A szakmai környezetben minden a feladatok körül forog. Ez még fontosabbá teszi, hogy ezeket értelmesen és célzottan szervezzük meg. Ahhoz, hogy a vállalatok teljes mértékben hasznot húzzanak belőle, a feladatoknak magasabb célt kell szolgálniuk, jól strukturáltnak kell lenniük, és fontos, hogy időben elvégzettek legyenek. Ez a cikk bemutatja, hogyan lehet ezt hatékony feladatmenedzsmenttel elérni.
Definíció: mi a feladatmenedzsment?
A feladatmenedzsment az a mód, ahogyan a szervezetek szisztematikusan megtervezik a munkát, prioritásokat határoznak meg és nyomon követik a feladatok előrehaladását. A feladatokat gyakran rögzített folyamatokhoz vagy projektekhez rendelik. A cél ezek hatékony rangsorolása, delegálása és határidőre történő elvégzése.
A kihívás a megfelelő áttekintés és az erőforrások optimális felhasználása. Ez azt jelenti, hogy mind a csapatok, mind az egyének produktívan, szervezetten, világos felelősségi körökkel és reális ütemtervekkel dolgozhatnak.
Hogyan nyilvánul meg a személyes feladatmenedzsment?
Sokféle preferencia, módszer és eszköz létezik a feladatok szervezésére, rangsorolására és időben történő elvégzésére. Az eszközök között lehetnek naptárak, digitális táblák, Kanban-nézetek, teendő listák vagy fehér táblák. A feladatok rendszerezésére és a szervezettség megőrzésére különböző megközelítéseket alkalmaznak, mint például az időbeosztás.
Mindig fontos, hogy a megközelítés egyrészt egyénileg működjön, másrészt pedig a csapatmunkának is kedvezzen. Egy rövid példa: egy csapattag megtervezheti a feladatait egy digitális feladattábla segítségével. Ez jó áttekintést biztosít számára, és átláthatóságot teremt a kollégái számára.
Feladatmenedzsment vagy projektmenedzsment
A feladatok tartozhatnak vagy nem tartozhatnak projektekhez. Annak érdekében, hogy a projektek sikeresen megvalósuljanak, és ne legyenek szükségtelen késedelmek, a felelősöknek időt kell szánniuk az összes feladat és azok végrehajtásának megtervezésére. A projektmenedzsment-szoftverek támogathatják ezt az erőfeszítést.
"A feladatmenedzsment alapvető fontosságú mind a szokásos folyamatok, mind a projektmenedzsment szempontjából."
Feladatok, munkafolyamatok és folyamatok
A munkahelyen sok minden egymásra épül: a feladatok kapcsolódnak egymáshoz. Ez vezérli a munkafolyamatokat és a folyamatokat. Mint ilyen, a feladatmenedzsment szoros kölcsönhatásban van a munkafolyamat-és folyamatmenedzsmenttel.
Íme egy rövid áttekintés:
- Feladatok: ezek alkotják a legkisebb egységet, és adott célhoz rendelt, elvégzendő, meghatározott tevékenységeket jelentenek. A feladathoz általában egy felelős személy és egy határidő kapcsolódik.
- Munkafolyamatok: olyan feladatok sorozatából állnak, amelyeket egy meghatározott minta szerint hajtanak végre. A munkafolyamatok felvázolják, hogy a feladatok hogyan kapcsolódnak egymáshoz, és hogyan hajtják végre őket. A jó munkafolyamatok elősegítik az együttműködést és a különböző feladatok közötti célorientált kölcsönös függőségeket.
- Folyamatok: a folyamatok több munkafolyamatból épülnek fel. Ezek olyan munkalépések ismétlődő és holisztikus sorozata, amelyek célja egy adott eredmény elérése. Ebben segítenek a szabályok, szabványok vagy az olyan tevékenységek, mint a folyamatok automatizálása.
Példák jó és rossz feladatmenedzsmentre
A feladatok sikeres kezelésének kulcsszava a „menedzsment”. A célzott irányítás döntő különbséget jelent egy csapat hatékonyságában.
Példa: hardver a beléptetéshez
A következő példa a rossz feladatmenedzsmentet állítja szembe a hatékony és optimális menedzsmenttel. Az eredmények a beléptetés során egyértelműek.
Gyenge feladatmenedzsment a beléptetésnél
E-mailben értesítik az informatikai alkalmazottat, hogy be kell szereznie a szükséges hardvert egy új alkalmazott számára. A feladatot azonban olyan régen hozták létre, hogy az elveszett a munkavállaló postaládájában. Nem jelölték „fontosnak” vagy „sürgősnek”, és külön megbeszélésre sem került sor róla.
