A feladat az, hogy kevesebb erőforrással többet lehessen elérni. Ugyanakkor minden szervezet IT-vezetői sikeresen és versenyképesen kell, hogy kezeljék a vállalat technológiai infrastruktúráját.
A felhőbe történő költöztetés egyre fontosabbá válik. A vállalatok számos részlegüket is digitalizálják. A követelmények és a költségek magasak. Különböző szoftvereszközöket, megoldásokat és egyéb IT-összetevőket keresnek.
Elsőre úgy tűnhet, hogy elegendő csak a közvetlen költségeket figyelembe venni. Ide tartoznak a szoftverlicencek és a hardverköltségek. Az igazi költséghatékonyság azonban egy összetettebb fogalomra épül: a teljes tulajdonlási költségre (TCO).
Ez a cikk a TCO fogalmát ismerteti. Bemutatja, hogyan lehet azt hatékonyan figyelembe venni. Emellett megismerteti, hogyan segíthet a vállalati szolgáltatásmenedzsment (ESM) az IT-költségek csökkentésében. Ez a megközelítés jó befektetési megtérülést (ROI) biztosíthat.
Mi az a TCO?
A teljes tulajdonlási költség (TCO) egy pénzügyi számítás. Figyelembe veszi egy termék vagy szolgáltatás közvetlen és közvetett költségeit. Az informatika területén ez magában foglalja a szoftverek, hardverek vagy szolgáltatások beszerzési árát. Emellett kiterjed a bevezetés, üzemeltetés, karbantartás és leszerelés költségeire is.
Ez a tulajdonlási költségek elemzésének eredménye. A TCO kiszámításához az IT-környezetben vegye figyelembe a következőket:
- Beszerzési és megvalósítási költségek: a kezdeti vételár, licencek, hardverbeszerzés, beállítások és telepítések.
- Működési költségek: személyzeti költségek, képzés, frissítések, támogatás, biztonság, energiafogyasztás
- Közvetett költségek: leállás, hatékonyságcsökkenés, beszállítói függőség, méretezhetőségi korlátok
- Élettartam végi költségek: költöztetés, ártalmatlanítás, adatok eltávolítása
A TCO átfogó képet ad az IT-beruházás életciklusáról – messze túlmutatva a kezdeti költségeken.
Ez a szemlélet különösen fontos olyan összetett környezetben, ahol a szolgáltatások több osztályt és platformot is érintenek.
Miért fontos a TCO?
A teljes tulajdonlási költség fogalmának megértése több okból is rendkívül előnyös a vállalatok számára.
Íme a legfontosabb előnyök röviden:
- Egyértelmű beszerzési döntéseket tesz lehetővé.
- A vállalatok elkerülik a rejtett költségeket.
- Az IT-költségvetés fenntartható módon használható és felépíthető. Megbízható tervezés válik lehetővé.
- A TCO alapján reális összehasonlítás készíthető a szállítók ajánlatairól.
Egy olyan megoldás, amely elsőre olcsónak tűnik, később drágává válhat. Ez a magas karbantartási igények vagy a gyenge integrációs lehetőségek miatt történhet meg.
Másrészt azok a vállalatok, amelyek vállalati szolgáltatásmenedzsment (ESM) platformokba fektetnek be, idővel pénzt takaríthatnak meg. Ezt a folyamatok javításával vagy automatizálásával, valamint a régi és új eszközök kombinálásával érik el.
Bevált gyakorlatok: IT-költségek megtakarítása a TCO-val
A TCO azonosítása és kezelése proaktív, stratégiai megközelítést igényel. A következő bevált gyakorlatokkal ez megvalósíthatóvá válik.
#1: Az IT-beruházások holisztikus szemléletének kialakítása
A TCO nem csak a pénzügyi osztály vagy az IT feladata. A CIO-k, az IT-vezetők, a szolgáltatások tulajdonosai, a beszállítók és a beszerzési vezetőknek közösen kell értékelniük az egyes beruházások hosszú távú hatását.
A központi kérdések – a beszerzési és megvalósítási költségeken túl – a következők:
Milyen képzést és támogatást igényel az eszköz?
Mennyi kézzel végzendő karbantartás szükséges?
Az eszköz integrálható a meglévő platformokba?
Milyen potenciális költségei vannak a méretezhetőségnek?
