Was wirklich über den Erfolg in der IT entscheidet, ist die Art und Weise, wie Unternehmen ihr zur Verfügung stehendes Budget nutzen. Sicher: Aktuell spüren viele Organisationen ob der angespannten Lage auf dem Weltmarkt einen zunehmenden Budgetdruck.
Für IT-Führungskräfte bedeutet dies im Umkehrschluss, dass sie vielfach mit einem reduzierten Budget zurechtkommen müssen. Ihre Aufgabe besteht nun darin, dieses möglichst intelligent und zielführend einzusetzen.
Das muss nicht unbedingt einen radikalen Sparkurs bedeuten, sondern kann mit Weitsicht auch sinnvolle Investitionen bedeuten, wenn ein adäquater Return on Investment (ROI) in Aussicht steht. Es ist ein kleines Paradoxon: Der Nutzenfaktor spart im Endeffekt deutlich mehr, als der Verzicht – beispielsweise auf die passende Softwarelösung – gespart hätte.
Dieser Beitrag befasst sich damit, in welcher finanziellen Situation sich insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) befinden (werden) und wie sie damit am besten umgehen können.
IT-Budget: Die aktuellen Rahmenbedingungen
Vielfach obliegt Organisationen die Herausforderung, mit einem beschränkten IT-Budget möglichst viel zu erreichen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind die Mittel häufig unzureichend, um im großen Stil zu investieren. Daraus erwächst die Notwendigkeit, geschickt zu agieren und das vorhandene Budget an den richtigen Stellen einzusetzen.
Aufgabe: Verbesserungen mit wenig Budget
Die Resilienz und die Performance der IT mit wenig Budget zu steigern, wirkt ein wenig wie die Quadratur des Kreises, ist jedoch genau die Aufgabe, vor der IT-Führungskräfte stehen. Fortschreitende Möglichkeiten, Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierungen in Prozesse einzubinden, helfen bei dieser Herausforderung, schreien aber andererseits direkt nach neuen Investitionen.
Fest steht: Vor neuen Ausgaben in der IT können sich Organisationen kaum drücken, wenn sie ihre Konkurrenzfähigkeit bewahren oder noch steigern möchten. In dieser Gemengelage scheint kaum ein Fehltritt erlaubt zu sein. Einen angemessenen ROI zu erzielen, entwickelt sich zur Pflichtaufgabe.
Unternehmen agieren vorsichtig
So ist es wenig verwunderlich, dass viele Unternehmen zögerlich agieren und vor Investitionen zurückschrecken. In unserer Erhebung “The State of SMB IT for 2026” nennen 29 Prozent der befragten IT-Fach- und Führungskräfte Budgetbeschränkungen als den Hauptgrund dafür, dass sie keine fortschrittlichen ITSM-, ITAM- und Device-Management-Lösungen einsetzen – das ist der mit Abstand am häufigsten geäußerte Faktor.
Ebenso stellen Budgetbeschränkungen mit 40 Prozent gleichauf mit dem Mangel an qualifiziertem Personal die größte Herausforderung bei der IT-Service-Bereitstellung dar.
Veraltete IT-Infrastrukturen führen zu Investitionsdruck
Daraus folgt, dass veraltete IT-Infrastrukturen und vorhandene isolierte Systeme den Fortschritt blockieren. Anstatt also allmählich auf die technologische Überholspur wechseln zu können, befinden sich viele kleine und mittlere Unternehmen in einer Sackgasse. Dabei ist ihnen häufig nur allzu deutlich bewusst, dass sie ihre IT-Infrastruktur modernisieren müssen.
Doch von innen verhindern Investitionslücken sowie technologische Altlasten die schnelle Weiterfahrt. So bleibt ihnen oft nur eine reaktive Haltung, anstatt proaktiv vorausgehen und den technologischen Wandel progressiv mitgestalten zu können.
Es entsteht die – wenig verwunderliche – Erkenntnis, dass sich technologisch abhängen zu lassen, zwar eine mögliche, aber keineswegs eine empfehlenswerte Vorgehensweise ist: Viele Unternehmen spüren den Investitionsdruck und möchten mit ihrer IT höhere strategische Mehrwerte generieren.
Ausblick
Es stellt sich zu Recht die Frage, wie Unternehmen im Jahr 2026 und darüber hinaus konkret genau das erreichen und damit auf übergeordnete Geschäftsziele einzahlen können. Die Marschroute ist klar: Eine gezielte Modernisierung mit messbarem Nutzen muss eingeschlagen werden.
Ein radikaler Umbau würde dagegen den Rahmen sprengen, kurz- bis mittelfristig nicht die benötigten Veränderungen erzielen und die gelebte Praxis nicht stärken. Somit gehen nun viele Unternehmen iterativ vor und orientieren sich dabei am Status quo. Kontinuierliche Verbesserung lautet die logische Linie, die es zu gehen gilt.
IT-Sicherheit ist die Top-Priorität
Die wichtigste Priorität ist dabei für die meisten, die IT-Sicherheit zu verbessern: 41 Prozent der befragten KMU-Vertreter sprechen ihr mit Blick auf 2026 die höchste Bedeutung zu, gefolgt von der Workflow-Automatisierung (31 Prozent), der Einführung von KI-Tools (30 Prozent) und der Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität (29 Prozent).
