Tudo em um contexto profissional gira em torno de tarefas. Isso torna ainda mais importante organizá-las de forma sensata e com propósito. Para beneficiar plenamente as empresas, as tarefas devem servir a um propósito maior, estar bem estruturadas e ser concluídas dentro do prazo. Este artigo mostra como isso pode ser alcançado com um gerenciamento de tarefas eficaz.
Definição: O que é gerenciamento de tarefas?
O gerenciamento de tarefas é a forma como as organizações planejam o trabalho de forma sistemática, definem prioridades e monitoram o progresso das tarefas. As tarefas são frequentemente atribuídas a processos ou projetos fixos. O objetivo é priorizá-las de maneira eficaz, delegá-las e concluí-las dentro do prazo.
O desafio é manter uma visão adequada e usar os recursos da maneira mais otimizada possível. Isso permite que tanto equipes quanto indivíduos trabalhem de forma produtiva, organizada, com responsabilidades claras e cronogramas realistas.
Como o gerenciamento pessoal de tarefas se apresenta?
Existem muitas preferências, métodos e ferramentas diferentes para organizar, priorizar e concluir tarefas de maneira pontual. As ferramentas podem incluir calendários, quadros digitais, visualizações Kanban, listas de tarefas ou quadros brancos. Diversas abordagens, como o timeboxing, são utilizadas para organizar tarefas e manter a organização.
É sempre importante que a abordagem funcione individualmente e também favoreça o trabalho em equipe. Um exemplo breve: um membro da equipe pode planejar suas tarefas usando um quadro de tarefas digital. Isso lhe proporciona uma boa visão geral e cria transparência para seus colegas.
Gerenciamento de tarefas vs. gerenciamento de projetos
As tarefas podem ou não fazer parte de projetos. Para garantir que os projetos sejam implementados com sucesso e não sofram atrasos desnecessários, os responsáveis devem dedicar tempo ao planejamento de todas as tarefas e sua execução. Softwares de gerenciamento de projetos podem apoiar esse esforço.
"O gerenciamento de tarefas é fundamental tanto para processos padrão quanto para o gerenciamento de projetos."
Tarefas, fluxos de trabalho e processos
No ambiente de trabalho, muitas coisas se conectam: as tarefas estão relacionadas entre si. Isso impulsiona os fluxos de trabalho e os processos. Dessa forma, o gerenciamento de tarefas interage fortemente com o gerenciamento de fluxos de trabalho e o gerenciamento de processos.
Aqui está uma breve visão geral:
- Tarefas: Formam a menor unidade e representam atividades definidas que devem ser concluídas e atribuídas a um objetivo específico. Geralmente, há uma pessoa responsável e um prazo associado à tarefa.
- Fluxos de trabalho: São compostos por uma sequência de tarefas realizadas de acordo com um padrão específico. Os fluxos de trabalho descrevem como as tarefas estão inter-relacionadas e como são executadas. Bons fluxos de trabalho promovem a colaboração e a interdependência orientada a objetivos entre diferentes tarefas.
- Processos: São compostos por vários fluxos de trabalho. Eles consistem em uma sequência recorrente e abrangente de etapas de trabalho que visam alcançar um resultado específico. Regras, padrões ou atividades, como a automação de processos, ajudam nesse contexto.
Exemplos de bom e mau gerenciamento de tarefas
A palavra-chave para lidar com tarefas com sucesso é “gerenciamento”. Um gerenciamento direcionado faz uma diferença decisiva na eficiência de uma equipe.
Exemplo: Hardware para onboarding
O exemplo a seguir contrasta um gerenciamento de tarefas ineficiente com um gerenciamento eficiente e otimizado. Os resultados no processo de onboarding são evidentes.
Gerenciamento ruim de tarefas no onboarding
Um funcionário de TI é informado por e-mail de que precisa providenciar o hardware necessário para um novo colaborador. No entanto, a tarefa foi criada com tanta antecedência que acabou se perdendo na caixa de entrada do funcionário. Ela não foi marcada como “Importante” ou “Urgente” e nenhuma discussão específica sobre o assunto foi realizada.
