées permettent de les réduire, surtout grâce à un ajustement précis à l’aide des ensembles de données sélectionnés.

3- Protéger les données sensibles.

Les LLMs doivent respecter les réglementations sur la protection des données, comme le RGPD, et ne doivent pas exposer de données personnelles. Les utilisateurs doivent éviter de partager des données sensibles sauf si c’est absolument nécessaire – et uniquement s’ils sont certains de la manière dont elles seront traitées.

Les LLMs et le Machine Learning chez OTRS.

Les clients d’aujourd’hui attendent des expériences de service irréprochables : rapides, pertinentes, complètes et à jour. En ITSM, cela inclut la capacité à traiter de gros volumes de tickets tout en maintenant un haut niveau de qualité et de satisfaction.

Les services IA d’OTRS portent les LLMs et le machine learning à un niveau supérieur. Notre IA apprend à partir des données, comprend le contexte et génère des réponses pertinentesn, en automatisant des tâches de service auparavant chronophages.

Cela améliore l’efficacité et la qualité du support, tout en aidant les entreprises à se développer et à renforcer leur avantage concurrentiel.

Les services d’IA disponibles incluent :

  • La classification des tickets et la description des services.
  • Des réponses générées par IA.

  • L’analyse de sentiments.

  • Des traductions en temps réel.

  • Des résumés générés par IA.

Conclusion

Les grands modèles de langage et le machine learning deviennent incontournables dans le service client. Qu’il s’agisse d’automatisation, de standardisation ou de personnalisation, ils améliorent l’efficacité, l’expérience client et la satisfaction des utilisateurs.

Ce n’est pas seulement une question de gain de temps sur les tâches répétitives : il s’agit aussi d’élever la qualité des services rendus.

Les LLMs apportent de nouvelles perspectives et des solutions efficaces. Ils permettent également d’analyser les sentiments des clients, posant ainsi les bases d’un service plus performant.

À l’avenir, un critère de différenciation essentiel sera la manière dont les entreprises intègrent les LLMs :

  1. Les LLMs comme outils de support, utilisés ponctuellement pour accélérer et enrichir les processus manuels.
  2. Les LLMs comme technologie disruptive, capable de remplacer complètement certains processus manuels.

La première approche maintient le rôle central de l’humain, tandis que la seconde place la technologie au cœur des opérations. La réalité est que les entreprises qui n’utilisent les LLMs qu’en appoint commencent seulement à découvrir leur véritable potentiel dans le service client.

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Kanban board – un atout pour la gestion de projet agile https://otrs.com/fr/blog/adopter-otrs/kanban-board/ https://otrs.com/fr/blog/adopter-otrs/kanban-board/#respond Mon, 15 Sep 2025 12:39:03 +0000 https://otrs.com/?p=220307 https://otrs.com/fr/blog/adopter-otrs/kanban-board/feed/ 0 Résumés par IA : conseils et applications dans un système de tickets https://otrs.com/fr/blog/ia-et-automatisation/resumes-par-ia/ https://otrs.com/fr/blog/ia-et-automatisation/resumes-par-ia/#respond Wed, 10 Sep 2025 07:01:45 +0000 https://otrs.com/?p=219866 https://otrs.com/fr/blog/ia-et-automatisation/resumes-par-ia/feed/ 0 Suivi du temps : un levier pour une meilleure facturation et une efficacité accrue https://otrs.com/fr/blog/adopter-otrs/suivi-du-temps/ https://otrs.com/fr/blog/adopter-otrs/suivi-du-temps/#respond Wed, 03 Sep 2025 07:24:55 +0000 https://otrs.com/?p=219614 https://otrs.com/fr/blog/adopter-otrs/suivi-du-temps/feed/ 0 Service client performant : misez sur la gestion des connaissances https://otrs.com/fr/blog/service-client/gestion-des-connaissances-dans-le-service-client/ https://otrs.com/fr/blog/service-client/gestion-des-connaissances-dans-le-service-client/#respond Thu, 21 Aug 2025 08:50:59 +0000 https://otrs.com/?p=216368 https://otrs.com/fr/blog/service-client/gestion-des-connaissances-dans-le-service-client/feed/ 0 Certification ISO 27001 https://otrs.com/fr/blog/securite-et-conformite/certification-iso-27001/ https://otrs.com/fr/blog/securite-et-conformite/certification-iso-27001/#respond Thu, 14 Aug 2025 09:13:18 +0000 https://otrs.com/?p=216366 https://otrs.com/fr/blog/securite-et-conformite/certification-iso-27001/feed/ 0 Gestion des risques : son importance et le rôle d’OTRS https://otrs.com/fr/blog/securite-et-conformite/gestion-des-risques-otrs/ Thu, 07 Aug 2025 14:48:14 +0000 https://otrs.com/?p=215729

Gestion des risques : son importance et le rôle d’OTRS

Gestion des risques : son importance et le rôle d’OTRS

Les risques font partie intégrante de la vie des entreprises. Chaque jour, les organisations sont confrontées à une multitude de menaces et de défis susceptibles de compromettre l’atteinte de leurs objectifs stratégiques. Dans ce contexte, une gestion des risques efficace est essentielle pour identifier, évaluer et traiter ces risques de manière appropriée.

Dans cet article, nous soulignons l’importance de la gestion des risques pour les organisations, ainsi que la manière dont OTRS constitue une solution performante pour mettre en place des processus de gestion des risques structurés et adaptés.

Pourquoi la gestion des risques est-elle importante ?

Dans le contexte de la gestion des services informatiques (ITSM), la gestion des risques consiste à identifier, évaluer et surveiller systématiquement les risques afin d’assurer des services IT de qualité et ce, sans interruption.

Les étapes suivantes se révèlent particulièrement utiles dans ce cadre :

  • Identification : Les responsables doivent reconnaître les menaces potentielles telles que les pannes, les vulnérabilités ou les dépendances vis-à-vis de prestataires externes.
  • Évaluation : Il s’agit d’analyser la probabilité d’occurrence d’un risque et l’impact potentiel qu’il pourrait avoir.
  • Mise en place de mesures : L’objectif est de déterminer comment éviter, réduire, transférer ou accepter les risques.
  • Documentation/suivi : Les responsables doivent consigner, évaluer, documenter et surveiller en continu les risques identifiés.

Pourquoi la gestion des risques est-elle importante ?

La gestion des risques est un processus essentiel dans le contexte de l’entreprise, mais souvent sous-estimé. Elle est étroitement liée à d’autres processus ITSM tels que la gestion des incidents, des changements et des problèmes. Une gestion des risques solide constitue la condition préalable à une exploitation stable et durable des services IT – et, plus largement, de l’activité de l’entreprise.

Voici les principales raisons pour lesquelles une organisation devrait mettre en place une gestion des risques dédiée :

#1 Se prémunir contre les pertes financières

Une gestion des risques bien structurée permet aux entreprises de réduire les pertes financières potentielles en identifiant les menaces à un stade précoce et en prenant rapidement les mesures appropriées. Cela permet d’éviter des interruptions coûteuses, des amendes réglementaires ou des dépenses imprévues liées à la résolution de crises.

#2 Protéger la réputation de l’organisation

En réduisant les risques de scandales, de crises ou de violations de conformité, la gestion des risques contribue à protéger la réputation et la crédibilité de l’entreprise.

#3 Soutenir la planification stratégique

La gestion des risques permet aux entreprises d’identifier de manière proactive les menaces potentielles et de les intégrer dans leur planification stratégique. Cela leur offre un avantage concurrentiel

#4 Se conformer aux réglementations et aux normes

De nombreux secteurs d’activité sont soumis à des exigences réglementaires strictes. Une gestion efficace des risques aide les entreprises à s’y conformer et à éviter les litiges juridiques.