Das spricht einerseits für die mannigfaltigen Herausforderungen hybrider Umgebungen und beim Datenschutz, steht andererseits aber auch ganz klar für eine Performance-Orientierung. Wenn Unternehmen also investieren, erwarten sie dadurch klare Verbesserungen.
Unternehmen wollen vermehrt in Mitarbeiter investieren
Auffallend ist dabei, dass nicht nur Tools, Softwarelösungen und Features, sondern auch die Menschen im Fokus stehen: So sehen immerhin 27 Prozent der Befragten in Mitarbeiterschulungen eine wichtige Priorität. Das hat Sinn und zeugt von Weitsicht. Schließlich weisen auch die besten Softwarelösungen nur einen begrenzten Effekt auf, wenn die mit ihnen betrauten Mitarbeiter diese zum Beispiel nicht gut genug kennen und nicht wissen, wie sie deren volle Leistungsfähigkeit erschließen können.
Dazu passt, dass ganze 62 Prozent der Befragten in Schulungen sowie Aus- und Weiterbildungen ihrer Mitarbeiter einen wichtigen Faktor sehen, um ihre ITSM-Praktiken zu verbessern. Daraus lässt sich folgern, dass viele Mitarbeiter mit Tools und Softwares überfordert sind oder zumindest deren Potenzial nicht zur Gänze ausschöpfen können.
Kosten-Nutzen-Verhältnis: die Effizienz zählt
Noch ganze 56 Prozent sehen in einfach einsetzbaren KI- und Automatisierungsfunktionen den Schlüssel, um ihre ITSM-Praktiken zu optimieren. Immerhin 48 Prozent nennen außerdem den Zugang zu erschwinglicher Software.
Zusammengefasst braucht es also fortschrittliche, benutzerfreundliche Lösungen und Funktionen zu überschaubaren Kosten, damit Mitarbeiter diese zielführend nutzen können. Genau hier liegt der Fokus für das Jahr 2026: in einem stimmigen Kosten-Nutzen-Verhältnis, das Unternehmen voranbringt. So sind Tools im besten Fall preiswert, gnadenlos effektiv und werden von fachkundigen, gut geschulten Mitarbeitern angewendet, die mit ihnen versiert umgehen.
So bildet Effizienz die entscheidende Maxime: Sie setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen, die zusammenwirkend wirklich etwas verändern können. Unternehmen, die 2026 mit ihrer IT entscheidende Unterschiede machen wollen, müssen das Bild ganzheitlich betrachten. Holistisch und iterativ geht es bei der IT auch mit einem begrenzten Budget voran (dazu im Folgenden mehr).
Best Practices: Der Weg zum Return on Investment (ROI)
Mal eben eine gute, erschwingliche Softwarelösung implementiert, fortschrittliche KI- und Automatisierungsfunktionen eingeführt und Mitarbeiter zielführend geschult? Ganz so einfach lässt sich das in der Praxis häufig nicht umsetzen. Auch wenn die Marschroute steht, bleibt für Entscheider noch die Frage, wie sie ihr oft begrenztes IT-Budget 2026 möglichst effektiv einsetzen können, um ihre Ziele zu erreichen.
Im Folgenden finden sich einige nützliche Praktiken, die dabei unterstützen, das IT-Budget möglichst zielführend zu nutzen.
#1: Mit dem eigenen Reifegrad arbeiten
Wenn das IT-Budget begrenzt ist, kommt es umso mehr auf gute, granulare Vorgehensweisen an. So lässt sich zum Beispiel ein zielgerichtetes und hochgradig nutzenorientiertes ITSM am besten auf den Weg bringen, wenn das IT-Team genau weiß, wo es steht und welche Schritte es gehen muss.
Diese Erkenntnisse liefert ein Reifegrad-Assessment, das sich recht einfach bewerkstelligen lässt. Anhand verschiedener Dimensionen – wie Prozesse, Governance und Strategie oder Technologie und Tools – wird deutlich, was die nächsten logischen Schritte sind, um mit dem ITSM auf die Erreichung relevanter übergeordneter Business-Ziele hinzuarbeiten.
Trifft man auf dieser Basis die Entscheidung, in eine neue Softwarelösung zu investieren, fällt der Weg zu einem positiven Return on Investment erheblich leichter.
#2: IT-Kosten ganzheitlich betrachten
Kosten sind nicht gleich Kosten. Es gibt verschiedene Kostenfaktoren und Nutzenpunkte, die zusammen keine (reinen) Ausgaben, sondern Investitionen mit einer großzügigen Rendite ergeben sollen. Bei der Anschaffung einer Softwarelösung achten zum Beispiel viele Unternehmen allein auf den Preis. Dieser ist allerdings nur ein Teil des Bildes. Ganzheitliche Konzepte wie Total Cost of Ownership (TCO) sind passender, um Klarheit über alle Kosten über die gesamte Lebensdauer hinweg zu erlangen. Eben dies ist auch Aufgabe eines fokussierten IT Asset Managements.