Para piorar, a atribuição da tarefa foi pouco adequada. O funcionário de TI tinha pouca experiência nessa área e já estava sobrecarregado com outras tarefas. Isso gerou frustração. A tarefa deveria ter sido atribuída a um colega experiente e com menos demandas.
Agora, chegou o momento do onboarding, e todos os itens necessários não estão disponíveis. O novo colaborador precisa iniciar seu onboarding sem as ferramentas necessárias para o trabalho.
Como melhorar o onboarding com o gerenciamento de tarefas
O gerenciamento de tarefas prospera com estrutura e planejamento – e a equipe do funcionário de TI levou isso em consideração. Antes de ele receber a tarefa, foi realizada uma reunião de equipe. Todos os membros passaram rapidamente por suas tarefas atuais, incluindo sua importância, urgência e prioridade.
Com base nisso, ele recebeu a tarefa com um prazo generoso. Ele adicionou a tarefa ao seu quadro pessoal de tarefas, que monitora constantemente. A descrição da tarefa continha todos os detalhes importantes, incluindo prazos para cada sub-tarefa e contatos para esclarecer dúvidas ou solicitar ajuda, se necessário.
O funcionário de TI conseguiu preparar o onboarding de maneira estruturada, tranquila e cuidadosa. Não havia “surpresas desagradáveis” a temer. O novo colega chegou e encontrou o hardware pronto e disponível já no primeiro dia.
Componentes importantes de uma tarefa
Tarefas individuais são mais do que apenas um item em uma lista que precisa ser marcado como concluído. Os detalhes fazem toda a diferença: eles variam dependendo da complexidade e da profundidade do planejamento. Esses detalhes fornecem estrutura e clareza organizacional.
"Se uma tarefa contém todos os componentes importantes e informações suficientes, ela tende a ser concluída mais rapidamente e com o resultado desejado."
A informação é – de forma geral – o principal componente de uma tarefa. Nesse sentido, os requisitos do gerenciamento de tarefas se sobrepõem fortemente aos do gerenciamento de informações. Os detalhes da tarefa podem, no final, ser decompostos e categorizados de forma significativa, conforme mostrado a seguir.
Título e descrição
O título deve ser o mais significativo possível, indicando o contexto e não deixando dúvidas para a pessoa responsável. Além disso, a descrição deve ser clara e concisa, contendo o objetivo desejado.
Responsabilidades
A tarefa deve ser atribuída claramente a uma pessoa com responsabilidade primária. Pode haver, também, mais de um membro da equipe responsável simultaneamente. As partes interessadas devem ser informadas sobre o status da tarefa em questão. Além disso, muitas vezes existem dependências, o que torna necessária a comunicação com os responsáveis por outras tarefas.
Prioridade (importância)
A prioridade de uma tarefa é uma classificação simples e clara de quão importante ela é. Isso ajuda os responsáveis a planejar e decidir quanto foco dedicar à tarefa. Um sistema de semáforo ou graduações de prioridade de 1 a 5, por exemplo, são opções viáveis.
Status atual de processamento
Definir o progresso de uma tarefa é um passo importante. No entanto, é ainda mais eficaz e econômico em termos de tempo se o status de processamento for exibido diretamente.
Essas classificações, por exemplo, fazem sentido:
- “Planejado”
- “Em andamento”
- “Em revisão”
- “Revisão necessária”
- “Concluído”
Período de tempo e esforço
Para a maioria das tarefas, a data final – frequentemente chamada de prazo ou data de entrega – desempenha um papel importante. No entanto, menos atenção costuma ser dada à data de início da tarefa, que é mais relevante para determinar a duração.
Quem se concentra exclusivamente na data final precisa estimar por conta própria quanto esforço a tarefa exigirá, incluindo possíveis fatores perturbadores, e tende a perder o prazo. Quando as datas de início e final são especificadas igualmente, há clareza sobre o esforço esperado e as tarefas geralmente podem ser concluídas com mais facilidade.