Pourquoi un processus structuré est indispensable

L’adoption d’un processus structuré permet aux entreprises d’identifier systématiquement les risques potentiels et de les documenter de manière centralisée. Une évaluation ciblée permet ensuite de hiérarchiser les menaces et d’allouer les ressources de manière optimale, en se concentrant sur les risques les plus critiques.

Un processus clairement défini précise également comment réagir face aux risques identifiés, garantissant ainsi une gestion cohérente, rapide et adaptée à chaque situation.

Le rôle d’OTRS dans la gestion des risques

OTRS propose une plateforme robuste qui permet aux organisations de gérer efficacement leurs processus de gestion des risques.

Voici ce que permet OTRS :

1. Enregistrement et suivi des risques

Grâce à sa flexibilité, OTRS permet de consigner, catégoriser et suivre les risques afin d’obtenir une vue d’ensemble complète du paysage des risques.

2. Workflows structurés

OTRS donne la possibilité de définir des workflows structurés pour le traitement des risques, assurant ainsi une gestion cohérente et efficace.

3. Rapports et analyses

Des rapports personnalisés et des tableaux de bord permettent d’identifier les tendances et d’orienter les décisions sur la base d’analyses approfondies.

4. Intégration avec d’autres processus ITSM

OTRS s’intègre parfaitement à d’autres processus ITSM tels que la gestion des incidents et des changements, garantissant ainsi une approche globale de la gestion des risques.

Conclusion : La gestion des risques, un processus clé

Une gestion efficace des risques est essentielle à la réussite et à la pérennité d’une organisation. En mettant en place un processus structuré de gestion des risques et en s’appuyant sur des solutions logicielles adaptées comme OTRS, les organisations peuvent identifier, évaluer et traiter leurs risques de manière proactive.

Grâce à OTRS, les entreprises peuvent gérer les risques avec efficacité et ainsi renforcer leur compétitivité et leur résilience.

 

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ITSM vs ITIL : quelles différences entre la pratique et le cadre de référence ? https://otrs.com/fr/blog/itsm/itsm-vs-itil/ Thu, 24 Jul 2025 14:45:24 +0000 https://otrs.com/?p=215727

ITSM vs ITIL : quelles différences entre la pratique et le cadre de référence ?

ITSM vs ITIL : quelles différences entre la pratique et le cadre de référence ?

TSM signifie gestion des services informatiques. Ce terme est souvent confondu avec ITIL (Information Technology Infrastructure Library). S’ils présentent de nombreux points communs, il est pourtant essentiel de bien les distinguer. Cet article explique comment ces deux notions sont liées et comment les utiliser au mieux.

Qu’est-ce que l’ITIL ?

ITIL® est un ensemble de bonnes pratiques en matière de gestion des services informatiques. Il s’agit d’un cadre de référence proposant une série de processus conçus pour permettre une gestion efficace des services IT.

Ses principaux objectifs sont la gestion efficiente des services informatiques ainsi que l’amélioration du support IT et de la gestion des niveaux de service. Grâce à ITIL, les entreprises peuvent mieux planifier et déployer leurs services, tout en garantissant un haut niveau de qualité et en maîtrisant les coûts de gestion des services.

Il existe d’autres cadres de référence que l’ITIL, bien que moins répandus, tels que COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) ou CMMI (Capability Maturity Model Integration).

(Remarque : ITIL® est une marque déposée d’Axelos Limited, qui fournit la version la plus récente du cadre et les certifications associées.)

Qu’est-ce que l’ITSM?

L’ITSM vise à aider les équipes IT à fournir des services informatiques efficaces et satisfaisants. Il ne s’agit pas seulement d’assurer le bon fonctionnement de l’infrastructure, mais aussi d’optimiser la création de valeur métier.

L’ITSM place le service au centre des préoccupations. Il cherche à répondre au mieux aux besoins des utilisateurs et des clients, à l’aide de processus définis. Il vise à résoudre les incidents, améliorer continuellement les services informatiques et les adapter aux nouvelles exigences.

L’ITSM aligne les services informatiques sur les objectifs et besoins de l’entreprise. Il permet également d’identifier les risques pouvant affecter la fourniture de services.

Parmi les processus ITSM les plus importants :

Les différences entre ITIL et ITSM

Bien qu’ils soient souvent confondus, l’ITSM et l’ITIL présentent des différences notables.

L’ITSM englobe l’ensemble des processus et des activités liés à la fourniture de services informatiques. Il concerne la gestion globale de toutes les opérations relatives aux services IT. Son périmètre est donc beaucoup plus large.

L’ITIL, quant à lui, est un cadre de référence. Il vise à rendre ces services plus performants et plus efficaces, en s’appuyant sur des bonnes pratiques reconnues comme standard de qualité.

En résumé : l’ITSM représente le « quoi », tandis que l’ITIL incarne le « comment » de l’ITSM. Là où l’ITSM décrit ce qui est concrètement mis en œuvre, l’ITIL explique comment cela devrait idéalement être réalisé.

Par ailleurs, l’ITIL adopte une approche plus centrée sur le client, alors que l’ITSM se concentre davantage sur le fournisseur de services. Cela s’explique par la vocation d’ITIL à améliorer la qualité des services, tandis que l’ITSM cherche avant tout à aligner les services informatiques sur les objectifs et besoins de l’entreprise.

Conclusion : L’ITSM constitue une approche globale de la gestion des services IT, intégrant les outils, les équipes et les processus. L’ITIL fournit des recommandations concrètes pour mettre en œuvre efficacement cette approche.

Les similitudes entre ITSM et ITIL

ITSM et ITIL soutiennent tous deux une approche structurée de la fourniture des services informatiques. Bien qu’ils ne soient pas identiques, les deux concepts sont souvent étroitement liés – à juste titre, car leur combinaison permet d’obtenir les meilleurs résultats. En effet, ITIL est considéré comme le chemin vers le succès dans la mise en œuvre de l’ITSM.

  • Objectifs : Tous deux visent à améliorer les services IT et à accroître la satisfaction des utilisateurs.
  • Processus : Ils reposent sur des processus clairement définis, tels que la gestion des incidents et des problèmes.
  • Orientation service : L’un comme l’autre se concentrent sur les services fournis, et non sur l’infrastructure technique en tant que telle.
  • Amélioration continue : L’amélioration continue des services est un principe fondamental partagé par ITSM et ITIL.
  • Mesurabilité : Les deux utilisent des indicateurs de performance (KPI) et des référentiels de qualité pour évaluer les services rendus.

Autres points de convergence :

  • Ils permettent tous deux de fournir de bons services IT : l’ITSM met davantage l’accent sur les objectifs de l’entreprise, tandis qu’ITIL se concentre un peu plus sur l’expérience client. Néanmoins, les deux considèrent l’IT comme un service destiné à l’utilisateur final.
  • Ils fonctionnent ensemble : ITIL soutient clairement l’ITSM. En pratique, une gestion efficace des services IT repose largement sur ITIL, qui s’impose comme le standard de référence.

Les processus sont similaires : l’’ITSM se concentre davantage sur les objectifs à atteindre, tandis qu’ITIL décrit en détail les procédures nécessaires pour y parvenir.

Réflexion stratégique : ITSM ou ITIL ?

ITSM et ITIL fonctionnent en synergie. Bien qu’il existe plusieurs autres cadres de référence, ITIL reste la norme la plus souvent associée à l’ITSM.

Par exemple, lors du déploiement d’une démarche ITSM, ITIL fournit des repères essentiels. Avec le temps, chaque entreprise développe ses propres processus en s’appuyant sur ITIL.

