Change-Management-Prozesse zählen zu den kritischsten Unterfangen, denen sich Unternehmen zu stellen haben. Wandel und Änderungen sind mit vielen Unwägbarkeiten verbunden, die von internen Widerständen bis zu einer unstrukturierten Umsetzung reichen.
Es braucht die richtige Software, Tools und Methoden, um diesen umfassenden, entscheidenden Prozess mit Erfolg zu krönen. Dieser Beitrag erläutert, welche spezifischen Lösungen und Ansätze dafür infrage kommen – inklusive der zehn besten Change Management Softwares 2026.
Software für das
Change Management
Es lässt sich viel über das Change Management und die bestgeeigneten Ansätze dafür berichten. Viele davon sind theoretisch gut, lassen sich auch praktisch (in Teilen) adaptieren, halten allerdings das entscheidende Element nicht bereit: Tools und Software, mit denen Änderungsprozesse letztendlich gelingen.
Ein Beispiel: Das ADKAR-Modell eignet sich hervorragend, um Change-Prozesse phasenorientiert zu beleuchten. Es erweist sich als eine gute Grundlage, schafft für sich genommen allerdings noch keinen Mehrwert, da es keine Unterstützung für die konkrete Umsetzung von Änderungen bietet.
Was vielfach fehlt, ist also das Thema Softwareunterstützung, durch die vor allem große Änderungsprozesse überhaupt erst möglich werden. Diese steht in diesem Beitrag im Fokus.
Die verschiedenen Arten von Change Management Software
Grundsätzlich ist zwischen Software, die spezifisch für das Change Management entwickelt wurde, und Lösungen, die – neben anderen Funktionalitäten – auch das Change Management unterstützen, zu unterscheiden. Wichtig sind dabei immer die Struktur, welche die jeweilige Softwarelösung bietet, und eine möglichst intuitive Nutzung.
Im Folgenden finden sich die wichtigsten Software-Kategorien, die Änderungsprozessen zugutekommen:
Spezifische Change Management Software
Ja, es gibt sie – spezifische Software, die exklusiv für Change-Management-Prozesse entwickelt wurde. Mit ihr lassen sich Änderungen planen, implementieren und überwachen. Diese Art von Software hat in erster Linie für lange, umfangreiche Prozesse Sinn, die sich mitunter sogar über Jahre erstrecken.
IT Service Management Software
Software, die dem IT Service Management (ITSM) dient, bietet einen häufig genutzten Ansatz, da es sich beim Change Management – neben dem Problem Management und dem Incident Management – um einen der ITSM-Kernprozesse handelt. Vorteile liegen vor allem in einem hervorragenden Überblick zu sämtlichen Change-Vorgängen, Automatisierungen und kontrollierter Arbeit an IT-Services und der IT-Infrastruktur.
Business Process Management Software
Eine Business Process Management Suite (BPMS) unterstützt Unternehmen dabei, geschäftliche Prozesse zu entwerfen, zu modellieren, zu automatisieren, auszuführen und zu verbessern. Damit kommt sie auch für Änderungen an Geschäftsprozessen hervorragend infrage.
Kollaborationssoftware
Kollaborationssoftware hat insbesondere bei hybrider oder remote-basierter Arbeit ihren festen Platz gefunden. Oft geht es dabei schlichtweg um die reibungslose Kommunikation. Für Change-Projekte ist sie zudem interessant, um Ressourcen zu planen, zu organisieren und zu verwalten. Für den “simplen” Projektaustausch kommt im Prinzip immer eine Form von Kollaborationssoftware zum Einsatz.
Dokumentenmanagement-Software
Das Dokumentenmanagement ist weit gefasst, in der Arbeitswelt erweist sich eine gut organisierte Dokumentenablage in vielen Bereichen als entscheidend. Insbesondere bei (kritischen) Änderungsprozessen fallen unzählige Dokumente an, die zentral und übersichtlich verfügbar sein müssen. Dabei zählen auch die Revisionssicherheit und Compliance.
Die 10 besten Softwarelösungen für das Change Management 2026
Grundsätzlich gilt: Die am besten geeignete Software für das Change Management zu wählen, ist eine individuelle Angelegenheit. Jedes Unternehmen, jede Branche und auch jedes Projekt kommt mit spezifischen Anforderungen.
Eine feste Auswahl zu erstellen, ist da eigentlich unmöglich. So soll der Überblick zu den zehn besten Change-Management-Softwares 2026 vor allem den Blick für die Lösungen auf dem Markt schärfen, die als am nützlichsten und für das Change Management am besten geeignet erscheinen.
#1 OTRS
OTRS ist eine Softwarelösung, die für das ITSM entwickelt wurde, aber auch abteilungsübergreifend für das Enterprise Service Management (ESM) seine Stärken ausspielt. Ein wichtiger Punkt liegt dabei in automatisierten, ITIL-konformen Prozessen, die sich hervorragend an individuelle Anforderungen anpassen lassen.