Anexos / recursos
Tarefas concluídas com sucesso não acontecem por acaso. Frequentemente, são necessários anexos com documentos que contenham informações adicionais, exemplos, amostras ou descrições de contexto. Esses recursos ajudam a pessoa responsável a entender completamente a tarefa e a concluí-la com o resultado esperado.
Esses anexos também podem conter materiais de trabalho ou soluções exemplares de tarefas semelhantes. Eles funcionam melhor quando fazem parte de uma base de conhecimento, proporcionando acesso a informações relevantes de forma estruturada e clara.
Hierarquia e subtarefas
A maioria das tarefas está relacionada a outras. Frequentemente, existem tarefas de nível superior que são divididas em subtarefas. Essa estrutura define o procedimento com mais precisão e permite monitorar o progresso de forma mais detalhada.
Métodos de gerenciamento de tarefas
Existem várias abordagens para o gerenciamento de tarefas. Todas podem ser eficazes, dependendo do tipo de tarefa, do modelo de colaboração e das preferências individuais.
Aqui está uma visão geral de alguns métodos como exemplo:
1. Lista de tarefas (to-do list)
A simples lista de tarefas é a base do gerenciamento de tarefas. Trata-se de um método simples, mas eficaz, para organizar atividades. Recomenda-se priorizar as tarefas ou criar um ranking de acordo com sua importância.
Por exemplo, as seis tarefas mais importantes podem ser colocadas em uma lista de tarefas diariamente. A lista é classificada em ordem de importância ou urgência.
2. Kanban
Um quadro Kanban pode ser digital, com tarefas arrastáveis (drag ‘n drop), ou físico, utilizando post-its. As tarefas são visualizadas em colunas, como “a fazer”, “em andamento”, “em revisão” e “concluído”. A organização das colunas pode ser configurada de várias maneiras. Por exemplo, a visualização Kanban no OTRS é adequada para melhorias contínuas e relatórios de progresso.
3. Timeboxing
O timeboxing funciona como um método de gestão de tempo. Em vez de usar uma lista, o trabalhador insere as tarefas – com um intervalo de tempo específico – em um calendário. Esse intervalo define um tempo fixo para a conclusão da tarefa.
O timeboxing pode ser combinado com a técnica Pomodoro, um sistema no qual se trabalha com foco por 25 minutos e, em seguida, faz-se uma pausa de 5 minutos.
4. Lista do que não fazer (Not-to-do list)
Esse método inverte a ideia da típica lista de tarefas (to-do list) – e também pode ser usado junto com ela. Os trabalhadores escrevem as tarefas que podem ser evitadas, adiadas ou delegadas. Isso os ajuda a reduzir o estresse e a se concentrar nas tarefas importantes.
Essa abordagem contribui enormemente para a priorização. É uma forma de questionar tarefas aparentemente obrigatórias e abrir espaço para aquelas que realmente importam.
5. Gerenciamento ágil de tarefas (Scrum)
Este método é voltado para o trabalho em equipe. Originado no desenvolvimento ágil de software, ele fornece processos claramente definidos para a colaboração, enquanto cada integrante lida com suas próprias tarefas.
O Scrum é particularmente adequado para equipes que realizam suas tarefas em sprints (por exemplo, ciclos de 2 semanas). Essas equipes se coordenam regularmente em reuniões, como os stand-ups curtos. Um time Scrum geralmente é composto por um product owner (dono do produto), um scrum master e desenvolvedores.
6. Fazendo as Coisas Acontecerem (getting things done – GTD)
Este método consiste em dividir tarefas em etapas específicas e organizá-las. Ele reduz a sobrecarga mental enquanto a tarefa está sendo executada. Os usuários registram todas as suas tarefas pendentes em um sistema, permitindo que priorizem atividades sem distrações e sem o risco de esquecer algo importante.
Como o software pode ajudar no gerenciamento de tarefas?