Les décideurs peuvent alors se poser la question : sur lequel de ces deux piliers concentrer leurs efforts ?

Tout dépend des priorités : le « quoi » (ITSM) ou le « comment » (ITIL). Chaque organisation doit choisir l’approche la plus adaptée à ses objectifs et à ses contraintes.

Raisons de se concentrer sur l’ITIL

De nombreux professionnels considèrent ITIL comme le cadre de référence le plus important, voire comme le standard, en matière de gestion des services informatiques (ITSM). Bien que les bonnes pratiques décrites dans ITIL ne soient pas obligatoires, elles constituent des recommandations solides et largement reconnues pour élaborer une stratégie de services efficace.

Voici plusieurs raisons convaincantes de privilégier ITIL dans une démarche ITSM :

  1. Un point de départ structuré pour l’ITSM : lorsqu’une entreprise débute dans la gestion des services IT, ITIL lui fournit une base méthodologique claire. En suivant ses bonnes pratiques, elle bénéficie d’une structure éprouvée pour organiser ses services informatiques
  2. Un accent fort sur la qualité des services : ITIL met l’accent sur l’amélioration continue de la qualité des services IT. Cela se traduit par une satisfaction client accrue, une meilleure fidélisation et, à terme, une contribution directe à la rentabilité de l’entreprise.
  3. Une culture d’amélioration continue : l’un des principes fondamentaux d’ITIL est l’amélioration continue. Cela permet aux entreprises de rester agiles, de s’adapter rapidement aux évolutions du marché et de faire évoluer leurs services en fonction des besoins futurs
  4. Des processus standardisés et réutilisables : ITIL propose des processus et des workflows standardisés que les entreprises peuvent appliquer, adapter et réutiliser. Cela permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d’augmenter la productivité globale.
  5. Une approche pragmatique – on ne repart pas de zéro : dopter ITIL ne signifie pas tout réinventer. Le cadre conserve ce qui fonctionne déjà bien dans l’organisation et n’apporte des changements que là où cela est nécessaire. C’est une approche évolutive, pragmatique et respectueuse des acquis.

Pourquoi privilégier l’ITSM ?

L’ITSM est une pratique vécue, concrètement adaptée aux spécificités de chaque entreprise. À l’inverse, l’ITIL reste plus théorique et, pris isolément, n’apporte pas de valeur ajoutée immédiate.

Bien que l’ITIL soit important, l’essentiel réside dans la manière dont l’ITSM est mis en œuvre, car c’est cela qui permet de concrétiser les améliorations sur le terrain.

Voici plusieurs arguments en faveur d’un focus prioritaire sur l’ITSM plutôt que sur l’ITIL :

  1. L’ITSM est une approche plus flexible que l’ITIL. Elle s’adapte aisément aux exigences très diverses des organisations.
  2. Même si l’ITIL est devenu un standard de facto, de nombreux autres cadres ITSM existent. Se concentrer sur l’ITSM permet un travail interméthodes, où les équipes peuvent combiner le meilleur de plusieurs frameworks.
  3. L’enjeu central reste le métier. L’ITSM met l’accent sur les objectifs business. Une démarche ITSM efficace aligne les services IT sur les finalités stratégiques de l’entreprise.
  4. Il est souvent plus pertinent d’optimiser quelques processus ciblés, plutôt que de vouloir tout transformer en même temps. L’ITSM offre cette possibilité de se concentrer sur l’essentiel et son application concrète.
  5. Les petites équipes, notamment, trouveront dans l’ITSM une approche plus accessible et pragmatique. Elle leur permet d’organiser leur quotidien de manière souple, selon leurs propres capacités.

Conclusion : ITSM et ITIL, une combinaison puissante

Idéalement, ITSM et ITIL fonctionnent ensemble comme une combinaison puissante et complémentaire. Toute organisation qui met en œuvre une démarche ITSM devrait s’appuyer sur les lignes directrices d’ITIL. Inversement, ITIL suppose une compréhension claire des principes de l’ITSM.

La seule véritable question est donc : où concentrer les efforts ? La réponse dépend des objectifs spécifiques de l’entreprise et des domaines d’amélioration identifiés. Il n’existe pas de solution universelle : chaque organisation doit adapter son approche en fonction de sa maturité, de ses priorités et de son contexte opérationnel.

  • ITIL, en tant que guide de bonnes pratiques, offre une orientation structurée et éprouvée.
  • ITSM, plus souple, met davantage l’accent sur les aspects métier et l’alignement stratégique des services IT.

Résumé

ITSM et ITIL sont deux piliers essentiels pour gérer efficacement les services informatiques au sein des organisations. Pour les utilisateurs, il est crucial de comprendre leurs différences afin de tirer pleinement parti de chacun.

  • ITSM définit les objectifs à atteindre et les met en œuvre dans la pratique.
  • ITIL fournit la méthodologie pour y parvenir de manière structurée et efficace.

Tous deux visent à améliorer la qualité des services IT et à accroître la satisfaction des utilisateurs. Ils reposent sur des processus clairement définis et orientés vers la performance.

Les entreprises doivent se poser une question clé : Comment combiner au mieux ITSM et ITIL dans leur propre contexte ? Chaque organisation doit évaluer ses besoins, ses priorités et ses ressources pour choisir l’approche la plus adaptée. Mais quelle que soit la voie choisie, l’objectif reste le même : offrir un ITSM de qualité.

Découvrez comment la solution ITSM d’OTRS peut vous aider à structurer et mettre en œuvre efficacement ces démarches.

 

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10 bonnes pratiques pour un support IT efficace https://otrs.com/fr/blog/bonnes-pratiques/10-bonnes-pratiques-pour-un-support-it-efficace/ Thu, 17 Jul 2025 14:38:12 +0000 https://otrs.com/?p=215716

10 bonnes pratiques pour un support IT efficace

10 bonnes pratiques pour un support IT efficace
ITSM Best Practices

Un support IT efficace est important pour le bon fonctionnement d’un système IT moderne. C’est également un élément clé de la gestion des services informatiques. Il assure le bon fonctionnement des opérations, réduit les interruptions et améliore la satisfaction des utilisateurs. À une époque où les technologies évoluent rapidement et où les utilisateurs des services de haute qualité, il est essentiel de mettre en œuvre les bonnes stratégies.

Voici 10 bonnes pratiques pour un support IT. Ces recommandations montrent comment les équipes informatiques ou les centres de services peuvent améliorer leurs opérations. Elles permettent de réduire la charge de travail du personnel et d’augmenter la qualité des services proposés à long terme.

Définir des accords de niveau de service (SLA) clairs

Un centre de support doit bien connaître son rôle et ses tâches et savoir ce qui ne relève pas de sa mission. La définition précise des services offerts évite les malentendus, favorise l’efficacité et simplifie la priorisation des tickets. Cela inclut également la catégorisation des services (matériel, logiciel, gestion des utilisateurs) et l’instauration d’une structure claire d’escalade. Une vue d’ensemble structurée des services, idéalement présentée dans un catalogue de services IT, garantit que toutes les parties prenantes partagent les mêmes attentes.

Les accords de niveau de service (SLA) fournissent un cadre obligatoire et définissent le périmètre des prestations, tant pour le support IT que pour les utilisateurs. Un SLA solide précise :

  • Quelles prestations sont incluses
  • Les délais de réponse attendus
  • La gestion des escalades
  • La disponibilité des systèmes

Un SLA bien défini assure la transparence, renforce la confiance envers le support et facilite la priorisation des tickets. Il est important de réévaluer régulièrement les SLA pour les adapter aux exigences changeantes. Grâce à des outils efficaces de gestion des niveaux de service, les équipes alignent leurs performances sur les objectifs métier.

