Los diferentes idiomas siempre han representado desafíos, tanto en el servicio al cliente y el ITSM como en muchos otros ámbitos. A medida que las empresas y sus bases de clientes se vuelven cada vez más internacionales, personas de una gran variedad de orígenes lingüísticos y con diferentes niveles de dominio del idioma deben comunicarse y colaborar entre sí.
En el peor de los casos, las barreras lingüísticas pueden hacer que la comunicación sea casi imposible. Pero incluso antes de llegar a ese punto, pueden surgir problemas serios. Los malentendidos son comunes cuando una o más personas en una conversación no se comunican en su idioma nativo, especialmente cuando el tema implica detalles complejos o requiere una comprensión profunda.
En resumen: algunos problemas solo pueden resolverse mediante traducciones inteligentes impulsadas por sistemas. Además, un sistema profesional de gestión de traducciones ahorra tiempo y esfuerzo.
Este artículo destaca las ventajas de una función de gestión de traducciones bien diseñada dentro de un sistema de tickets y explica cómo OTRS hace que manejar múltiples traducciones sea algo sencillo y eficiente.
Contexto: Por qué la gestión eficaz de traducciones es importante
Para las empresas internacionales, gestionar la diversidad lingüística puede ser un verdadero desafío. Deben garantizar la comunicación multilingüe y un alto nivel de comprensión entre empleados y clientes, manteniendo la coherencia, algo que la automatización puede ayudar a asegurar.
La velocidad también es un factor decisivo en los entornos de soporte. Los agentes deben poder gestionar solicitudes de forma eficiente y responder correctamente de inmediato. Cuando esto sucede, los empleados ahorran tiempo y los clientes disfrutan de una experiencia más fluida y satisfactoria.
Las traducciones claras, precisas y bien estructuradas proporcionan un valor tangible para ambas partes: empleados y clientes. También ayudan a prevenir malentendidos que podrían provocar errores costosos o embarazosos.
Incluso los beneficios más pequeños, como tiempos de procesamiento y resolución más cortos, se traducen en menores costos de oportunidad para las empresas y en un mejor servicio para los clientes.
Puntos clave:
- La gestión efectiva de traducciones es un elemento clave – junto con las funciones de IA y la automatización – dentro de una solución moderna y avanzada de gestión de servicios.
- La gestión de traducciones es una de las principales ventajas de las funciones modernas de OTRS frente a la edición comunitaria ((OTRS)) Community Edition.
- Un sistema de traducción bien desarrollado ofrece beneficios similares a los resúmenes impulsados por IA: ambos mejoran la claridad, la comprensión y la eficiencia.
Ventajas de una gestión avanzada de traducciones
Las traducciones rápidas y precisas aportan un valor significativo. Cuando las organizaciones pueden visualizar y gestionar fácilmente información en varios idiomas, pueden comunicarse con claridad y responder a los problemas de manera rápida y eficaz.
Esto también ayuda a evitar costos de oportunidad al prevenir malentendidos y la insatisfacción. Las traducciones deficientes, incompletas o ausentes pueden generar frustración tanto en los clientes como en el personal.
A continuación se presentan las ventajas más importantes de contar con traducciones rápidas, de alta calidad y completas:
1. Ahorro de tiempo significativo
Poder crear múltiples traducciones de manera rápida y sencilla reduce considerablemente el tiempo y el esfuerzo. Esto es especialmente valioso para las empresas multilingües que buscan aumentar la productividad y la eficiencia. Además del ahorro de tiempo, la calidad de las traducciones se mantiene constantemente alta.
2. Consistencia
Los textos y las conversaciones a menudo varían en tono o matices entre idiomas, especialmente cuando las traducciones no se basan en una misma referencia. Cuando un sistema muestra varios idiomas uno al lado del otro, las traducciones permanecen alineadas y coherentes. Esto evita confusiones, mejora la claridad y ahorra tiempo adicional.
3. Menos trabajo repetitivo
Una función clave es la creación por lotes, que permite generar múltiples traducciones a la vez. Los administradores pueden crear traducciones para varios idiomas en un solo paso, eliminando procesos manuales repetitivos y acelerando la creación de contenido multilingüe.
