Kanban board – un atout pour la gestion de projet agile

Que signifie Kanban ?

Le terme japonais « Kanban » signifie « carte signalétique » ou « signal visuel ». Il s’agit de rendre visibles les processus et les flux de travail. Dans de nombreux cas, le travail sur des services, produits ou technologies est intangible. Kanban change cela : les tâches, leurs échéances et leur statut peuvent être partagés au sein des équipes, afin que chacun dispose d’une vue commune.

Kanban : une méthode qui trouve son origine dans l’industrie automobile

Kanban trouve son origine dans l’industrie automobile. Dans les années 1940, le constructeur Toyota a choisi de produire ses véhicules selon le principe du flux tiré (pull principle). Cela signifiait que seules les pièces nécessaires étaient stockées et que seules les pièces manquantes étaient produites. Cette approche de production “lean” avait pour objectif d’éliminer le gaspillage. Grâce au principe du “juste-à-temps”, Toyota a pu réduire considérablement ses coûts et gagner en efficacité opérationnelle.

Kanban : un succès dans le secteur logiciel

Sans surprise, cette approche s’est vite imposée et Kanban est devenu une référence.

Après quelques adaptations, les équipes de développement logiciel l’ont adoptée les premières, avant qu’elle ne se diffuse dans l’ensemble des industries. Aujourd’hui, la méthode Kanban s’impose comme un standard, en particulier dans les secteurs du logiciel et des services.

Son principe reste intact : les tâches sont « tirées » et prises en charge uniquement quand un membre de l’équipe en a besoin.

Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?

Un tableau Kanban offre une manière transparente de :

• Visualiser les éléments de travail et les flux d’information
• Identifier et d’éliminer les goulots d’étranglement
• Prioriser et d’exécuter les tâches

Un tableau Kanban de base vise à accroître l’efficacité. Il offre aux équipes une vue précise de leurs tâches et de leur état d’avancement.

Éléments clés d’un processus Kanban

Un tableau Kanban comporte plusieurs éléments à prendre en compte. Voici les composants essentiels :

1. Cartes Kanban : cartes ou fiches représentant des tâches individuelles, avec les informations pertinentes.
2. Work in Progress (WIP) : limite du nombre de tâches pouvant être en cours dans chaque phase.
3. Système de tirage : les tâches ne sont pas attribuées activement, elles sont « tirées » par les membres selon leur disponibilité.
4. Amélioration continue : les équipes révisent régulièrement le processus pour éliminer les obstacles et améliorer l’efficacité.
5. Communication transparente : le partage d’informations et la mise à jour du tableau clarifient le statut des tâches.
6. Accords de niveau de service (SLA) : ils définissent les délais de traitement des tâches, permettant une gestion des flux plus fiable et orientée client.

Conseil : les utilisateurs ne doivent pas suivre ces éléments de manière rigide. Le processus doit être adapté aux besoins de chacun et de l’équipe. Kanban doit offrir plus de flexibilité, et non des contraintes.

Utilisation d’un tableau Kanban

Les équipes utilisent les tableaux Kanban comme outils visuels pour suivre et structurer l’avancement des tâches ou projets. Un tableau Kanban comporte généralement des colonnes représentant les différentes phases du processus :

• À faire
• En cours
• Terminé

Les cartes représentant les tâches sont déplacées d’une colonne à l’autre selon leur statut. Par exemple, une carte passe de « À faire » à « En cours » lorsqu’un membre commence à travailler dessus, puis à « Terminé » une fois la tâche achevée.

Extensions pour projets complexes

Pour des processus plus complexes, le tableau peut être enrichi avec des colonnes supplémentaires :

1. À faire
2. Analyse
3. Développement (En cours)
4. Test
5. Terminé

Types de tableaux Kanban

Selon les besoins, différents types de tableaux Kanban peuvent être utilisés :

• Tableaux physiques : post-its et tableaux blancs constituent la base. Chaque colonne reflète une étape, et les cartes ou notes collées permettent de visualiser instantanément l’avancement des tâches.
• Tableaux numériques : la version digitale des tableaux Kanban. Ici, les cartes sont virtuelles, et les colonnes peuvent être mises à jour et partagées en temps réel par toute l’équipe.
• Kanban personnel : un outil simple et efficace pour organiser ses tâches et projets individuels, en format physique ou digital.
• Kanban Scrum : l’association de Kanban et du cadre Scrum. Grâce aux outils Scrum, les équipes structurent et optimisent leurs workflows de manière plus agile.
• Kanban de portefeuille : conçu pour piloter plusieurs projets ou initiatives à la fois. Il offre une vue d’ensemble stratégique sur les flux de travail et l’avancement global.

Principes fondamentaux des tableaux Kanban

Il existe différentes approches pour atteindre les objectifs en gestion de projet et de processus. Avec la méthodologie Kanban, le principe est : commencer avec ce que l’on a. Il s’agit donc d’une approche pragmatique fondée sur l’existant.

Les limites dites WIP (Work In Progress) jouent également un rôle important. Elles signifient que les collaborateurs ne peuvent traiter qu’un certain nombre de tâches en parallèle. Certaines doivent être terminées avant que de nouvelles puissent être entamées. Cela permet d’éviter la surcharge et garantit l’achèvement des tâches.

Kanban vs. Scrum

Kanban et Scrum sont deux méthodes agiles permettant aux équipes de travailler de manière plus efficace et orientée client.