Utiliser un système de ticket centralisé

Un système de ticketing constitue souvent le cœur du support IT. Mais tous les systèmes ne répondent pas aux besoins d’un centre de services moderne. Des processus bien conçus, un accès fluide aux données pertinentes et une gestion efficiente des tickets sont essentiels. Parmi les points à considérer :

  • Qui est responsable de quels tickets ?
  • Les tickets sont-ils catégorisés et priorisés selon l’urgence ?
  • Des workflows automatisés sont-ils mis en place ?
  • Les outils permettent-ils d’extraire des données d’infrastructure pour un support plus rapide ?
  • Comment la documentation est-elle gérée ?

Grâce à des workflows clairs, des champs de saisie standardisés et un suivi transparent du statut, les ressources peuvent être mieux allouées. En parallèle, les utilisateurs bénéficient d’un processus de support homogène.

Un bon système de tickets offre :

  • Une documentation complète de chaque incident
  • Une affectation automatique des tickets selon leur priorité ou le service concerné
  • Une communication transparente avec les utilisateurs.

Les outils de reporting intégrés permettent une analyse continue de la qualité du service. Ils aident à identifier les goulots d’étranglement et les axes d’amélioration. Les solutions modernes s’intègrent aussi à des plateformes comme l’e-mail, le chat ou d’autres outils ITSM.

Découvrez comment améliorer l’efficacité de votre support IT grâce la solution ITSM D’OTRS

Se contenter d’enregistrer un problème et de transférer le ticket ne suffit pas. L’objectif doit être de résoudre le plus grand nombre de demandes dès le premier contact.

Cela requiert une expertise technique, une capacité d’analyse rapide et un bon jugement. Des guides de diagnostic standardisés, l’accès aux données de configuration et une collaboration étroite avec les services spécialisés sont des atouts.

La communication doit être orientée vers la solution : proactive, pragmatique et fiable.

Résoudre les problèmes dès le premier contact améliore l’expérience client et allège le support de deuxième niveau. Il existe un lien direct entre le temps de résolution et la satisfaction des utilisateurs.

Améliorer le FCR passe par :

  • La formation du personnel IT sur les problèmes courants
  • La création d’une base de connaissances interne riche
  • L’utilisation des modèles et outils d’aide à la décision pour les questions fréquentes.

Le suivi régulier du FCR permet de mesurer les progrès et d’adapter les processus en conséquence.

Mettre en place une gestion des connaissances

Pour de nombreux centres de support IT, la documentation est une corvée. Pourtant, elle constitue un facteur clé de réussite. Une bonne gestion des connaissances réduit les demandes répétées et sert de référence à l’équipe.

Il ne s’agit pas uniquement de noter des commentaires dans les tickets. Il faut constituer une base centralisée regroupant les problèmes récurrents et les solutions connues.

Une base de connaissances bien structurée permet de :

  • Gagner du temps
  • Réduire les erreurs
  • Capitaliser sur l’expertise collective.

Elle doit contenir des guides de dépannage, des FAQ, et être régulièrement mise à jour.

Les outils doivent proposer un système de versionnage et de recherche efficace. Chaque membre de l’équipe doit contribuer activement. Une version publique pour les utilisateurs favorise l’auto-assistance et réduit le volume des tickets.

Mettre en place des systèmes de surveillance proactive

La surveillance du système ne doit pas être limitée à l’équipe infrastructure. Si le service desk dispose de données en temps réel, il peut détecter les incidents plus rapidement.

Idéalement, certaines alertes déclenchent automatiquement la création de tickets. Cela permet d’adopter une approche proactive : intervenir avant même que les utilisateurs ne signalent les dysfonctionnements.

Un centre de support efficace ne se contente pas de réagir. Il anticipe. Les outils de surveillance doivent permettre :

  • Le suivi de la charge et de la disponibilité des systèmes
  • La définition de seuils et le déclenchement d’alertes
  • La génération automatique de tickets selon des conditions définies.

Ainsi, le service desk peut intervenir en amont, renforçant la fiabilité des systèmes et la confiance des utilisateurs.

Former et développer en continu l’équipe

La qualité du support dépend largement de l’expertise et de la motivation des collaborateurs qui le compose. La direction doit accorder une attention particulière à la formation, sans négliger d’autres formats comme les retours d’expérience, le mentorat ou des sessions approfondies sur des sujets spécifiques. Les compétences relationnelles, telles que la résilience au stress et la communication claire, méritent également une attention dédiée.

Les compétences des équipes du support doivent évoluer avec les exigences techniques et organisationnelles.

Les bonnes pratiques incluent :

  • Des formations régulières et des certifications
  • Une collaboration inter-équipes (ex. : DevOps ou infrastructure)
  • Des simulations ou jeux de rôles pour les scénarios critiques.

Une équipe bien formée et motivée offre un support plus rapide, plus précis et donc, plus efficace. Elle contribue directement à améliorer la qualité perçue du service.

Proposer des portails self-service et des chatbots

Le self-service peut considérablement alléger la charge du support, à condition d’être bien pensée. Des processus tels que la réinitialisation de mots de passe, les demandes logicielles ou le suivi de tickets doivent être intuitifs et accessibles, quel que soit le canal utilisé. Le portail de service devient aussi un point de contact utile en dehors des heures d’ouverture du support.

Point crucial : le self-service doit offrir la même qualité que le support direct. L’offre doit être optimisée en fonction des retours utilisateurs et des données d’usage.

Une auto-assistance efficace repose sur :

  • Des portails intuitifs avec FAQ, guides et formulaires
  • Des chatbots capables de gérer des demandes simples de façon autonome
  • Une bonne intégration avec la base de connaissances.

Ces outils doivent être mis à jour régulièrement pour rester pertinents et fonctionnels.

 

Renforcer l’approche centrée utilisateur et la communication

La satisfaction des utilisateurs n’est pas une notion floue : elle est mesurable. Quelques méthodes utiles pour la mesurer :

  • Envoyer un court sondage après résolution du ticket
  • Organiser des échanges réguliers avec des utilisateurs référents
  • Intégrer un canal de feedback dans les portails self-service.

Une fois recueilli, le feedback doit être pris au sérieux. Les retours doivent conduire à des actions concrètes visant à améliorer les processus. Communiquer de manière transparente sur les changements réalisés à la suite des retours renforce aussi la confiance.

Le support IT doit être perçu comme un véritable partenaire de service, capable de résoudre les problèmes, mais aussi de créer de la valeur.

Les piliers de cette approche sont :

  • Une communication claire, sans jargon — surtout pour les utilisateurs non techniques.
  • Des échanges bienveillants, orientés solution
  • Des mécanismes structurés de recueil et d’analyse des retours.

L’objectif est d’améliorer en continu les services tout en renforçant l’engagement des utilisateurs.

Utiliser intelligemment l’intelligence artificielle

L’IA peut considérablement réduire la charge du support. Des systèmes intelligents peuvent identifier des schémas dans les tickets, classer automatiquement les demandes par priorité, ou suggérer des solutions tirées de la base de connaissances. Des chatbots dotés de compréhension du langage naturel (NLP) peuvent répondre à des questions standardisées de manière rapide et précise.

L’enjeu consiste à définir clairement les rôles respectifs de l’IA et de l’humain.

Exemples d’usages pertinents :

  • Classification automatique des tickets
  • Chatbots contextuels intégrés au portail
  • Prévision de la charge support sur la base des historiques.

La réussite passe par un juste équilibre entre automatisation et interactions humaines. Les déploiements doivent être planifiés, testés à petite échelle, et accompagnés d’alternatives humaines pour garantir l’adhésion.