Für das Change Management deckt OTRS sämtliche Anforderungen ab und bündelt sie. So sind Change-Prozesse zum Beispiel jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher. Ebenfalls lassen sich Verantwortliche und Abhängigkeiten automatisch in die Kommunikation einbinden, wobei die Configuration Management Database (CMDB) Klassifizierungen und eine Dokumentation für sämtliche Configuration Items (CI) bieten. Erinnerungen, Due Dates und Prioritäten stützen dabei den zeitlichen Ablauf.
Kurzum: Verantwortliche haben jederzeit den Status quo im Blick, wobei Business-Prozesse sicher durch den Änderungsprozess führen. Dabei beschleunigen Automatisierungen und KI-Services die Abläufe und verschaffen wertvolle Freiräume.
#2 EasyVista Service Manager
Der EasyVista Service Manager ist eine integrierte Lösung, die dich zur strukturierten Steuerung von Changes in der IT eignet. Die Lösung bietet klare Workflows, automatisierte Genehmigungen und vollständige Transparenz über alle Änderungen. Risiken, Auswirkungen und Abhängigkeiten lassen sich zentral bewerten, während Dashboards und Reports jederzeit Auskunft über den Prozessstatus geben.
Durch flexible Anpassungsmöglichkeiten, definierte Rollen und SLAs unterstützt EasyVista ein kontrolliertes, regelkonformes und effizientes Change Management.
#3 Freshservice
Durch die Integration mit den weiteren Lösungen des kalifornischen Herstellers Freshworks erweist sich das KI-gestützte Freshservice als gut für integrierte Automatisierungen im ITSM geeignet. Vorteile sind ein nutzerfreundliches Interface, eine strukturierte Plattform und ein zentralisiertes System für alle Change-Anfragen samt Dokumentation. Mit dem Tool können IT-Fachkräfte, Entscheidungsträger sowie Stakeholder an Änderungsprozessen kollaborieren.
#4 Jira Service Management
Bei Jira Service Management handelt es sich um eine ganzheitliche ITSM-Lösung, mit der sich Change-Anfragen umfangreich abdecken lassen. Nutzer können Risikobewertungen vornehmen, auf Abhängigkeiten zugreifen und sich den potenziellen Einfluss von Änderungen anzeigen lassen. Wer vor allem den Blick auf Risiken hat, könnte Jira Service Management interessant finden.
#5 ManageEngine ServiceDesk Plus
Auch hier handelt es sich um eine ITSM-Komplettlösung, mit der sich IT-Änderungen mit einem Workflow-Designer visualisieren lassen. Ebenso lassen sich Änderungen auf Basis von Incidents und Problemen protokollieren und verfolgen sowie Input und Genehmigungen einholen – zum Beispiel von Mitgliedern eines Change Advisory Boards (CAB). Benutzer können außerdem automatisierte Workflows und Benachrichtigungen konfigurieren.
#6 Whatfix
Bei Whatfix handelt es sich um eine Digital Adoption Platform (DAP), die Unternehmen dabei unterstützt, Prozesse wie das Change Management, das Anwender-Onboarding und die Nutzung von Unternehmenssoftware effizienter zu gestalten. Für das Change Management reduziert die Software Schulungsaufwände, soll bei der Mitarbeiterakzeptanz unterstützen und Fehler bei der Nutzung komplexer Systeme vermeiden.
#7 SolarWinds Service Desk
Hier handelt es sich um eine Cloud-basierte, KI-gestützte ITSM-Lösung, welche die Produktivität erhöhen, die Nutzererfahrung verbessern und IT Operations verbessern soll. Für das Change Management verspricht der Anbieter strukturierte Prozesse, um Risiken zu minimieren und die Stabilität zu erhöhen. Anwender sollen Änderungen nahtlos planen, umsetzen und kommunizieren können.
#8 SysAid
Der ITSM-Anbieter SysAid bietet Change-Management-Module, die Unternehmen dabei unterstützen, Änderungen zu planen, zu verfolgen und zu kontrollieren. Versprochen werden eine nahtlose Kollaboration zwischen Teams, weniger Ausfallzeiten und ein strukturierter Ansatz, um Änderungen umzusetzen.
#9 Ivanti Service Manager
Der Ivanti Service Manager bildet als modulare ITSM-Plattform verschiedene IT-Prozesse modular ab, darunter auch das Change Management gemäß ITIL-Standards. Ivanti unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Änderungen in IT-Umgebungen. Die Change-Management-Umgebung von Ivanti soll es ermöglichen, Änderungen kontrolliert, transparent und mit einem geringen Risiko umzusetzen.
