Der Blick haftet auf dem Jahr 2026 und seinen Herausforderungen, aber auch auf Chancen. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) zählt es, sich geschickt aufzustellen und mit Trends sinnvoll umzugehen – ohne überbordende Euphorie oder Panik, mit Sinn und an die eigenen Möglichkeiten angepasst.
Dabei hat Künstliche Intelligenz (KI) die Phase des Ausprobierens überschritten: Nun müssen vielerorts Unternehmen sie implementieren, um im Wettbewerb zu bestehen. Gleichzeitig kommt es auch in anderen Bereichen auf geschickte Vorgehensweisen an: Viele KMUs können sich kaum Fehltritte erlauben, sondern müssen ihre Ressourcen möglichst effizient in zählbare Resultate umwandeln.
Dieser Beitrag enthüllt, was KMUs bei der IT im Jahr 2026 erwartet und wie probate Lösungsstrategien aussehen.
Status quo
Viele KMUs haben bei der IT einen klaren Nachholbedarf. Etwas paradox ist: Die meisten von ihnen wissen um ihre Defizite wie veraltete Vorgehensweise, technologische Altlasten, mangelnde Integrationen und das Ausbleiben des Integrierens moderner Softwarelösungen durchaus Bescheid. Doch praktisch geht es aufgrund diverser Beschränkungen wie beim Budget, der zeitlichen Kapazitäten oder dem internen Know-how nur langsam voran.
Es braucht Budget und Wissen für echten Fortschritt
In unserer hauseigenen Studie “The State of SMB IT for 2026” nennen 29 % der befragten IT-Fach- und Führungskräfte Budgetbeschränkungen als Hauptgrund dafür, dass sie keine fortschrittlichen ITSM-, ITAM- und Gerätemanagement-Tools einsetzen. 17 % geben hier den Mangel an qualifiziertem Personal und 16 % Integrationsschwierigkeiten an.
Allerdings sehen nur 9 % einen unklaren ROI und gar nur 5 % keinen Bedarf als Hauptgrund an. Das zeigt ganz eindeutig, dass der Wille und das Wissen um den Nutzen fortschrittlicher Tools vorhanden sind, es allerdings praktisch an den Mitteln zur Umsetzung mangelt.
Integration als Pain Point
Ebenso sind ITSM- und ITAM-Prozesse oft nicht gut integriert. Um beides miteinander zu verknüpfen, verlassen sich zwei Drittel (67 %) der Befragten immer noch auf manuelle Prozesse und Excel-Tabellen. Auch Monitoring-Tools bleiben häufig isoliert: Nur bei 39 % der KMU sind diese vollständig mit deren ITSM-Systemen integriert.
KI – wie zu erwarten – eine Top-Priorität
Derweil findet die KI in den Köpfen der Verantwortlichen als Top-Priorität statt – 71 % der Befragten betrachten sie als “wichtig” oder “sehr wichtig”, stehen aber praktisch einigen Hindernissen wie Kostenaspekten, Sicherheitsbedenken, einer zu geringen Expertise oder Integrationsschwierigkeiten gegenüber. Am meisten kommt sie bislang für das IT-Asset-Tracking und -Reporting, die Automatisierung von Aufgaben, Trendanalysen, Prozessoptimierungen sowie die Vorhersage und das Verhindern von IT-Vorfällen zum Einsatz.
Insgesamt bringen viele KMU gute Voraussetzungen mit, um bei der IT progressiv, modern und zukunftsorientiert zu agieren. Jedoch stoßen sie an vielen Stellen auf praktische Hindernisse, die nicht ohne Weiteres zu überwinden sind.
Herausforderungen
Eine stockende Wirtschaft, Erfahrungen aus Poly-Krisen, Sparzwänge: Bereits beim IT-Budget sind die übergeordneten Herausforderungen mannigfaltig. Auf der anderen Seite stehen der Mangel an Fachkräften, zu geringes internes Know-how und kleine Teams vielen technischen Hürden und praktischen Bedürfnissen gegenüber.
Als weitere Herausforderung kommen Tools hinzu, die entweder veraltet, desintegriert oder kaum aufeinander abgestimmt sind. Viele IT-Abteilungen müssen erst einmal ihre internen Probleme lösen, ehe sie dazu in der Lage sind, sich auf neue Herausforderungen zu stürzen. Dies schafft eine Latenzzeit, durch die viele KMU den technologischen Anschluss verlieren. Das verdeutlicht, wie wichtig es ist, die eigenen IT-Prozesse kontinuierlich zu pflegen sowie zu aktualisieren und den eigenen ITSM-Reifegrad im Blick zu behalten.
Für die IT-Service-Bereitstellung kommen – neben dem Personalmangel und den Budgetbeschränkungen als führende Herausforderungen (jeweils 40 %) – die Sicherheit und Compliance (37 %), langsame Reaktionszeiten (35 %), sowie eine mangelnde Tool-Integration (32 %) als wichtige Herausforderungen hinzu.