A helyzetet tovább rontotta, hogy a feladat kiosztásának nem sok értelme volt. Az informatikai alkalmazottnak kevés tapasztalata volt ezen a területen, és már így is nagyon elfoglalt volt más feladatokkal. Az alkalmazott frusztrált volt. A feladatot egy tapasztalt és kevésbé elfoglalt kollégára kellett volna bízni.
Elérkezett a beléptetés ideje, és nem áll rendelkezésre minden szükséges eszköz. Az újonnan felvett személynek a munkájához szükséges eszközök nélkül kell megkezdenie a munkavégzést.
Hogyan tegyük jobbá a beléptetést a feladatmenedzsmenttel
A feladatmenedzsment a struktúrából és a tervezésből táplálkozik – és az IT-alkalmazottak csapata ezt figyelembe veszi. Mielőtt a feladatot kiosztották volna neki, csapatmegbeszélést tartottak. Minden tag röviden áttekintette az aktuális feladatokat, beleértve azok fontosságát, sürgősségét és fontossági sorrendjét.
Ennek alapján bőséges átfutási idővel bízták meg a feladattal. A munkát felvette a személyes feladattáblájára, amelyet folyamatosan szemmel tartott. A feladat leírása minden fontos részletet tartalmazott, minden részfeladat mellé határidőket és elérhetőségeket tüntetett fel, ha szüksége lenne segítségre.
Az informatikai munkatárs strukturáltan, nyugodtan és lelkiismeretesen készíthette elő a beléptetést. Nem kellett tartania „kellemetlen meglepetésektől”. Az új kolléga megérkezve már az első napon használatra készen és elérhető módon találta az eszközöket.
A feladatok fontos összetevői
Az egyes feladatok több, mint egy listán szereplő, kipipálandó pontok. A részletek jelentik a különbséget: ezek a tervezés összetettségétől és mélységétől függően változnak. Struktúrát és szervezeti áttekinthetőséget biztosítanak.
"Ha egy feladat minden fontos összetevővel és elegendő információval rendelkezik, akkor általában gyorsabban és a kívánt eredménnyel fejeződik be."
Az információ – magasabb szinten – a feladat fő összetevője. Ebben az értelemben a feladatmenedzsment követelményei jelentősen átfedik az információmenedzsment követelményeit. A feladat részletei végső soron értelmes módon lebonthatók és kategorizálhatók, ahogyan az alábbiakban látható.
Cím és leírás
A címnek a lehető legtartalmasabbnak kell lennie. Jeleznie kell az értelmezési környezetet, és nem szabad kérdéseket felvetnie a felelős személy számára. Ezenkívül a leírásnak a lehető legvilágosabbnak és legtömörebbnek kell lennie, és tartalmaznia kell a kívánt célt.
Felelősségek
A feladatot először egyértelműen ki kell jelölni egy elsődlegesen felelős személynek. Ez lehet egyszerre több csapattag is. Az érdekelt feleket is tájékoztatni kell az adott feladat állásáról. Emellett gyakran vannak függőségi viszonyok, így a más feladatokért felelősökkel való kommunikációra is szükség van.
Prioritás (fontosság)
A feladat prioritása egy egyszerű, egyértelmű osztályozása annak, hogy mennyire fontos az adott feladat. Segít a felelősöknek a tervezésben és annak eldöntésében, hogy mennyi koncentrációt fordítsanak a feladatra. Ezért lehetséges a jelzőlámparendszer vagy az 1-től 5-ig terjedő prioritás szerinti osztályozás.
Aktuális feldolgozási állapot
A feladat végrehajtásának meghatározása fontos lépés. Még hatékonyabb és időtakarékosabb azonban, ha a feldolgozási állapot közvetlenül megjelenik.
Erre példáink a következőek:
„Tervezett”
„Folyamatban”
„Felülvizsgálat alatt”
„Átdolgozás”
„Befejezve”
Időtartam és ráfordítás
A legtöbb feladat esetében fontos szerepet játszik a végdátum, amelyet gyakran határidőnek vagy esedékességnek is neveznek. Általában kevesebb figyelmet fordítanak a feladat kezdeti időpontjára, pedig ez az időtartam szempontjából sokkal meghatározóbbnak bizonyul.
Ha kizárólag a végdátumra koncentrál, akkor magának kell megbecsülnie, hogy a feladat mennyi erőfeszítést igényel – beleértve az esetleges zavaró tényezőket is –, és nagyobb a valószínűsége, hogy lekési a határidőt. Ha a kezdő- és a végdátumot is megadja, akkor a várható erőfeszítés is egyértelmű, és a feladatok általában könnyebben elvégezhetők.