Tirer parti des KPIs et du feedback utilisateur

Un support IT moderne ne se pilote pas sans stratégies. Il repose sur des données concrètes. Les indicateurs clés de performance (KPIs) fournissent des mesures objectives. Parmi les plus utilisés :

  • Taux de résolution au premier contact (FCR)
  • Temps moyen de résolution (MTTR)
  • Nombre de tickets récurrents. Satisfaction utilisateur.

Les données ne sont utiles que si elles guident l’action. Les équipes doivent non seulement collecter les indicateurs, mais aussi les interpréter et les utiliser pour ajuster leurs pratiques. Une gestion pilotée par les KPIs inclut :

  • Des tableaux de bord clairs, actualisés en continu
  • Des revues régulières des performances
  • Des objectifs d’amélioration continue alignés avec les enjeux métiers.

Conclusion 

Un centre de support informatique moderne est bien plus qu’un simple service d’assistance. C’est un partenaire stratégique et un moteur d’innovation. Mettre en place des bonnes pratiques pour le service desk permet de concevoir des processus plus efficaces, intuitifs et durables. L’automatisation, la gestion des connaissances et l’IA permettent non seulement de gagner en efficacité, mais aussi d’améliorer la qualité du service rendu.

Mais l’humain reste au cœur de l’équation pour aider les équipes de support ou les utilisateurs finaux. C’est dans l’équilibre entre technologie et relationnel que réside la clé du succès durable du support informatique.

Découvrer comment transformer votre service desk avec OTRS

 

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((OTRS)) Community Edition: pourquoi passer à la version managée OTRS est une bonne décision https://otrs.com/fr/blog/otrs-community-edition/otrs-community-edition-passer-a-la-version-managee-otrs/ Thu, 10 Jul 2025 14:40:35 +0000 https://otrs.com/?p=215720

((OTRS)) Community Edition: pourquoi passer à la version managée OTRS est une bonne décision

((OTRS)) Community Edition: pourquoi passer à la version managée OTRS est une bonne décision
La ((OTRS)) Community Edition est un système de gestion de tickets. Cependant, elle présente des inconvénients majeurs par rapport au système géré appelé OTRS. Plus précisément, la ((OTRS)) Community Edition :
  • Risques de sécurité accrus
  • Maintenance interne chronophage
  • Absence de support officiel.
De plus, de nombreux utilisateurs de la communauté ne connaissent pas les fonctionnalités de la version actuelle d’OTRS. Par exemple, OTRS permet aux équipes travailler avec plus de rapidité et d’efficacité grâce à son interface agent moderne, ses options de personnalisation et son large éventail de fonctionnalités. Cet article fait le point en comparant brièvement les deux versions et montre comment la version managée améliore l’efficacité, la productivité et la tranquillité d’esprit des équipes.

Qu’est-ce que ((OTRS)) Community Edition?

((OTRS)) Community Edition est un système de gestion de tickets et de helpdesk open source, dérivé de la version OTRS actuelle. Toute entreprise disposant des ressources internes nécessaires pour l’installer, la personnaliser et la maintenir peut l’utiliser librement.

Cependant, la Community Edition n’est plus maintenue par OTRS Group. Cela signifie qu’il n’y a plus de mises à jour ni de correctifs de sécurité. Il n’y a également plus de documentation ni de support disponibles.

Qu’est-ce qu’OTRS?

OTRS est une solution professionnelle de gestion de services avec des fonctions étendues, un support complet et des mises à jour régulières. La solution intègre notamment :

Les entreprises bénéficient de l’expertise d’une équipe de développeurs, consultants, formateurs et support. La solution s’intègre parfaitement dans les systèmes existants, assurant un service clair, efficace et organisé.

Pourquoi les utilisateurs migrent vers OTRS

Il existe de nombreuses raisons de migrer. Les avantages de la version managée d’OTRS sont particulièrement visibles à l’usage.

Améliorer l’expérience utilisateur et client

Interface moderne et personnalisable pour les agents et portail client intuitif.
OTRS 8 Modern Interface

Réduire la dépendance aux ressources internes

Utiliser la version open source d’OTRS nécessite des ressources internes pour la maintenance et l’exploitation, souvent dépendantes de compétences individuelles. Si la personne clé quitte l’entreprise, l’activité peut être bloquée.

Avec la Community Edition, les équipes dépendent des forums pour résoudre les problèmes urgents. Travailler avec l’éditeur garantit que le savoir-faire reste disponible pour accompagner l’activité.

Gérer la conformité en toute sérénité

Les entreprises soumises à des exigences de conformité (ex. RGPD) trouvent dans OTRS un partenaire fiable.

OTRS Group garantit également la conformité des datacenters, au RGPD et à d’autres réglementations majeures.

Autres problèmes résolus en migrant vers OTRS

Voici les raisons pour migrer :

  • Sécurité : la version managée reçoit des correctifs réguliers, contrairement à la Community Edition.
  • Fonctions ITSM : OTRS géré intègre des processus ITIL® prêts à l’emploi pour gérer problèmes, incidents et défauts. La CMDB, l’automatisation des processus et la gestion des SLA sont entièrement développées.
  • Évolutivité : gestion fluide de gros volumes de tickets, personnalisation facile des champs et processus.
  • Interface intuitif : OTRS offre de meilleures options de connexion à des systèmes externes et une compatibilité avec les outils modernes de reporting et les solutions MDM.
  • Audit de conformité facilité : la version managée propose des fonctions intégrées pour la traçabilité, la documentation et les audits

Investir dans la performance, le support et l’évolutivité

Un autre avantage majeur est le rapport qualité-prix d’OTRS. Grâce à un modèle de licence équitable dit « agents simultanés », les équipes maîtrisent leurs coûts, même en cas d’utilisation fréquente : on ne paie que pour les agents connectés en même temps, pas pour chaque utilisateur.

De plus, le retour sur investissement est beaucoup plus rapide que pour d’autres solutions de gestion de services, grâce à un service compétent, des processus prédéfinis et plus de 2 500 options de configuration déployables par des experts.

Une migration simple

La migration de la ((OTRS)) Community Edition vers la version gérée d’OTRS ne nécessite que quelques étapes, souvent plus simples et rapides qu’on ne le pense. Le transfert des données et des droits permet également de gagner du temps.

Comment se déroule la migration ?

La migration vers OTRS géré prend généralement quelques jours, selon l’option choisie :

Option A : Migration sur site (On-Premise)

  • Mise à niveau de l’installation existante
  • Durée : 2 à 3 jours
  • Test de migration recommandé
  • Prévoir une interruption de service
Option B : Migration vers OTRS managé (SaaS)
  • Passage à la version hébergée par OTRS
  • Transfert des données pris en charge
  • Durée : 1 à 2 jours
  • Test de migration inclus
  • Adaptation des interfaces possible
Option C : Nouvelle instance OTRS
  • Création d’un environnement neuf
  • Transfert des tickets par les consultants
  • Durée : 4 à 6 jours
  • Aucune interruption nécessaire
Option D : Scénario de solution OTRS
  • Choix parmi des solutions préconfigurées selon les besoins métier
  • Déploiement standardisé
  • Durée : 2 jours
  • Sans interruption

Conclusion: pourquoi choisir la version managée d’OTR

((OTRS)) Community Edition constitue une base solide, mais il faut en connaître les limites, notamment en matière de sécurité. Pour un usage occasionnel et sans souci de sécurité, la Community Edition peut suffire.