Soluções modernas de gerenciamento de tarefas oferecem uma excelente visão geral das atividades, melhoram a organização, conectam tarefas relacionadas, lembram sobre prazos, oferecem automações que economizam tempo e muito mais.
Aqui estão as principais vantagens das ferramentas de gerenciamento de tarefas de forma resumida:
- Os usuários têm uma visão clara, com as tarefas centralizadas em um único lugar. Todos sabem o que foi atribuído. A categorização adiciona estrutura, e informações como prazos e lembretes ficam vinculadas à tarefa.
- Visualizações ajudam a identificar o progresso e as dependências entre as tarefas, permitindo reações rápidas.
- Para colaborar e coordenar melhor, as equipes podem compartilhar tarefas, comunicar-se de forma clara e específica em tempo real.
- As equipes economizam muito tempo ao permitir que a ferramenta envie notificações automaticamente sobre as tarefas.
- O software pode gerar relatórios que mostram o progresso dos projetos, identificam gargalos e medem o sucesso.
- Com softwares baseados em nuvem, o gerenciamento de tarefas pode ser sincronizado em todos os dispositivos desejados, tornando as tarefas acessíveis a qualquer momento e de qualquer lugar.
Gerenciamento de tarefas com um sistema de tickets
Um sistema de tickets pode ser usado de forma flexível, inclusive para o gerenciamento de tarefas. Esse tipo de sistema é particularmente popular em TI e suporte, pois registra tarefas rapidamente e as processa de maneira organizada.
Para outras áreas, as principais vantagens incluem o rastreamento fácil das tarefas e a garantia de que todos os envolvidos estejam informados. A automação de fluxos de trabalho economiza muito tempo, e todas as informações ficam organizadas no ticket.
Exemplo de um processo de equipe:
- Registrar a tarefa: Os envolvidos registram as tarefas pendentes em tickets. Os tickets são atribuídos às pessoas responsáveis e incluem descrições, anexos, prioridades (de acordo com a importância e a urgência) e, se necessário, categorias.
- Definir o status da tarefa: Cada ticket recebe um status, como “aberto”, “em andamento” ou “concluído”. Quem trabalha na tarefa documenta o progresso diretamente no ticket.
- Discutir a tarefa conforme necessário: Funções de comentários permitem fazer perguntas e discussões diretamente no ticket. Notificações mantêm todos os envolvidos atualizados.
- Escalar se necessário: Como os sistemas de tickets suportam fluxos de trabalho automatizados, um ticket pode ser encaminhado automaticamente ao gerente de linha como parte do gerenciamento de escalonamento.
- Encerrar o ticket: Após a conclusão da tarefa, o ticket é encerrado. Ele pode ser arquivado para análises ou documentação futuras.
- Analisar o gerenciamento geral de tarefas: Os dados coletados oferecem à equipe insights sobre quais medidas foram bem-sucedidas. Isso permite avaliar como o trabalho pode ser aprimorado no futuro.
Conclusão: gerenciamento de tarefas – um processo crucial
Praticamente todo trabalho criativo e operacional pode ser expresso em tarefas. Como modelo, quanto mais informações e detalhes as tarefas contiverem, mais precisas e válidas elas serão. O gerenciamento de tarefas não trata apenas de organização e processamento simples, mas também das dependências entre tarefas, da conexão com fluxos de trabalho e da melhoria de processos para alcançar objetivos maiores.
Em resumo, quanto mais detalhado e focado for o gerenciamento de tarefas, mais provável será que as equipes façam progresso, obtenham resultados concretos, encontrem satisfação no trabalho e continuem se desenvolvendo. Investir tempo no gerenciamento de tarefas vale a pena.
Equipes e indivíduos enfrentam o desafio de escolher um método adequado e orientado para o objetivo no gerenciamento de tarefas. O suporte certo de software muitas vezes faz toda a diferença. Ele oferece uma visão geral quando há muitas tarefas, ajuda as equipes a agirem com mais eficácia, a se manterem focadas e a trabalharem com mais sucesso.
Descubra como o OTRS pode ajudá-lo com o gerenciamento de tarefas.