#10 Monday Service
Bei Monday Service handelt es sich um eine Enterprise Service Management (ESM)-Plattform, die IT- und Service-Teams zentrale Tools bietet, um Workflows, Tickets, Projekte sowie Änderungsprozesse einheitlich zu verwalten. Sie soll dabei unterstützen, das Change Management nachvollziehbar sowie automatisiert zu gestalten, um die Service-Stabilität aufrechtzuerhalten und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu vereinfachen.
Wichtige Zusammenhänge
Software, die sich gut für das Change Management einsetzen lässt, hängt mit vielen anderen Bereichen zusammen. Hier gibt es einen schnellen Überblick zu einigen wichtigen Zusammenhängen und Interdependenzen.
Projekt- und Aufgabenmanagement
So spielt zum Beispiel das Projekt-Management oft eine wichtige Rolle, da wichtige Änderungen logischerweise immer auch zu Projekten führen oder gegebenenfalls von Beginn an Teil eines bestimmten Projekts waren. Zum Beispiel markieren Kick-off-Meetings den Beginn der Umsetzungsphase von Projekten, wobei es in vielen Fällen um Änderungen geht.
Dem schließt sich das Aufgabenmanagement nahtlos an, welches – ob nun auf Projekt- oder auf Prozess-Basis – die zu erledigenden Aufgaben samt Status ins Visier nimmt. Insbesondere bei wichtigen Change-Projekten zählt es, die unzähligen damit verbundenen Aufgaben hervorragend zu organisieren und in einem strukturierten Rahmen ablaufen zu lassen.
Incident Management und Problem-Management
Ebenso sieht sich das Change Management eng mit dem Incident Management und dem Problem-Management verknüpft. So sind es oft Vorfälle wie IT-Störungen oder übergeordnete Probleme, die zu Änderungsprozessen führen.
Ein typisches Beispiel dafür: Ein lange genutztes IT-System hat immer wieder Aussetzer und frustriert die Nutzer, auch Software-Updates können nicht die erwünschte Wirkung bringen. Schließlich muss als Änderung ein komplett neues System her, da sich mit dem bestehenden auch geltende Datenschutzbestimmungen nicht mehr einhalten lassen.
Darüber hinaus führen Change-Projekte selbst – als Teil der Umstellung und durch den Umbruch gewohnter Vorgehensweisen – in einigen Fällen zu Problemen und Störungen, auch wenn es dies möglichst zu vermeiden gilt. Somit sind Änderungen auch auf diese Weise mit der Behebung von Störungen und Problemen verknüpft.
Konfigurationsmanagement
Bei der praktischen Umsetzung von IT-Änderungen spielt ferner das Konfigurationsmanagement eine wichtige Rolle, da ein Überblick zu sämtlichen betroffenen IT-Assets und deren Verbindungen beziehungsweise Abhängigkeiten zueinander zählt. Somit erweist sich gerade auch eine Configuration Management Database (CMDB) als äußerst wertvoll für das Change Management.
So ist klar, welche Teile der IT-Infrastruktur von den entsprechenden Änderungen betroffen sein werden, sodass sich die Maßnahmen mit Blick auf sämtliche IT-Assets steuern lassen, damit es nicht zu Ausfällen, Unterbrechungen und Störungen kommt.
Im Kontext dieser Interdependenzen wird deutlich, dass beim Change Management – zumindest für Änderungen an der IT-Infrastruktur eine ITSM-Lösung, die sämtliche Bereiche zufriedenstellend abdeckt, äußerst zuträglich ist.
FAQ
Hier finden sich abschließend einige häufig gestellte Fragen (FAQ) mit Bezug auf Change Management Software beantwortet.
#1 Wofür ist Change Management Software wichtig?
Change Management Software unterstützt dabei, dass Änderungsprozesse – ob nun an der IT-Infrastruktur oder in anderen Bereichen – in einem kontrollierten Rahmen ablaufen und effizient, sicher und ohne unbeabsichtigte negative Folgen vonstattengehen.
Die entsprechenden Softwarelösungen verleihen einen guten Überblick, bilden eine Plattform für zielfixierte Zusammenarbeit, erleichtern die Kommunikation von Fachkräften, Entscheidungsträgern sowie Stakeholdern und stellen eine Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Transparenz sicher.
#2 Welche Change Management Software eignet sich am besten für mittelständische Unternehmen?
Diese Frage lässt sich ganz sicher nicht pauschal beantworten, da vieles von individuellen, unternehmensinternen Anforderungen abhängt. Jedoch sind mittelständische Unternehmen häufig preissensibel und können sich weniger auf stark zugespitzte Bereiche konzentrieren, wie es bei Großunternehmen und Konzernen der Fall ist.