Cependant, la version gérée apporte de nombreuses fonctionnalités supplémentaires qui améliorent considérablement la performance et la productivité. L’interface moderne offre une meilleure vue d’ensemble ; l’automatisation et les processus prédéfinis facilitent la vie et améliorent les résultats.

En règle générale, les grandes organisations devraient opter pour OTRS. Les petites équipes en tirent également profit grâce à la maintenance, au support et à la sécurité. Les modèles tarifaires flexible et le retour sur investissement élevé permettent de migrer sans hésiter.

FAQ

1. Quelles sont les exigences pour migrer mon système actuel ?

Votre système doit être basé sur une version supportée de la ((OTRS)) Community Edition. Si besoin, une analyse préalable sera réalisée pour déterminer la procédure de migration.

2. Comment se déroule la migration des données ? Transférez-vous toutes les données (tickets, utilisateurs, historiques, pièces jointes, etc.) ?

Oui, toutes les données pertinentes sont transférées, y compris les utilisateurs, tickets, pièces jointes et historiques. Les experts le confirmeront en amont.

3. Peut-on conserver les interfaces avec des systèmes tiers ?

Dans la plupart des cas, l’équipe peut transférer les interfaces après vérification et adaptation si nécessaire. Consultez un expert pour les détails.

4. Qui assure la maintenance et la supervision après la migration ?

OTRS prend en charge toute la supervision, la maintenance et les mises à jour, y compris les mises à jour de sécurité et de fonctionnalités.

5. Quelles fonctions supplémentaires la version gérée d’OTRS propose-t-elle par rapport à Community Edition ?

Vous bénéficiez de :

  • L’automatisation
  • La gestion des processus
  • Champs dynamiques
  • La gestion des SLA
  • Rapports

Tous les correctifs de sécurité depuis 2021

6. Quels sont les coûts du passage à la version gérée ?

Les coûts dépendent du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités souhaitées. Un devis personnalisé peut être fourni.

7. Y a-t-il une phase de test ou pilote avant la mise en production ?

Oui, une plateforme de test intégrant vos données peut être mise à disposition pour valider toutes les fonctionnalités avant le lancement.

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Rapport ITSM Gartner, Outils ITSM 2025 https://otrs.com/fr/blog/itsm/rapport-itsm-gartner-outils-itsm-2025/ https://otrs.com/fr/blog/itsm/rapport-itsm-gartner-outils-itsm-2025/#respond Thu, 03 Jul 2025 14:42:51 +0000 https://otrs.com/?p=215722

Rapport ITSM Gartner, Outils ITSM 2025

Rapport ITSM Gartner, Outils ITSM 2025

Le rapport Gartner® ITSM est un guide de référence publié pour les responsables IT. Il leur permet de rester informés sur les plateformes ITSM. Ce rapport met en lumière les solutions les plus à même d’aider les entreprises à atteindre leurs objectifs. Le Gartner Market Guide 2025 des plateformes ITSM propose une analyse détaillée de plusieurs plateformes de gestion des services parmi les principaux acteurs du secteur.

Jetons un œil aux informations clés que contient ce rapport. Nous verrons également si les leaders du marché sont adaptés aux besoins des équipes ITSM de taille moyenne.

3 points clés du rapport ITSM de Gartner

Lorsqu’ils recherchent un outil, les décideurs IT tiennent compte des objectifs stratégiques à court terme (1 à 2 ans). Mais ils doivent aussi penser à la pérennité de leur choix. Ils évaluent la scalabilité, l’évolution des processus, voire l’adaptabilité à l’échelle de l’entreprise.

Ainsi, il est important d’anticiper les tendances et d’observer comment les fournisseurs ITSM y répondent avec leurs solutions. Le Gartner Market Guide ITSM met en évidence trois grandes tendances :

L’intelligence artificielle (IA)

L’IA appliquée à l’ITSM permet d’accélérer les opérations et d’améliorer l’expérience utilisateur. Les éditeurs explorent de nouvelles façons d’intégrer l’IA à leurs outils, notamment pour gérer des tickets, créer du contenu ou proposer des chatbots conversationnels.

L’Enterprise Service Management (ESM)

L’ESM consiste à appliquer les principes de la gestion des services à d’autres services de l’entreprise. Des équipes telles que les RH ou les services généraux s’appuient alors sur des outils ITSM pour offrir leurs services de manière plus structurée grâce à des portails de services, des bases de connaissances, des rapports en temps réel ou la gestion des tickets.

Automatisation

L’automatisation des tâches répétitives permet de réduire les temps de réponse et d’optimiser l’expérience utilisateur. Les plateformes dotées de gestionnaires de processus avancés aident les équipes I&O à atteindre ces objectifs.

 

De nombreux outils ITSM ne répondent pas aux attentes des entreprises de taille intermédiaire

Même s’il est essentiel de suivre les tendances, les entreprises de taille intermédiaire doivent concilier innovations et pragmatisme. Trop souvent, elles investissent dans des solutions surdimensionnées, coûteuses et sous-exploitées. Voici quelques points de vigilance pour ces décideurs :

De grosses ambitions mais un budget limité

Les solutions conçues pour les grandes entreprises sont souvent coûteuses et peu adaptées aux contraintes budgétaires. Des fournisseurs moins connus, parfois absents du guide Gartner, proposent pourtant des outils de qualité, avec par exemple une tarification à l’utilisateur simultané, plus économique.

Une approche trop lourde : manque de temps et de compétences

Les solutions pensées pour les grands groupes demandent beaucoup de configuration, des intégrations complexes et une administration constante. Cela entraîne des besoins en personnel ou en services coûteux. Pour le mid-market, mieux vaut une solution avec :

  • Des options managées (mises à jour, sécurité, patching gérés par le fournisseur)
  • Des fonctionnalités adaptées aux besoins prioritaires (par ex. incident management)
  • Des workflows préconfigurés, que l’on peut personnaliser progressivement

Des déploiements trop lents

Les structures de taille intermédiaire ne peuvent pas attendre un an pour déployer une solution ITSM. Elles ont besoin de rapidité et de flexibilité. Lors des échanges avec les éditeurs, il est important de demander :

  • La durée type d’un onboarding chez des entreprises similaires
  • Le temps nécessaire pour être pleinement opérationnel

Évaluer les outils ITSM au-delà du Gartner Market Guide

Gartner recense des centaines de solutions ITSM dans son rapport, mais seulement 20 apparaissent dans le guide. Cette sélection n’implique pas que les autres soient inadaptées. C’est une bonne nouvelle pour les acheteurs du mid-market : d’autres solutions existent en dehors des leaders habituels.

Au-delà des fonctionnalités de base, il est important d’adopter une approche globale.

Coût total de possession (TCO)

Le coût total ne se limite pas à la licence. Il faut prendre en compte :

  • Les modules et extensions
  • Les frais liés à l’usage (messagerie, médias sociaux…)
  • L’hébergement
  • L’évolution des coûts avec la montée en charge
  • L’assistance, les services et la personnalisation
  • La migration des données
  • La formation et l’onboarding des utilisateurs

Flexibilitéet intégration

La flexibilité est un critère essentiel. Il ne s’agit pas seulement de couvrir les besoins actuels, mais aussi d’anticiper ceux de demain pour choisir une solution évolutive. Ce qu’il faut évaluer :

  • Adaptation des workflows : est-ce facile ? Faut-il des développements spécifiques ? L’outil est-il low-code/no-code pour une gestion interne aisée ?
  • Paiement à l’usage : devez-vous tout payer dès le départ ? Demandez si certains modules (ex : RH) peuvent être ajoutés plus tard.
  • Autonomie : pouvez-vous facilement modifier la solution en interne ? Par exemple, pouvez-vous actualiser le portail de services et l’administrer vous-même ?