Principales différences :

• Scrum fonctionne en sprints (périodes fixes), Kanban en flux continu.
• Scrum définit des rôles précis (Product Owner, Scrum Master), pas Kanban.
• Scrum planifie les tâches au début de chaque sprint ; Kanban est flexible en temps réel.
• Les limites WIP sont centrales en Kanban, mais pas en Scrum.
• Scrum utilise la vélocité et les burndown charts ; Kanban s’appuie sur le throughput, le lead time et le cycle time.

Les avantages de Kanban

Le système Kanban offre de multiples bénéfices, notamment pour fluidifier workflows et processus. Très apprécié des équipes agiles, il permet d’optimiser l’organisation du travail et d’accroître l’efficacité :

• Visualisation des workflows : les tableaux Kanban représentent graphiquement l’ensemble des flux de travail. Ils permettent aux équipes d’avoir rapidement une vue d’ensemble de leurs tâches et de leur statut. Cette transparence facilite la hiérarchisation des tâches et leur traitement de manière plus ciblée et structurée.
• Réduction des goulots d’étranglement : les limites WIP impliquent qu’un nombre restreint de tâches puisse être traité simultanément. Les tâches sont ainsi accomplies plus rapidement (temps de cycle réduit). En organisant mieux leur travail grâce à Kanban, les utilisateurs bénéficient d’une optimisation continue.
• Agilité et adaptabilité : Kanban peut être adapté de manière flexible aux besoins spécifiques d’une équipe ou d’un projet. Il peut être ajusté et optimisé en continu, sans nécessiter une refonte complète du processus.
• Collaboration renforcée : en utilisant collectivement un tableau Kanban, l’avancement devient transparent et facilement accessible. Cela constitue une base solide pour une coopération efficace et un suivi partagé des tâches et de la charge de travail. Les interventions nécessaires peuvent ainsi avoir lieu au bon moment.
• Apprentissage continu : Kanban instaure une véritable culture de l’amélioration permanente. Les équipes prennent du recul sur leurs méthodes, apprennent, s’adaptent et progressent jour après jour.
• Centré sur le client : de nombreuses entreprises considèrent déjà l’orientation client comme une valeur essentielle. En garantissant des résultats constants et en permettant des réponses rapides aux demandes, Kanban contribue à créer une réelle valeur ajoutée pour les clients.

 

Vue Kanban dans OTRS

Avec la nouvelle vue Kanban, les tickets et tâches pourront être gérés de manière encore plus efficace, intuitive et ciblée dans OTRS. Les workflows seront clairement visibles, et les tâches pourront être priorisées et organisées plus facilement.
Cette fonctionnalité offrira aux utilisateurs une meilleure vue d’ensemble et des options interactives pour structurer les processus de manière optimale.

 

Objectifs principaux

La vue Kanban dans OTRS permet d’atteindre plusieurs objectifs simultanément. Elle repose sur des représentations visuelles qui donnent aux tickets une orientation projet et processus. Les tâches peuvent ainsi être organisées de manière intelligente, claire et ciblée. Les équipes gagnent en réactivité, en efficacité et en agilité.

Voici les objectifs principaux :

• Représenter visuellement le flux des tickets ;
• Prioriser les tickets plus facilement ;
• Optimiser la gestion des workflows ;
• Améliorer la collaboration et la transparence dans les équipes ;
• Personnaliser les vues selon les processus et besoins.

Les bénéfices attendus

Les avantages de cette nouvelle fonctionnalité sont étroitement liés à ses objectifs. Les tickets pourront être consultés rapidement selon une logique orientée projet et processus. Les équipes pourront ainsi prendre les bonnes décisions, au bon moment.

La vue Kanban permettra notamment :

• Une gestion des tickets uniformisée
• Une productivité accrue
• Une grande flexibilité
• Des options de personnalisation pour les équipes de support
• Une meilleure visibilité des workflows et des statuts des tickets
• Une prise de décision facilitée grâce à une vue d’ensemble claire

Zoom sur la fonctionnalité Kanban dans OTRS

Découvrez dès maintenant des détails exclusifs et passionnants sur la nouvelle vue Kanban bientôt disponible dans OTRS.

1. Les utilisateurs pourront visualiser, organiser et gérer les tickets selon leurs besoins.
2. Les équipes pourront personnaliser les colonnes du tableau Kanban en fonction de leurs workflows.
3. Les droits d’accès permettront de contrôler qui peut déplacer les tickets d’une étape à l’autre.
4. La vue Kanban sera responsive, donc utilisable aussi bien sur ordinateur que sur mobile.

Conclusion : Kanban rend les équipes plus performantes

La méthode Kanban est idéale pour aider les équipes à mieux s’organiser. De nombreux exemples – à commencer par la production chez Toyota – montrent que cette approche améliore l’efficacité des équipes et le succès des projets. Elle peut même renforcer la satisfaction client.

Il est essentiel de souligner que Kanban est flexible et adaptable aux besoins individuels. Plutôt que d’imposer des règles rigides, il permet aux équipes de concevoir les processus et workflows qui leur apportent le plus de valeur.

Grâce à la nouvelle vue Kanban dans OTRS, ces avantages deviennent accessibles. Les utilisateurs bénéficieront d’une visualisation optimisée et pourront organiser leurs tickets de manière à atteindre plus facilement leurs objectifs. Le statut des workflows sera visible en un coup d’œil et géré efficacement.

En savoir plus sur OTRS et sur la façon dont il peut booster la performance de vos équipes.