Chancen
Für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es auch einige Punkte, die sie sich zum Vorteil machen können und anhand derer sie neue Kompetenzen entwickeln können. So liegt ein wichtiger Aspekt in gezielten Effizienzsteigerungen, um mit wenig Mitteln möglichst viel zu erreichen. Dafür braucht es zunächst einen hervorragenden Überblick über den IT-Markt und die eigenen Möglichkeiten.
Wichtige Voraussetzungen dafür sind Marktanalysen, Reifegrad-Ermittlungen und die gezielte Auseinandersetzung mit den eigenen Tools und Kompetenzen. Setzen Unternehmen nun auf Basis dessen KI-Anwendungen, Automatisierungen oder Prozess- und Workflow-Optimierungen genau dort ein, wo es Sinn hat, entfaltet sich in einigen Fällen ein ungeahntes Potenzial.
Passend dazu nutzen viele KMU ihre Chancen weniger anhand radikaler IT-Umbauten, als vielmehr durch gezielte Modernisierungen mit messbarem Nutzen. Allmählich, aber stetig geht es voran. Dies zeigt sich auch anhand der wichtigsten Prioritäten für das Jahr 2026:
- 41 % der befragten KMU-Vertreter wollen in erster Linie die Sicherheit verbessern.
- 31 % haben die Automatisierung von IT-Workflows im Sinn.
- 30 % denken daran, KI-Services oder -Tools einzuführen.
- 29 % möchten investieren, um die Mitarbeiterproduktivität zu erhöhen.
- 30 % weisen Mitarbeiter-Schulungen als eine Top-Priorität aus.
Genau in diesen Bereichen sind die wertvollsten Chancen verborgen:
- Wer die Sicherheit hochhält, macht sich immun gegen zahlreiche Bedrohungen.
- Wer Automatisierungen und KI einführt, agiert effizienter, weniger fehleranfällig und verschafft sich Freiräume.
- Wer sich vor allem mit den eigenen Mitarbeitern befasst, richtet den Blick nach innen und sieht das, worauf es wirklich ankommt: Menschen, die das Unternehmen – vor allem kreativ, strategisch und wertschöpfend – voranbringen.
Eine daraus abgeleitete Erfolgsformel könnte folgendermaßen lauten:
KMU sollten die Stärken Künstlicher Intelligenz und von Automatisierungen mit menschlicher Schaffenskraft kombinieren, in einem sicheren Umfeld. Auf diesem Nährboden lässt sich das eigene Potenzial hervorragend entfalten.
Perspektiven für 2026
Richten wir den Blick nun geschärft und fokussiert auf das Jahr 2026, zeigen sich einige Fokusbereiche, welche für KMU bezüglich ihrer IT-Strategien entscheidend sind.
Der Aufstieg von KI
Künstliche Intelligenz (KI) erfährt viel Aufmerksamkeit – zu viel, wenn es nach einigen Betrachtern geht, die umso mehr typisch menschliche Werte und Stärken betonen. Darin liegt jedoch kein Widerspruch: Für erfolgreiche zeitgemäße und zukunftsorientierte IT spielt KI eine Schlüsselrolle, die im Zusammenspiel mit menschlichen Stärken wie Kreativität, unkonventionellem Denken und strategischem Überblick erst eine klare Gestalt annimmt und sich zu einem Game Changer entwickelt.
Eines der Ergebnisse unserer Studie “The State of SMB IT for 2026” bestand darin, dass 17 % der Befragten fehlendes Wissen beziehungsweise fehlende Expertise und 15 % Integrationsschwierigkeiten als größtes Hindernis für den KI-Einsatz betrachten. Beide zählen damit zu den meistgenannten Antworten und lassen sich als interne Faktoren auch intern beheben, indem man in Fortbildungen sowie Trainings investiert und die bestehende Tool-Landschaft überarbeitet.
Externe Faktoren wie Kosten (19 %) oder Bedenken bezüglich Halluzinationen und der Datengenauigkeit (8 %) lassen sich dagegen durch eine intelligente Budgetierung und ein optimiertes Prompting lösen.
Für KMU führt der Weg nun über eine schrittweise KI-Implementierung. Die entsprechenden Anwendungen müssen sinnvoll für bestimmte Aufgaben und mit einem klar identifizierbaren und messbaren Nutzen zum Einsatz kommen.
Das Thema Sicherheit
Sicherheit bleibt ein Top-Thema für die IT. “Safety first” ist hier keine Phrase, sondern eine klare Marschroute, die IT-Verantwortliche nehmen. Von der IT-Sicherheit und Compliance hängen schließlich weitere Faktoren wie eine weitgehende Implementierung von KI und Automatisierungen oder die Einführung neuer moderner Tools ab.