Somit erweisen sich Komplettlösungen zu fairen Preispaketen als sinnvoll. Ergo stehen weniger Speziallösungen für das Change Management als zum Beispiel ITSM-Lösungen, die das Change Management als einen Kernbereich mit abdecken, im Fokus. Dabei zählen unter anderem ein bewusster Umgang mit dem IT-Budget als auch ein geschicktes Vorgehen wie durch die Ermittlung des individuellen ITSM-Reifegrades, auf dessen sich perfekt die Anforderungen an die “richtige” Softwarelösung identifizieren lassen.
Tipp: In unserem Report “The State of SMB IT for 2026” erfahren Sie anhand von Original-Umfragedaten, wie kleine und mittelständische Unternehmen sich in Bezug auf die ITSM-Reife, Tools, KI und Automatisierungen aufstellen.
#3 Wo lässt sich Change Management Software kostenlos testen?
Change Management Software kostenlos zu testen, ist ohne Weiteres möglich, da Anbieter in der Regel eine kostenlose Demo anbieten. Interessenten kommen so mit einem Experten in Kontakt, können ihre Anforderungen, Ziele sowie Wünsche nennen und unterziehen sich dabei keinerlei Verpflichtungen.
#4 Wo kann man Change Management Software mit DSGVO-konformer Datenverarbeitung kaufen?
Bei der Auswahl von Software spielt die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) neben anderen Compliance- und Sicherheitsaspekten eine herausragende Rolle. Wer Software mit dem Blick auf die DSGVO hosten beziehungsweise lizenzieren möchte, sollte auf europäische Hosting-Optionen oder EU-Datenzentren Wert legen. Um auch Spezifika bei der Sicherheit klären zu können, ist ein muttersprachlicher Support in der eigenen Landessprache wichtig.
Bei US-Datenzentren beziehungsweise US-Unternehmen könnte dagegen der CLOUD Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act), der US-Behörden Zugriff auf gespeicherte Daten erlaubt, zu einem Problem werden.
Aus der Liste der Anbieter sollte man sich jene heraussuchen, welche die hier genannten Kriterien erfüllen.
#5 Wie unterscheiden sich Cloud-basierte und On-Premises-Lösungen für Change Management Software?
Cloud- und On-Premises-Lösungen unterscheiden sich aufgrund des Hostings voneinander: “On Premises” bedeutet, dass der Kunde die Software vor Ort (On Premises) im eigenen Datenzentrum hostet, während bei Cloud-Optionen der Anbieter das Hosting übernimmt.
Oft bieten Hersteller beide Optionen an, wobei sich die Cloud als Standard immer mehr durchsetzt. Doch insbesondere bei speziellen, individuellen Sicherheitsstandards setzen Kunden bevorzugt auf On-Premises, während andere mit einer Cloud-Option den Aufwand wie für Updates und Sicherheitspatches lieber dem Anbieter anvertrauen.
Fazit
Change-Management-Tools und -Software: Sie gehören nicht unbedingt zum Standard-Repertoire einer Organisation, sind aber ungemein wichtig, um insbesondere größere Change-Projekte erfolgreich umsetzen zu können. Im Kontext von ITSM, dem Prozess- und Projektmanagement sowie der Kollaboration und dem Dokumentenmanagement findet sie ihren Platz.
Für Unternehmen besteht dabei die Herausforderung, die genau passenden Softwares und Tools zu wählen. Für sehr große Change-Projekte bietet sich dafür spezifische Change-Management-Software an. Vielmehr kommen jedoch die typischen ITSM-Lösungen für das Change Management zum Einsatz, insbesondere bei Änderungen, die primär die IT-Infrastruktur betreffen.
Da Bereiche wie das Incident Management, das Problem-Management, das Konfigurationsmanagement, aber auch das Projekt- und Aufgabenmanagement mit dem Change Management in Verbindung stehen, lassen sich so gleich viele logisch miteinander zusammenhängende Disziplinen kombinieren.
Eine Softwarelösung, die das Change Management als Teil eines umfassenden Pakets an Funktionalitäten und Features ermöglicht, erweist sich als effizient und kostenoptimiert. In der Regel stellt sich so besonders schnell ein Return on Investment (ROI) ein, insbesondere bei vielen Integrationen sowie gut durchdachten Automatisierungen und einer intelligenten Anwendung Künstlicher Intelligenz (KI).
Abschließend noch zwei kurze Tipps:
- Geht es um das IT Change Management, empfiehlt es sich, vor der Auswahl einer Software zunächst ein ITSM-Reifegrad-Assessment durchzuführen.
- Für wichtige Entscheidungen zum Change Management – auch die Auswahl der Softwarelösung betreffend –, hat es Sinn, auf ein Change Advisory Board (CAB) aus IT-Fachkräften, Entscheidungsträgern, Beratern und Stakeholdern zu setzen.
