So lässt sich der Informationsfluss im Unternehmen optimieren

Was versteht man unter einem Informationsfluss?

Zunächst muss geklärt sein, was der Begriff Informationsfluss genau bedeutet.

Definition: Informationsfluss

Grundsätzlich geht es beim Informationsfluss (in der IT: Datenfluss) um die Wege, die sämtliche Informationen in einer Organisation nehmen. Die Art der Weitergabe von Informationen sowie Sender-Empfänger-Verhältnisse spielen zentrale Rollen. Bei einem idealen Fluss werden Informationen ohne Einbußen, Verzögerungen oder Missverständnisse ausgetauscht.

Zu unterscheiden ist zwischen verschiedenen Informationsträgern, die einen Informationsfluss anstoßen, wie etwa E-Mails und Prozesse (Interaktionen).

Informationen und Daten

Häufig ist parallel von Informationen und Daten die Rede. Dabei gibt es allerdings ein paar wesentliche Unterschiede zu beachten. So handelt es sich bei Informationen um Sachverhalte und Wissen.

Bei Daten (Singular: Datum) handelt es sich dagegen um Angaben zu Sachverhalten. Es sind Werte, anhand derer eine Information dargestellt wird. So ist ein Datum für sich genommen nur ein Zeichen oder eine Zahl. Erst Sammlungen von Daten ergeben Sinn, bekommen eine Semantik und werden schließlich zu einer Information.

Der Begriff Informationen ist somit jenem der Daten übergeordnet. Während es für Unternehmen als Ganzes meist um Informationen geht, beschäftigt sich die IT mehrheitlich mit dem Datenmanagement.

Informationsflüsse und Wissensmanagement

Informationsflüsse stehen in einem engen Zusammenhang mit dem Wissensmanagement: Wo sich Informationsflüsse auf den Austausch von Informationen und Daten – innerhalb verschiedener Ebenen einer Organisation – beziehen, umfasst das Wissensmanagement Strategien und Prozesse, um Wissen unter anderem zu erfassen, zu teilen und anzuwenden.

Ohne effiziente Informationsflüsse wäre dies schier undenkbar. Ebenso ließen sich ohne ein brauchbares Wissensmanagement die Informationskanäle eines Unternehmens nur suboptimal nutzen, worunter Workflows und Prozesse arg leiden, was wiederum zu verpassten Chancen und hohen Opportunitätskosten führt.

Wie funktioniert ein Informationsfluss?

Das Ideal ist Folgendes: Eine Information gelangt schnell und ohne Verluste von A nach B. So lässt sich die Informationslogistik mit jener eines Materials vergleichen. Dieses muss ohne Beschädigungen und innerhalb der dafür vorgesehenen Zeit seinen Bestimmungsort erreichen.

Hat ein Sender eine relevante Nachricht parat, sollte diese eindeutig, verständlich, klar und aktuell beim vorgesehenen Empfänger eintreffen. Das genutzte System zur Übermittlung muss dabei schnell und zuverlässig sein.

In der Praxis gelingt dies allerdings häufig nicht zielführend:

Informationen…

• … gehen verloren.
• … werden zurückgehalten.
• … kommen verfälscht an.
• … verlieren ihren Kontext.
• … landen zu spät beim Empfänger.
• … werden nicht wahrgenommen.

Im Gegensatz dazu funktioniert ein guter Informationsfluss also, indem Infos unvermittelt und unverfälscht beim richtigen Empfänger eintreffen. Dabei sollten sie möglichst klar strukturiert und geordnet sein, was häufig eine adäquate Software-Unterstützung notwendig macht.

Beispiele für Informationsflüsse

In Unternehmen nehmen Informationen ganz unterschiedliche Wege.
Hier einige Kanäle, über die sie üblicherweise übermittelt werden:

• mündliche Gespräche
• Meetings
• E-Mails und Briefe
• Chats, Kollaborationstools und Messenger-Dienste
• Ticketsystem

Beispiel für schlechte Kommunikation #1: Verfälschte Informationen

Beispielhaft könnte ein Informationsfluss so aussehen, dass eine Führungskraft die Nutzung eines neuen Tools in Erwägung zieht. Sie gibt diese Information per E-Mail an ihr Team weiter, das sie daraufhin über den internen Messaging-Dienst diskutiert. In einzelnen Kommunikationsrunden werden Details immer wieder etwas verfälscht wiedergegeben, so dass schließlich ein Meeting zur Synchronisation und Klärung vonnöten ist.

Beispiel für schlechte Beispiel #2: Diffuse Übermittlung

In einem anderen exemplarischen Fall reden Kollegen mündlich über eine neue Aufgabe. Dabei gibt es allerdings die Schwierigkeit, dass nicht alle Teammitglieder gleichzeitig vor Ort sind. Einige wiederum sind abgelenkt, da sie sich parallel anderen Aufgaben widmen. Schließlich weiß keiner mehr, wer über genau welche und wie viele Informationen verfügt. Zudem haben einige Teammitglieder die Aufgabe missverstanden.

Informationsfluss versus Informationsmanagement

Eng verwandt mit der Bewegung von Informationen ist deren Management. Wer Informationen verwaltet, koordiniert deren Logistik und sorgt dafür, dass sie auffindbar, steuerbar und zu beherrschen sind.

Beim Informationsmanagement zählen vermehrt strategische Aspekte; es handelt sich um einen wichtigen Bereich der Unternehmensführung. Es ist wichtig, wer – und wenn ja, wann – von etwas erfährt. Somit geht es hier tatsächlich ein Stück weit darum, Informationsflüsse zu kontrollieren. 

Metaphorisch ausgedrückt: Vergleichbar mit dem physischen Fluss nehmen Informationen oft einen „natürlichen Weg“, bevorzugt den einfachsten. Mit einem funktionalen Management wird dieser dagegen gesteuert: Ein Staudamm kann den Fluss stoppen und an anderen Stellen kommen womöglich Umleitungen oder Vertiefungen (mehr Informationsgehalt) zum Einsatz.

Warum ist ein optimaler Informationsfluss so wichtig?

Kommunikation ist alles – Botschaften müssen zielführend übermittelt sein, damit sie Sinn ergeben und der Empfänger sie richtig versteht. Ohne eine adäquate Kommunikation im Unternehmen geht vieles verloren. Somit sollten die richtigen Personen Informationen zum passenden Zeitpunkt erhalten und deren Bedeutung einordnen können.