Dabei erfordert Sicherheit insbesondere in hybriden und remote-orientierten Arbeitsumgebungen dauerhafte Aufmerksamkeit. Die oberste Priorität genießt, dass der reguläre IT-Betrieb ohne Probleme, Ausfälle und Verzögerungen gelingt. Um Risiken zu vermeiden und zu mindern, sollten KMU nicht nur in relevante Technologien, sondern auch in Prozessoptimierungen und regelmäßige Mitarbeiterschulungen investieren.
Um mutig und selbstbewusst in die Zukunft gehen zu können, dürfen sich KMU von Schwierigkeiten bei der Sicherheit nicht ausgebremst fühlen.
Enterprise Service Management (ESM)
Nimm das, was erfolgreich und vielversprechend ist, und wende es möglichst breitflächig an: Das ist eine bekannte Erfolgsformel. Anstatt ständig Neues zu probieren, wendet man bewährte Verfahren auf neuen Gebieten an. Nach diesem Prinzip lässt sich das IT Service Management (ITSM) auf das Enterprise Service Management (ESM) aufweiten, sodass möglichst viele Abteilungen von nützlichen ITSM-Praktiken profitieren können.
Typische Bereiche, in denen KMU ITSM-basierte Tools und Workflows einsetzen, sind laut unserer Studie der Kundenservice (49 %), das Personalwesen (43 %), Finanzen (42 %) und das Office Management (41 %). Doch auch etwas unübliche Bereiche wie das Facility Management oder das Marketing sind für ITSM-Praktiken geeignet.
Im Jahr 2026 sind Effizienz und zählbare Resultate anstatt Ausprobieren und Erkunden gefragt. Vor diesem Hintergrund müssen KMU die Mittel, die Ihnen zur Verfügung stehen, sinnvoll und gewinnbringend nutzen.
Sinnvolle Investitionen
Die Frage, wie viel Budget der IT – genau wie in anderen Bereichen – zur Verfügung gestellt wird, lässt sich an der Beantwortung der Grundsatzfrage “Investieren oder Sparen?” festmachen. Sinnvolle Investitionen sind die logische Antwort, doch wo und wie genau Investitionen erfolgreich sind, lässt sich im Vorfeld zu oft nicht festmachen.
Im Jahr 2026 sind KMU gefragt, strategische Analysen zu betreiben und ihr IT-Budget zielsicher einzusetzen. Denn durch schlichtes Sparen verpassen sie wichtige Entwicklungen und Trends, während sie durch Fehlinvestitionen in eine finanzielle Schieflage geraten können und in der Konsequenz dessen auch höchstwahrscheinlich technologisch abgehängt sind.
Mitarbeiter fördern
Den Blick in die Zukunft einseitig gen Technologie schweifen zu lassen, vervollständigt nicht einmal die Hälfte des Puzzles der erfolgreichen KMU-IT. Gemäß dessen gibt über die Hälfte der befragten KMU an, dass Schulungen und Weiterbildungen entscheidend sind, um eine adäquate ITSM-Reife zu erlangen.
So braucht es nicht nur möglichst intuitive Tools, sondern auch das entsprechende Know-how, um diese zielführend und effektiv zu nutzen. Dies ist ein Schlüssel, um im Jahr 2026 und darüber hinaus die IT hinsichtlich der Unternehmensziele auch erfolgreich als einen strategischen Treiber einzusetzen.
Hintergrund: Mitarbeiter sind umso mehr gefragt, Initiativen zu steuern, relevante Entscheidungen zu treffen und Problemlösungen zu erreichen.
Fazit
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) befinden sich bezüglich der IT aktuell in einem Spannungsverhältnis. Einerseits verspüren sie den Druck, zu investieren, mit Trends und Entwicklungen mitzugehen und effiziente Verfahren einzuführen. Andererseits hindern sie praktische Einschränkungen wie technologische Altlasten, zu kleine Teams und Budgetbeschränkungen gerade daran.
Dieser Teufelskreis wiegt manchmal schwer, lässt sich aber mit intelligenten Entscheidungen zumindest teilweise durchbrechen. Unternehmen müssen sich selbst, Anforderungen oder auch ihren ITSM-Reifegrad gut kennen, um zum Beispiel durch Software wahre Schritte nach vorn zu machen, aufgabenbasiert KI zu implementieren und ihren Mitarbeitern angemessene Schulungen und Trainings zu ermöglichen.
Im Jahr 2026 geht es darum, mit den zahlreichen technologischen Neuerungen nicht länger nur zu experimentieren, sondern zählbare Resultate zu erzielen. Dafür braucht es unter anderem Software, die einen schnellen ROI verspricht und das Tagesgeschäft vereinfacht. Trends müssen KMU vom eigenen Status quo aus evaluieren und sie partiell – dort, wo es operativ und strategisch Sinn ergibt – zu adaptieren.