Support et services

Si vous envisagez d’assurer l’administration en interne, il faut compter sur un support expert. Les experts doivent pouvoir vous accompagner en cas de besoin. La formation et le service client doivent être prioritaires lors de la sélection du fournisseur. Renseignez-vous sur :

  • Les SLA : pouvez-vous joindre quelqu’un rapidement pour garantir la continuité d’activité ? Support 24/7 ? Équipes locales ?
  • Les canaux de support : existe-t-il des processus spécifiques ? Un Customer Success Manager dédié ?
  • L’onboarding : le processus est-il clair ? Savez-vous à quoi vous attendre pour la configuration, l’intégration et la formation ? Des procédures sont-elles prévues pour accélérer le déploiement ?

Conclusion 

OTRS est une solution ITSM flexible, à considérer pour le mid-market. Elle intègre les bonnes pratiques ITSM et propose plus de 17 processus préconfigurés. Parmi ses atouts : 

  • Gestion des demandes / tickets 
  • Gestion des actifs et CMDB 
  • Reporting et analyses 
  • Base de connaissances 
  • Portail personnalisable 
  • Gestionnaire de processus intuitif 

Ajoutez OTRS à votre liste de solutions à envisager. En tant qu’acheteur du mid-market, sachez que des alternatives existent — puissantes, accessibles, efficaces. 

Prenez le temps de lire le Gartner Market Guide. Il vous donnera une perspective sur les tendances du marché et sur ce que l’avenir de l’ITSM peut apporter à ton organisation, quelle que soit sa taille.  

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Tendances 2025 de la cybersécurité : 5 priorités pour les décideurs et les équipes sécurité https://otrs.com/fr/blog/securite-et-conformite/tendances-2025-de-la-securite-informatique/ Thu, 03 Jul 2025 14:35:36 +0000 https://otrs.com/?p=215714

Tendances 2025 de la cybersécurité : 5 priorités pour les décideurs et les équipes sécurité

Tendances 2025 de la cybersécurité : 5 priorités pour les décideurs et les équipes sécurité

Les résultats de l’enquête « OTRS Spotlight: Corporate Security 2024 » révèlent un changement majeur dans la manière dont les entreprises abordent la cybersécurité. Celle-ci devient progressivement un enjeu stratégique. Les entreprises prennent conscience de l’évolution des menaces et réévaluent leurs priorités, leurs structures internes et leurs investissements.

En 2025, la sécurité informatique n’est plus seulement une préoccupation technique. C’est un élément crucial qui montre la résilience et le leadership d’une organisation. Voici les points les plus pertinents issus de l’enquête et ce qu’ils signifient pour votre organisation.

La cybersécurité devient une priorité pour les dirigeant

Les résultats de l’enquête montrent que la sécurité informatique a gagné en visibilité au plus haut niveau des organisations.

Le financement de la cybersécurité bénéficie d’un soutien croissant : 20 % de répondants supplémentaires s’en déclarent satisfaits par rapport à 2023. Cela témoigne d’une reconnaissance croissante de la cybersécurité comme enjeu stratégique et non plus seulement technique.

Pourquoi c’est important :

  • Décisions plus rapides
  • Budgets plus adaptés
  • Alignement entre sécurité et objectifs business

La cybersécurité entre désormais dans les réflexions liées à :

  • l’expansion vers de nouveaux marchés
  • la création de services numériques
  • les relations avec les partenaires

Les incidents sont des éléments qui poussent à l’action

L’incident CrowdStrike a été un électrochoc. 93 % des entreprises, directement touchées ou non, ont renforcé leur sécurité en réponse à cet évènement.

Ce niveau élevé de réactivité illustre comment des événements externes peuvent accélérer le changement interne. Il reflète une prise de conscience croissante que les scénarios de menace touchant d’autres entreprises peuvent servir de signaux d’alerte précoces.

Mesures les plus fréquentes :

  • Diversification des fournisseurs IT
  • Systèmes avancés de surveillance et d’alerte en temps réel
  • Tests supplémentaires des correctifs logiciels
  • Révision ou mises à jour des plans de réponse aux incidents existants
Measures after CrowdStrike incident_FR

Ces actions montrent que les entreprises tirent des leçons des incidents qui les affectent et ajustent en conséquence leur posture de sécurité. Plutôt que de simplement appliquer des correctifs réactifs, elles deviennent plus proactives dans leur préparation et leur réponse aux incidents futurs. Au lieu d’attendre qu’un incident survienne dans leur propre environnement, les équipes de sécurité apprennent de plus en plus des événements sectoriels et procèdent à des changements prospectifs.

En parallèle, la réponse à cet incident majeur souligne un changement d’état d’esprit : l’IT et la cybersécurité ne sont plus des disciplines techniques isolées. Elles sont au cœur de la gestion des risques et de la continuité d’activité. Être prêt à réagir rapidement est aussi important que la prévention. Les organisations capables de réagir vite aux violations minimisent les dommages et les interruptions – une capacité qui démontre leur résilience à l’ère numérique.

Les lacunes en ressources freinent les avancées

Malgré une attention accrue à la cybersécurité, les ressources restent insuffisantes. Les principales frustrations :

  • 27 % évoquent un manque de logiciels adaptés
  • 27 % pointent l’absence de formation à la sécurité
  • 26 % demandent une meilleure infrastructure
  • 21 % estiment manquer de personnel

Moins de la moitié des répondants estiment que leur organisation est prête à faire face aux incidents de sécurité. De plus, 82 % ont constaté une hausse des incidents au cours des 12 derniers mois. Sachant cela, les organisations auraient tout intérêt à écouter les demandes d’investissement de leurs équipes IT et cybersécurité.

Les menaces sont en nette évolution et constituent selon plus d’un tiers des équipes de sécurité le principal défi rencontré lors de la réponse aux incidents.

Incident response challenges_FR

La gestion des appareils devient un défi majeur

Le télétravail et la multiplication des appareils IT ajoutent une couche de complexité supplémentaire. Cela exige des mesures de sécurité plus complexes, que beaucoup d’organisations peinent encore à mettre en œuvre.

Les principaux obstacles pour les équipes de sécurité dans l’application des politiques de sécurité aux appareils sont :

  • Manque de personnel IT (39 %)
  • Diversité des appareils et OS (33 %)
  • Environnements hybrides ou à distance (32 %)

À cela s’ajoute une nouvelle couche de complexité, qui ne cesse de croître : presque toutes les organisations interrogées utilisent déjà des appareils dotés d’IA (92 %). La gestion de ces appareils requiert des compétences supplémentaires et une infrastructure technique adaptée pour protéger les données sensibles, limiter les risques et garantir la conformité.

Les équipes de sécurité IT agissent déjà en ce sens en formant les employés à la gestion sécurisée des données (46 %), en utilisant des serveurs sécurisés pour le traitement des données (43 %) et en mettant en place des politiques d’utilisation strictes (40 %), entre autres mesures.

Les outils logiciels réduisent la charge des équipes IT

Les organisations doivent faire face à :

  • L’augmentation du nombre de cybermenaces,
  • La multiplication des appareils,
  • Aux appareils dotés d’IA

Pour cela, elles doivent fournir des ressources à leurs équipes de sécurité IT. Cela inclut le recrutement ou la formation de personnel et l’investissement dans des outils logiciels qui réduisent la charge des équipes.

1. Mobile Device Management (MDM)

Les outils de gestion des appareils mobiles (MDM) ou de gestion unifiée des terminaux (UEM) aident les équipes de sécurité à :

  • Suivre et gérer les appareils,
  • Assurer le déploiement rapide des mises à jour et correctifs,
  • Désactiver ou restreindre les fonctionnalités d’IA.