Mellékletek és erőforrások
A sikeresen elvégzett feladatok nem csak úgy megtörténnek. Gyakran szükség van további információkat, mintákat, példákat vagy összefüggések leírását tartalmazó dokumentumokat tartalmazó mellékletekre, hogy a felelős személy teljes mértékben megértse a feladatot, és a kívánt eredménnyel tudja elvégezni azt.
Az ilyen mellékletek munkaanyagokat vagy hasonló feladatok példamegoldásait is tartalmazhatják. A mellékletek akkor működnek a legjobban, ha egy tudásbázis részét képezik, így strukturált és áttekinthető módon biztosítanak hozzáférést a releváns ismeretekhez.
Hierarchia és részfeladatok
A legtöbb feladat más feladatokhoz kapcsolódik. Gyakran vannak magasabb szintű feladatok, amelyek részfeladatokra bomlanak. Ez a struktúra pontosabban határozza meg az eljárást, és szemléletesebben követi nyomon az előrehaladást.
Feladatmenedzsment-módszerek
A feladatmenedzsmentnek különböző megközelítései vannak, amelyek a feladat típusától, az együttműködési modelltől és az egyéni preferenciáktól függően hatékonyak.
Az alábbiakban néhány példaértékű módszer áttekintése következik.
1. Teendő lista
Az egyszerű teendő lista képezi a feladatmenedzsment alapját, és a feladatok szervezésének egyszerű, de hatékony módszerét jelenti. Célszerű az egyes feladatokat rangsorolni, illetve fontossági sorrendbe állítani.
Például a hat legfontosabb feladatot napi rendszerességgel fel lehet tenni a teendők listájára és rangsorolni fontosság vagy sürgősség szerint.
2. Kanban
Egy ilyen táblán – legyen az digitális vagy fizikai – a feladatok olyan oszlopokban jeleníthetők meg, mint a „teendők”, „folyamatban”, „felülvizsgálat alatt” és „befejezve”. Az oszlopokba rendezés többféleképpen is kialakítható. Például az OTRS Kanban nézete alkalmas a folyamatos fejlesztésekhez és az állapotjelentésekhez.
3. Időbehatárolás
Az időbehatárolás időgazdálkodási módszerként működik. A munkavállaló lista helyett egy naptárba írja be a feladatokat egy adott időkerettel együtt. Egy ilyen dobozban a feladat elvégzésének rögzített idejét határozza meg.
Az időbehatárolás kombinálható a Pomodoro technikával is. Ez egy olyan rendszer, amelyben 25 percig koncentráltan dolgozunk, majd 5 perc szünetet tartunk.
4. Nem-teendő lista
Ez a módszer a csapatmunkára irányul. Az agilis szoftverfejlesztésből terjedt el, és világosan meghatározott folyamatokat biztosít az önszerveződő közös munkához.
A Scrum különösen alkalmas olyan csapatok számára, amelyek sprintekben (például kéthetes ciklusokban) végzik el a feladataikat, és rendszeresen egyeztetnek az olyan megbeszéléseken, mint például a rövid napi beszámolók. Egy scrum csapat jellemzően egy terméktulajdonosból, egy scrum mesterből és fejlesztőkből áll.
5. Agilis feladatmenedzsment (Scrum)
Ez a módszer a csapatmunkára irányul. Az agilis szoftverfejlesztésből terjedt el, és világosan meghatározott folyamatokat biztosít az önszerveződő közös munkához.
A Scrum különösen alkalmas olyan csapatok számára, amelyek sprintekben (például kéthetes ciklusokban) végzik el a feladataikat, és rendszeresen egyeztetnek az olyan megbeszéléseken, mint például a rövid napi beszámolók. Egy scrum csapat jellemzően egy terméktulajdonosból, egy scrum mesterből és fejlesztőkből áll.
6. A dolgok elvégzése (GTD)
Ez a módszer a feladatok konkrét lépésekre bontásáról és rendszerezéséről szól, hogy mindenekelőtt a mentális stressz csökkenjen. A felhasználók egy rendszerben rögzítik az összes függőben lévő feladatukat, így zavartalanul tudnak a sürgős feladatokra koncentrálni, és nem áll fenn annak a veszélye, hogy elfelejtenek valami fontosat.
Hogyan segíthet egy szoftver a feladatmenedzsmentben?
A modern dedikált szoftverek kiváló áttekintést nyújtanak a feladatokról, javítják a szervezést, egymáshoz viszonyítva helyezik el a feladatokat, emlékeztetnek az esedékességre, időtakarékos automatizálást kínálnak és még sok minden mást.