4. Escalabilidad
Las empresas no deben limitarse a los mercados locales. Para expandirse a nuevas regiones, las barreras lingüísticas no deben convertirse en obstáculos. Con la capacidad de agregar y gestionar fácilmente nuevas versiones de idioma, las organizaciones pueden escalar de manera libre y eficiente.
5. Mejor experiencia del usuario
Cuando las traducciones son fáciles de crear y administrar, los usuarios son los principales beneficiados: disfrutan de consistencia, claridad y una vista general clara entre los distintos idiomas. Cualquier cambio realizado en un idioma se aplica inmediatamente a todos los demás, manteniendo las traducciones sincronizadas y actualizadas.
Gestión de traducciones en OTRS
En OTRS, los administradores pueden ampliar su interfaz administrativa con la función de gestión de traducciones, lo que les permite crear traducciones fácilmente sin cambiar entre diferentes vistas de idioma.
Dentro del área de administración, existen términos predefinidos disponibles para las traducciones. Los usuarios pueden seleccionarlos y completarlos, o definir los suyos manualmente.
Las traducciones pueden generarse dinámicamente mediante plantillas o funciones de importación para ofrecer contenido en varios idiomas. OTRS incluye módulos de texto predefinidos para elementos como nombres de marca, campos dinámicos, notas explicativas o descripciones de procesos. Estos términos del sistema – es decir, la terminología utilizada en todo OTRS – pueden traducirse de manera coherente y eficiente.
Las traducciones también pueden incluir terminología específica del sector, y los términos del sistema conocidos pueden personalizarse según las necesidades.
En resumen: los clientes ahora pueden adaptar completamente sus sistemas a su propio vocabulario profesional.
Técnicamente, las traducciones son posibles para todos los idiomas, con unas 60 disponibles de forma predeterminada. Además, cualquier usuario puede proponer traducciones a través del portal público.
Como resultado, la gestión de flujos de trabajo para contenido multilingüe se vuelve mucho más sencilla: una interfaz unificada con visión clara, terminología consistente y la capacidad de generar múltiples traducciones simultáneamente.
Mirando hacia el futuro: Traducciones impulsadas por IA
En el futuro, OTRS incluirá capacidades de traducción basadas en IA. Esto se aplicará específicamente al contenido de comunicación (como conversaciones en tickets), permitiendo traducción automática en tiempo real.
Este próximo servicio de traducción basado en IA —con todos los beneficios mencionados— eliminará las barreras lingüísticas traduciendo instantáneamente los mensajes entrantes y salientes al idioma deseado. Así se garantiza una comunicación fluida y continua entre diferentes idiomas.
Los agentes trabajarán de manera más eficiente y los clientes disfrutarán de un servicio constante y de alta calidad en su idioma nativo.
La gestión de traducciones optimizará los flujos de trabajo sin requerir permisos especiales o conocimientos técnicos. Al mismo tiempo, el servicio de IA facilitará la comunicación: todos los usuarios podrán leer mensajes importantes en su idioma preferido.
El servicio estará disponible a través de nuestro Sistema de Créditos de IA.
Además, los usuarios de OTRS podrán aprovechar otras potentes funciones basadas en IA, como la clasificación inteligente de tickets y la generación de respuestas asistidas por IA.
Conclusión: Las buenas traducciones optimizan el servicio
Un sistema de gestión de traducciones bien diseñado es esencial para ofrecer un servicio coherente, equilibrado y receptivo, o simplemente para una comunicación eficaz dentro de organizaciones internacionales. Se trata de mucho más que superar barreras lingüísticas: se trata de garantizar claridad, precisión y una comprensión mutua real.
En un sistema de tickets como OTRS, las traducciones claras y fáciles de crear en varios idiomas ofrecen grandes ventajas: desde ahorro de tiempo y una atención más rápida hasta una mayor claridad general que mejora la satisfacción del cliente y, en última instancia, la fidelización.