Ebenso sollten Entscheider die bestehende IT-Infrastruktur kosten- und nutzenfixiert unter die Lupe nehmen und Tools sowie Anwendungen, die vor allem Kosten und wenig Nutzen bringen, stilllegen. So zahlen viele Unternehmen zum Beispiel unnötig für Lizenzen, die (fast) niemand nutzt. Andererseits bringen faire Modelle wie “Concurrent Agents” bereits erhebliche Kostenvorteile. Bei diesem Modell zahlen Unternehmen nur für so viele Agenten, wie zu einem Zeitpunkt maximal im System arbeiten.
#3: KI stückweise, bedarfsorientiert implementieren
Viele Unternehmen möchten die KI-Revolution unbedingt mitgehen – ein richtiger Gedanke. Schließlich zeigen auch unsere Umfragedaten, dass es im Jahr 2026 verstärkt auf KI-Funktionen ankommt. Mit Blick auf Budget-Intelligenz zählt es jedoch, nicht gleich die große KI-Revolution im eigenen Unternehmen loszutreten. Denn wahllos eingesetzt, verkommt KI schnell zum reinen Kostenfaktor, der nicht die erhofften Effizienzsteigerungen einbringt.
Stattdessen muss es darum gehen, wo KI im IT-Betrieb den größten Unterschied machen kann. Vordergründig in diesen Bereichen lassen sich entsprechende Anwendungen stück- und versuchsweise einsetzen. Zum Beispiel führen KI-basierte Zusammenfassungen in Ticketsystemen vor allem bei umfangreichen Verläufen und Konversationen zu enormen Vorteilen.
Flexible Angebote wie die Buchung einzelner KI-Services sind eine einfache Möglichkeit, diesen schrittweisen Ansatz umzusetzen.
#4: Mitarbeiter begleiten
Schulungen sowie Fort- und Weiterbildungen für Mitarbeiter: Sie gehören zu den Schlüsselfaktoren, die kleine und mittlere Unternehmen aktuell priorisieren. Doch dieser Bereich ist individuell ausgeprägt: Mitarbeiter müssen Wissen oft äußerst spezifisch einsetzen und haben ganz unterschiedliche Ansprüche an Bildungsinitiativen.
Daher müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter individuell begleiten und spezifisch fördern. Dies gelingt, indem Führungskräfte mit ihren Mitarbeitenden gemeinsam ausmachen, welche Kurse und Trainings für sie geeignet und zielführend sind – zum Beispiel durch Feedbacks, Assessments, regelmäßigen Austausch oder schlicht aus dem Alltag heraus. Standard-Trainings für alle haben dagegen nur bei breit angelegten Umstellungen Sinn.
#5: Wiederkehrende Aufgaben – soweit wie möglich – automatisieren
Automatisierungen sind laut unseres Reports “The State of SMB IT for 2026” ebenfalls ein viel beachteter Fokus. Tatsächlich nehmen vor allem Standardaufgaben, die sich stetig wiederholen, viel Zeit in Anspruch. Dies ist oft absolut vermeidbar. Der große Vorteil dabei: Ein paar einfache Automatisierungen liefern bereits hohe Zeitersparnisse und Produktivitätssteigerungen, wodurch sich wiederum das eingesetzte IT-Budget besser rentiert.
Einzelne Workflows zu automatisieren und Standard-Benachrichtigungen einzurichten sind gute erste Schritte. Zusätzlich lässt sich gezielt eine Wissensdatenbank mit Anleitungen, Beschreibungen und How-to-Artikeln aufbauen, die für Supportfälle als wichtige Anlaufstelle dient. Des Weiteren können Unternehmen den Self-Service durch Maßnahmen wie die Einbindung von KI-Chatbots, User-Foren oder aktuellen FAQ-Seiten voranbringen.
Im Mittelpunkt steht dabei stets, dass die Service- und Support-Mitarbeiter entlastet werden und sich verstärkt wertschöpfenden Aufgaben, die mit handfesten Mehrwerten verbunden sind, widmen können.
Fazit: Investieren lohnt sich – auch bei knappem IT-Budget
In der IT ist eindeutig ein Budgetdruck zu verzeichnen. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen müssen haushalten. Anstelle radikaler Sparkurse sind geschickt ausgewählte Investitionen jedoch meist die bessere Wahl. Wenn möglich, sollten Unternehmen gezielt investieren, da sie sich nur so mittel- und langfristig gleichzeitig wettbewerbsfähig und kosteneffizient aufstellen können.
Die Rechnung ist simpel: Durch eine kluge Auswahl, beispielsweise von Softwarelösungen und fortschrittlichen Features, zeichnet sich bereits nach kurzer Zeit ein klar positiver Return on Investment (ROI) ab. Wichtige Indikatoren dafür liegen in der Mitarbeiterproduktivität, Performance-Steigerungen, der Kundenzufriedenheit oder dem erzielten Automatisierungsgrad. So können Teams auch mit vergleichsweise geringer Manpower viel erreichen und etwa beim IT-Support immense Zeitersparnisse erzielen.
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