Az alábbiakban a feladatmenedzsment-eszközök legfontosabb előnyeit ismertetjük dióhéjban:
A felhasználók átfogó képet kapnak, mivel a feladatokat központilag, egy helyen gyűjtik össze, hozzárendelik, kategorizálják és információkkal, valamint határidőkkel és emlékeztetőkkel látják el őket.
A vizualizációk segítenek a feladatok előrehaladásának és a feladatok közötti függőségeknek az azonosításában, és a megfelelő reagálásban.
Az együttműködés és a koordináció javítása érdekében a csapatok megoszthatják a feladatokat, és valós időben, egyértelműen és feladatspecifikusan kommunikálhatnak egymással.
A csapatok sok időt takarítanak meg azzal, hogy automatikusan értesítést kapnak a feladatokról.
A szoftverek képesek olyan jelentéseket készíteni, amelyek bemutatják az előrehaladást, azonosítják a szűk keresztmetszeteket és mérik a sikert.
A felhőalapú szoftverek lehetővé teszik a feladatok kezelésének szinkronizálását az összes kívánt eszközzel, így az bármikor és bárhonnan elérhetővé válik.
Feladatmenedzsment jegykezelő rendszerrel
A jegykezelő rendszer rugalmasan használható, többek között a feladatok kezelésére is. Ez a fajta megoldás különösen népszerű az informatikai és támogatási területen, hogy a feladatokat gyorsan és áttekinthetően rögzíthessük és szervezett módon feldolgozhassuk.
Más területeken is a fő előnyök közé tartozik, hogy a feladatok könnyen nyomon követhetők, minden érintett tájékoztatást kap, a munkafolyamatok automatizálása sok időt takarít meg, és minden információ egy jegyben rendszerezhető.
Íme egy példa egy csapat folyamataira:
- A feladat rögzítése: az érintettek a függőben lévő feladatokat jegyekbe rögzítik, és hozzárendelik a felelősökhöz, leírásokhoz, mellékletekhez, prioritásokhoz (fontosság és sürgősség szerint) és szükség esetén kategóriákhoz.
- A feladat állapotának beállítása: a jegyek mindegyikéhez állapotot rendelnek – például „nyitott”, „folyamatban” és „lezárt”. Bárki, aki egy feladaton dolgozik, közvetlenül a jegyben dokumentálja az előrehaladást.
- A feladat megvitatása szükség szerint: a megjegyzési funkciók lehetővé teszik, hogy közvetlenül a jegyben lehessen kérdéseket és vitákat folytatni, és az értesítésekkel minden érintettet naprakészen tájékoztatni lehet.
- Eszkaláció, ha szükséges: mivel a jegykezelő rendszerek támogatják az automatizált munkafolyamatokat, egy jegyet automatikusan továbbíthatunk például a felettesünknek az eszkalációmenedzsment részeként.
- A jegy lezárása: a kérdéses feladat elvégzése után a jegy lezárásra kerül – és archiválható későbbi elemzések vagy dokumentáció céljából.
- A teljes feladatmenedzsment elemzése: a csapat az összegyűjtött adatoknak köszönhetően betekintést nyer abba, hogy mely intézkedések voltak sikeresek, és hogyan tökéletesíthetik munkájukat a jövőben.
Következtetés: a feladatmenedzsment döntő fontosságú folyamat
Gyakorlatilag a teljes operatív, értékteremtő és kreatív szakmai élet feladatokban fejeződik ki. A feladatok, mint modell, mindig csak a valóság egy részét fejezik ki – minél több információt és részletet tartalmaznak, annál pontosabbak és érvényesebbek. A feladatmenedzsment nemcsak a szervezésről és az egyszerű feldolgozásról szól, hanem a feladatok közötti függőségekről, a munkafolyamatokkal és folyamatokkal való kapcsolatról, valamint az átfogó célok eléréséről is.
Röviden, minél alaposabb és célzottabb a feladatmenedzsment, annál valószínűbb, hogy a csapatok előrelépnek, kézzelfogható eredményeket érnek el, élvezetesnek találják a munkát és tovább fejlődnek. A feladatmenedzsmentre fordított idő kifizetődő.
A csapatoknak és az egyéneknek azzal a kihívással kell szembenézniük, hogy megfelelő és célorientált módszert válasszanak a feladatmenedzsmenthez. A megfelelő szoftveres támogatás gyakran döntő különbséget jelent abban is, hogy ne csak az áttekinthetőséget tartsák meg – különösen sok feladat esetén –, hanem hatékonyabban, koncentráltabban, célorientáltabban és sikeresebben cselekedjenek.
Tudjon meg többet arról, hogy az OTRS hogyan támogathatja Önt a feladatok kezelésében.
