OTRS pour la gestion des services généraux
Bénéficiez de processus automatisés pour la gestion des services généraux – dans tous les domaines, tels que la commande de fournitures, la gestion de flotte ou l’organisation de déplacements professionnels et de réunions – grâce à notre solution prête à l’emploi.
La version préconfigurée d’OTRS qui répond aux besoins des équipes des services généraux. Voici ses avantages :
Fluidité des opérations
Des processus facilitant la gestion des réunions, salles ou visiteurs afin d’assurer une circulation d’information efficace. La CMDB intégrée contient toutes les données importantes (nombre de participants, équipement, etc.) pour une planification fluide et une bonne impression auprès des visiteurs externes.
Rapidité grâce à l’automatisation
En cas d’imprévu, il faut réagir vite. Les workflows numériques et structurés vous guident automatiquement vers l’étape suivante. Résultat : l’aide arrive plus vite. Et la gestion des tâches pilotée par les processus soulage la charge de travail de votre équipe des services généraux.
Réduction des erreurs
Voiture de service non disponible ? Hôtel non réservé ? Grâce aux processus préconfigurés, ce genre d’erreur appartient au passé. Les collègues font leur demande de déplacement en ligne et reçoivent automatiquement les informations correctes une fois la réservation effectuée.
Souplesse avec l’accès à distance
Accédez à la solution OTRS où que vous soyez. Votre équipe conserve à tout moment une vision d’ensemble sur toutes les tâches. Les changements de dernière minute ne posent aucun problème, et les champs obligatoires garantissent la complétude des informations.
Prêt à l’emploi immédiatement
Pas de configuration fastidieuse. OTRS pour la gestion des services généraux arrive avec tableau de bord et processus métiers prêts à l’emploi. Importez simplement vos données (employés, équipements) et commencez à l’utiliser.
Fonctionnalités
Tirez parti de fonctionnalités OTRS conçues pour améliorer l’efficacité des services généraux.
Gestion efficace des salles
OTRS simplifie le signalement de dommages ainsi que le déclenchement des réparations ou des nettoyages. Des processus prédéfinis permettent une réaction rapide.
Le local concerné est lié au ticket, et une entrée est créée dans le calendrier pour la maintenance. L’historique sert à identifier des mesures comme le remplacement complet d’un système.
Réservation de voyages facilitée
Des processus prédéfinis guident les utilisateurs dans les étapes de réservation. Moyens de transport disponibles, données de voyage : tout est clairement présenté. Les justificatifs de frais sont centralisés et consultables, ce qui évite les allers-retours chronophages.
Commande de fournitures de bureau simplifiée
Commandez fournitures et équipements de bureau de manière fiable et simple. Avec le processus prédéfini dans OTRS, tous les articles disponibles sont répertoriés, listés et la commande est passée directement auprès de la personne responsable. Les messages individuels et pièces jointes complètent la demande et garantissent qu’aucune commande n’est oubliée.
Gestion fiable des visiteurs et des véhicules
Un processus lié à la flotte d’entreprise affiche les véhicules disponibles et leur état de réservation. Les collaborateurs ont une vue claire des disponibilités. Les réparations peuvent être signalées via un formulaire, ce qui met automatiquement à jour le statut du véhicule et crée une entrée dans le calendrier. Les entretiens à venir ou échéances de contrats de leasing sont aussi affichés.
Statistiques en un clic pour une prise de décision éclairée
Grâce à cette version préconfigurée d’OTRS, vous suivez l’état de vos actifs, véhicules ou locaux et produisez des rapports pertinents. L’historique vous aide à anticiper pannes, renouvellements et décisions d’achat.
Intégrez OTRS à votre solution existante
OTRS est l’un des systèmes de gestion des services les plus utilisés. Il s’intègre parfaitement à des outils comme SAP, Salesforce ou HP Service Center. Grâce à l’interface générique et au module de mappage XSLT, vous pouvez connecter vos applications existantes ou combiner plusieurs solutions OTRS. Cela réduit considérablement les efforts, coûts et risques liés aux interfaces traditionnelles.