#2: Mindig igazodjon az üzleti célokhoz
A technológiai kiadásokat mindig az üzleti eredményekhez és a legfontosabb mutatókhoz kell hozzárendelni. Például ha egy új platform 50%-kal csökkenti a jegyek feldolgozási idejét, az egyértelmű termelékenységnövekedést jelent. Ez a TCO-ROI összehasonlítás fontos része.
Ezzel szemben ha olyan mutatók, mint a termelékenység vagy az ügyfél-elégedettségi index (CSAT) csak mérsékelten emelkednek, az pozitív hatással jár. Ez akkor is igaz, ha a TCO mérsékelten magas. Ennek oka, hogy a kulcsfontosságú üzleti adatok javulása hatalmas pénzügyi értéket képvisel.
#3: Silók lebontása és szolgáltatások központosítása az ESM-mel
A vállalati szolgáltatásmenedzsment (ESM) az IT-szolgáltatásmenedzsment (ITSM) elveit alkalmazza a teljes szervezetre. Ez magában foglal olyan területeket, mint a HR, a pénzügyek, az infrastruktúra és a jogi terület.
Ez a következőket teszi lehetővé:
- A vállalatok pénzt takarítanak meg a párhuzamos szolgáltatási eszközökön.
- A munkafolyamatok, az automatizálás és a jelentések központosítottak.
- Elkerülhető a párhuzamos munka a részlegek között.
- A bevált gyakorlatok alkalmazásával a különböző részlegekben azok pozitív hatásai felerősödnek. A szolgáltatások holisztikusan javulnak.
Egy egységes ESM-platform jelentősen csökkenti a működési költségeket és a hosszú távú kiadásokat, ezáltal csökkentve a vállalat teljes tulajdonlási költségét (TCO).
#4: Automatizálás és önkiszolgálás használata
A túl sok kézi folyamat – ismétlődő és értéket nem teremtő feladatok esetében – költséges, hibalehetőségekkel jár és lassú.
Azok, akik hatékonyabban szeretnének dolgozni, a következő tényezők révén csökkenthetik ezt az erőfeszítést:
- Önkiszolgáló portálok
- Mesterséges intelligenciával működő csevegőrobotok
- Automatikus jegyirányítás
- Munkafolyamat-automatizálás
Az ezeket a funkciókat támogató ESM-platformok nemcsak növelik a felhasználói elégedettséget, hanem csökkentik a személyzeti költségeket is. Ez a TCO fontos eleme.
#5: Folyamatos felügyelet és optimalizálás
A teljesítmény, az SLA-k és a használati mutatók felügyeletét szolgáló eszközök segítenek az erőforrások optimális elosztásában és a túlkapacitás elkerülésében. Az ESM-platformok robusztus elemzési és jelentéskészítési funkciókat kínálnak, amelyek lehetővé teszik a költségcsökkentéshez szükséges, adatokon alapuló döntések meghozatalát.
Az elgondolás bizonyítása: a technológiai döntések hatással vannak a TCO-ra és a ROI-ra
Vizsgáljuk meg a szolgáltatásmenedzsment két forgatókönyvét: a klasszikus ITSM-megoldásokat, valamint az automatizálással és önkiszolgálással rendelkező ESM-platformot.
1. Elszigetelt, töredezett ITSM-megoldások
Az egyéni ITSM-eszközök használata kezdetben vonzónak tűnhet az alacsonyabb licencköltségek miatt. De ha hozzáadjuk a bevezetés, a folyamatos karbantartás, a támogatási szerződések, a szakosodott személyzet és az integrációk költségeit, a teljes költségek gyorsan emelkednek. A működési ráfordítások is növekednek. Több erőforrásra van szükség a munkafolyamatok fenntartásához és a támogatási kérések kezeléséhez.
2. ESM-platform automatizálással és önkiszolgálással
Az ESM-platform kezdetben több pénzt igényel. Ez a költség azonban gyorsan megtérül az automatizálás, az egyszerű önkiszolgáló funkciók és a beépített integrációk révén. Ezek megtakarítják a kézi munkát, biztosítják a hatékony munkafolyamatokat és csökkentik a személyzeti igényeket. Ez hosszú távon drasztikusan csökkenti a költségeket – a pénzügyi előnyök megsokszorozódnak.
Ugyanakkor a támogatás és a karbantartás általában egyszerű és az árazási csomagban benne van. Ezért a költség-haszon arány hosszú távon rendkívül kedvező.