Près des deux tiers des organisations interrogées utilisent actuellement le MDM (64 %), et 56 % utilisent l’UEM. Cependant, seuls 21 % utilisent ces outils spécifiquement pour désactiver ou restreindre les fonctions d’IA sur les appareils professionnels. Cela peut s’expliquer par le fait que les outils utilisés ne proposent pas cette fonctionnalité, ou que les équipes de sécurité n’exploitent pas encore tout leur potentiel.

2. Vulnerability management

La gestion des vulnérabilités est importante pour la sécurité et la gestion des risques IT. Selon 38 % des répondants, des vulnérabilités ou fichiers corrompus dans les systèmes et appareils d’entreprise, ainsi que des failles, violations de données ou abus d’outils/services d’IA, ont causé des dommages ou des risques importants à leur organisation. Les outils de gestion des vulnérabilités permettent d’éviter cela. Un peu plus des deux tiers les utilisent déjà, soit une hausse de 12 % par rapport à 2023. 23 % des répondants prévoient de les adopter.

Lors du choix d’une solution de gestion des vulnérabilités, les équipes doivent s’assurer qu’elle permet de détecter, suivre et traiter les failles sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement IT de l’organisation, et d’automatiser les tâches critiques.

Avec des équipes sous pression et la hausse des incidents, la réactivité est cruciale. Une solution de gestion de sécurité efficace doit donc bien s’intégrer à l’écosystème existant pour garantir des flux de travail et une communication sans faille.

3. Orchestration, automatisation et réponse à la sécurité (SOAR)

Une réponse efficace aux incidents est essentielle pour limiter l’impact des cybermenaces. Les équipes doivent pouvoir identifier, évaluer, prioriser et résoudre rapidement les incidents. Une solution SOAR robuste et complète permet cela.

Elle offre une intégration fluide avec les outils de sécurité existants pour une défense unifiée et facilite une communication claire et organisée. Ces deux aspects sont essentiels pour une réponse rapide et la conformité réglementaire.

Les équipes utilisant déjà un logiciel SOAR citent comme principaux bénéfices :

  • une meilleure collaboration avec l’IT,
  • une automatisation accrue des processus de réponse aux incidents,
  • une amélioration du suivi et du reporting des incidents.

58 % seulement utilisent une solution SOAR, malgré les avantages déclarés.

Benefits of SOAR_FR

Garder le contrôle de ses outils de sécurité

Le nombre d’outils utilisés par les équipes sécurité est en hausse. Ces outils permettent une meilleure protection. Toutefois, la gestion et la maintenance de multiples outils pose de nouveaux défis.

Use of security tools_FR

La complexité et les difficultés d’intégration sont les principaux obstacles rencontrés. Les fournisseurs semblent conscients de ces enjeux. Bien que les difficultés d’intégration persistent, un peu plus des trois quarts des répondants se disent satisfaits ou très satisfaits de l’intégration et de l’interopérabilité de leurs outils actuels. Les nouveaux outils nécessitent aussi souvent une formation supplémentaire, ce qui constitue un défi majeur pour plus d’un tiers des répondants. Lors du choix de nouvelles solutions, ces défis ne se reflètent que partiellement dans les critères de sélection des équipes de sécurité.

Si les capacités d’intégration figurent dans le top 5 (38 %), le support et la formation après-vente n’arrivent qu’en neuvième position (26 %). Les équipes recherchent également des fonctionnalités de conformité, de sécurité et d’IA intégrée ; ce qui montre que l’IA et les réglementations comme NIS-2 ou DORA influencent fortement les équipes IT et cybersécurité. Les mises à jour de sécurité et correctifs rapides, ainsi que la fonctionnalité, arrivent en deuxième position.

Shopping criteria_FR

Pour garder le contrôle, les équipes doivent évaluer ce qui compte vraiment à court et long terme. Par exemple, si une solution offre toutes les dernières fonctions d’IA mais est difficile à intégrer, il peut être judicieux de réévaluer si ces fonctions sont essentielles ou simplement accessoires.

À long terme, de meilleures capacités d’intégration ou un support continu peuvent l’emporter sur des fonctions d’IA encore immatures qui n’apportent qu’un gain marginal.

Tendances cybersécurité 2025 à suivre : les cinq grandes priorités à retenir

Les résultats de l’enquête dressent une image claire de l’avenir. L’IT et la cybersécurité sont devenus des priorités stratégiques. Dans un paysage dynamique marqué par l’évolution des priorités, les pressions externes et les défis internes, voici les cinq tendances majeures sur lesquelles les organisations doivent agir en 2025 et au-delà :

1. Faire de la préparation aux incidents une priorité absolue

Les événements marquants comme l’incident CrowdStrike montrent que des réponses rapides et coordonnées sont cruciales. Gardez les plans de réponse à jour et testés, et intégrez-les à votre stratégie globale.

2. Obtenir l’engagement de la direction et des financements stratégiques

La cybersécurité devient une question de gouvernance. Les responsables IT et cybersécurité doivent convaincre les décideurs avec des arguments clairs sur les risques et le retour sur investissement pour garantir des investissements à long terme.

3. Combler les lacunes humaines et techniques

Le budget ne suffit pas. Il faut aussi pallier le manque de personnel et investir dans la formation continue pour rester opérationnel face à la hausse des incidents.

4. Considérer l’IA et la gestion des appareils comme des risques majeurs

La multiplication des appareils mobiles et dotés d’IA augmente les risques d’attaque. Mettez en place des contrôles évolutifs, des politiques d’utilisation et des formations ciblées pour garder une longueur d’avance.

5. Simplifier et intégrer les outils de cybersécurité

Plus d’outils ne signifie pas toujours meilleure protection. Privilégiez les solutions qui réduisent la complexité, s’intègrent facilement et soutiennent l’automatisation pour soulager vos équipes.

Les organisations qui comprennent et appliquent ces tendances seront mieux armées pour faire face à ces menaces en constante évolution. C’est le moment de montrer aux dirigeants l’importance de ces outils, d’investir et de traiter la sécurité comme une fonction centrale de l’entreprise – et non plus seulement technique.

Soyez prêt au bon moment pour renforcer vos capacités de réponse aux incidents

Avec la complexité et la fréquence croissantes des cybermenaces, les organisations doivent s’assurer que leurs équipes disposent des bons outils, non seulement pour détecter les problèmes, mais aussi pour agir rapidement et efficacement lors d’incidents. Une solution robuste de gestion des incidents est un élément clé de toute stratégie de sécurité IT.

Déployer un logiciel de gestion des incidents complet peut aider à :

  • Faciliter la communication et la traçabilité
  • S’intégrer de manière fluide à votre pile logicielle de sécurité existante
  • Garantir une réponse rapide et efficace pour limiter les dommages et les interruptions

Avec l’augmentation des défis liés au personnel et à l’intégration, la bonne solution ne se limite pas à ajouter des fonctionnalités ; elle réduit les frictions, améliore la coordination et renforce la résilience globale de votre organisation.

Investir dans une solution de gestion des incidents adaptée à votre environnement et évolutive est une étape stratégique pour rester sécurisé et proactif en 2025.

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* À propos de l’enquête « OTRS Spotlight : Sécurité des entreprises 2024 »

Les données sont issues d’une enquête en ligne menée par Pollfish Inc. pour le compte d’OTRS AG, auprès de 476 professionnels de l’IT et de la cybersécurité aux États-Unis, en Allemagne, au Brésil, au Mexique, en Australie et en Malaisie, entre le 22 août et le 17 septembre 2024.

Les résultats détaillés sont disponibles dans les infographies téléchargeables ici :

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