Az eredmény: az ESM fenntartható megtakarításokat és hatalmas hozzáadott értéket teremt. Hosszú távon az ESM alacsonyabb TCO-t, kevesebb külső függőséget, csökkentett bonyolultságot és az elszigetelt eszközök megszüntetését biztosítja.
A szervezetek az önkiszolgálás és az automatizálás révén a hatékonyságnövelés, a gyorsabb megoldások és a nagyobb elégedettség előnyeit élvezhetik.
A TCO-számítás gyakran paradox helyzetet mutat. Az olcsónak tűnő eszközök valójában nagyon drágákká válhatnak. A magasabb kezdeti költségekkel járó alternatívák pénzügyi szempontból előnyösebbek lehetnek.
A TCO mint stratégiai előny
Egy összetett digitális világban, ahol a költségvetések szűkösek, a TCO segít a technológiák értékelésében. Nemcsak a vásárlási árat veszi figyelembe, hanem az összes valós és hosszú távú költséget is.
Ez láthatóvá teszi a rejtett működési költségeket, karbantartási kötelezettségeket és hatékonysági hiányosságokat. Teljesebb képet ad a befektetési döntésekhez.
Ha a teljes életciklus során figyelembe vesszük a TCO-t, jobb döntéseket hozhatunk és teljesíthetjük a költségvetési célokat. A cél nem csupán a költségek csökkentése, hanem intelligens, fenntartható beruházások megvalósítása mérhető hozzáadott értékkel.
Miért érdemes OTRS-t választani a TCO szempontjából?
Az OTRS az egyidejű ügyintézők modelljét követi. Az ügyfelek csak az egyidejűleg bejelentkezett ügyintézők száma után fizetnek.
Például egy vállalatnak 30 ügyintézője van. Azonban egy műszak alatt csak tíz ügyintéző jelentkezik be. A licencköltségek csak erre a tíz ügyintézőre vonatkoznak.
Az OTRS ügyfelei széles körű szolgáltatási lefedettséget élveznek. Emellett teljes körű karbantartást és fejlesztéseket is kapnak, például hibajavításokat és frissítéseket. Ráadásul magas szintű biztonságban részesülnek.
Egy felhőhöz hasonló menedzselt környezetben az ügyfelek teljes körű szolgáltatást kapnak. Nem kell fizetniük a kiszolgálókért vagy a frissítésekért.
Felesleges és rejtett költségek nélkül a pénzügyi hozzáadott érték ennek megfelelően magas. Az ügyfelek már az első termelékenységnövekedés jeleitől kezdve széles körben profitálnak az OTRS-ből, és ezek az idő múlásával egyre növekednek.
A Szászországi Állami Iskolai és Oktatási Hivatal (LaSuB) kétharmadával gyorsabb támogatást kap 32 000 tanár számára. Jelentősen növelték a hatékonyságot.
Következtetés: az intelligens költségkontrolltól a valódi növekedésig
A teljes tulajdonlási költség (TCO) egy fontos fogalom. A hangsúlyt a rövid távú megtakarításokról a hosszú távú költségmegtakarításokra helyezi át. Ez egy intelligens, fenntartható és jövőorientált elgondolás. Mindig szerepet kell játszania az informatikai és szolgáltatási beruházásokkal kapcsolatos döntésekben.
Azok, akik csak a kezdeti költségeket veszik figyelembe, kockáztatják a szétaprózott eszközöket, a hatékonyság csökkenését és a váratlan kiadásokat. A lehető legalacsonyabb TCO-ra való összpontosítás segít csökkenteni a költségeket. Ez valódi hatékonyságot és tartós értéket eredményez.
A vállalati szolgáltatásmenedzsment (ESM) azért fontos, mert a TCO-val kapcsolatos ismereteket konkrét intézkedésekké alakítja. Ezt struktúra, szabványosítás és automatizálás segítségével valósítja meg.
Végül a TCO elősegíti a tervezés, az átláthatóság és a folyamatos fejlesztés kultúráját. Keretet biztosít a lehetőségek igazságos összehasonlításához, a holisztikus hatások alapján történő prioritások meghatározásához és a jövőbeli követelmények reális előrejelzéséhez.
Így a költségkontroll növekedési pályává válik, amelynek potenciálja messze meghaladja a kezdeti várakozásokat.
